Сущность системы электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот — это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов.

На сегодняшний день для структуризации и систематизации накопленной информации, а также успешного ведения бизнеса организации вынуждены использовать современные информационные технологии и системы.

Одной из таких систем, ускоряющих делопроизводство и повышающих эффективность бизнеса, является система электронного документооборота. Внедрение таких систем позволяет повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности.

Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.

Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия — документ. Именно документ является «единицей информации» в СЭД.
Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:

· хранение

· аудит

· движение по исполнителям в организации

· выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение

В организации, где внедрен электронный документооборот и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», на подобии, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.

Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих.

Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.

Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).

Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:

• категоризация документов по типам и видам;
• снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами;
• заданные бизнес-процессы обработки документов;
• механизмы управления задачами и контроля их выполнения;
• надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстного поиска.