Нормативно-правовая база внедрения систем электронного документооборота в Украине

Основным нормативными актами, которые регулируют отношения в сфере электронного документооборота являются: Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” и Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».

Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” определяет основные принципы организации электронного документооборота и статус электронных документов.

В отличие от обычных бумажных документов электронные документы имеют свою специфику, основным отличием, которой является возможность их тиражирования и передачи в каналах электросвязи.

В этом законе определяется такой термин как данные, под которым понимают информацию, представленную в формальном виде, удобном для ее обработки электронными устройствами. Ст. 1.

Здесь же определены такие термины как:

- адресат – субъект, которому предназначается электронный документ;

- посредник – лицо, которое оказывает услуги взаимодействия субъектам, обменивающимся электронными документами;

- обязательные реквизиты электронных документов – данные, являющиеся частью документа, без которых он не может быть признан таковым;

- автор электронного документа – лицо, создавшее документ;

- субъекты электронного документооборота – лица, обладающие установленными законом правами и обязанностями в процессе электронного документооборота.

Закон определяет электронный документ как информацию, представленную в виде данных, включающих обязательные реквизиты. Ст. 5.

Здесь же устанавливаться определение электронной подписи как обязательного реквизита. Ст. 6.

Оригиналом электронного документа считается его электронный экземпляр с обязательными реквизитами, включая электронную подпись.

В статье 7 указывается, что оригиналов документа может быть несколько, если он рассылается нескольким адресатам.

Юридическая сила документа не может быть опротестована на том основании, что он электронный. Ст. 8.

Законом предусматриваются, что электронный документ не может рассматриваться как оригинал в случае:

- когда речь идет о свидетельстве на наследство;

- когда документ должен существовать в единственном экземпляре.

- в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Электронный документооборот – это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения, выполняемые с соблюдением процедур проверки подлинности.

Субъекты электронного документооборота, осуществляющего его на договорных основах, самостоятельно определяют режим доступа к электронным документам, содержащим конфиденциальную информацию, и устанавливают для них систему защиты.

Поскольку электронный документооборот невозможен без специальных распределенных систем, реализующих информационные процессы, понадобился отдельный закон, регламентирующий отношения между субъектами, в процессе их эксплуатации.

Закон Украины “Об электронной цифровой подписи” определяет электронную цифровую подпись, как вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора данных, добавляемого к этому набору или логически с ним объединяющегося и дающего возможность проверки целостности этого набора, а также идентификации подписанта.

Этот закон определяет следующий состав субъектов, являющихся участниками процесса постановки и применения электронной цифровой

· подписи:

· подписант;

· пользователь;

· центр сертификации ключей;

· аккредитованный центр сертификации ключей;

· центральный освидетельствующий орган;

· освидетельствующий орган исполнительной власти;

· контролирующий орган исполнительной власти. Ст. 2.

Вопросы применения органами государственной власти положений указанных законов регламентируются Постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года «Об утверждении Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности» и «Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти».

Заключение

Итак, внедрение системы электронного документооборота есть единой

платформы делового общения, где хранится вся информация, любой уполномоченный сотрудник организации может легко и быстро получить доступ к нужной информации.

Использование системы электронного документооборота повысит качество и оперативность работы с документами, а также позволит снизить операционные расходы, связанные с организацией коммуникаций между сотрудниками.

Внедрение системы электронного документооборота регулируется на законодательном уровне такими правовыми документами, как Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте” и Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».