Преимущества системы электронного документооборота

К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия или организации после внедрения СЭД, можно отнести:

• Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• Улучшение контроля за исполнением документов.

Интеграция ERP-систем с системами электронного документооборота обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия — через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др.

Руководители:

· оперативное получения информации, необходимой для принятия решения;

· оперативный контроль исполнительской дисциплины.

Cекретари, референты и помощники:

· быстрый поиск документов;

· высокая точность поиска документов;

· облегчение контроля исполнительской дисциплины;

· упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий;

· ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов.

Финансово-бухгалтерские службы:

· повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию;

· снижение риска утери документов;

· экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Юридическая служба:

· снижение трудоемкости работы по подготовке документов;

· эффективный контроль сроков;

· быстрый поиск необходимых нормативных документов.