Особенности системного подхода к исследованию и проектированию организаций

Специфика системного подхода к исследованию и проектированию организаций как сложных иерархических систем состоит в следующем:

1. При исследовании сложной системы описание отдельных подсистем не носит самостоятельного характера, поскольку каждая подсистема описывается с учетом ее места во всей системе в целом.

2. Одна и та же подсистема при системном подходе может выступать как обладающая одновременно различными характеристиками, показателями, функциями и даже различными принципами построения.

3. Исследование сложной системы неотделимо от среды, в которой она функционирует.

4. Исследуются свойства всей системы, исходя из свойств отдельных подсистем, и, наоборот, исследуются свойства отдельных подсистем, исходя из свойств всей системы в целом. Процесс исследования носит итерационный характер.

5. При системном подходе всегда выбирается компромиссный вариант исследуемой системы, что в свою очередь связано с её многокритериальностью.

6. Внимание исследователей концентрируется на согласовании взаимосвязей между отдельными подсистемами, входящими в состав сложной системы, с целью удовлетворения требований, наложенных на всю систему в целом.

Основными задачами системного подхода при проектировании сложных систем являются формирование альтернативных путей построения проектируемой системы (формирование вариантов системы), определение критериев оценки, выбор компромиссного варианта. Чем больше будет сформировано альтернативных путей создания системы, тем с большей вероятностью можно гарантировать, что при выборе компромиссного варианта будет выбран наилучший. Однако чем больше вариантов имеется, тем больше информации требуется для принятия решения и тем более громоздким оказывается процесс выбора.

Разнообразие физической природы подсистем, входящих в проектируемую организацию, и задач, решаемых на различных этапах проектирования, приводит к необходимости исследования их на различных уровнях описания: лингвистическом, информационном, динамическом, эвристическом. Цель и характер исследования определяют выбор того уровня описания, который исследователь считает приемлемым при решении той или иной задачи при создании организации.

Исследования, проводимые на лингвистическом уровне, не формализованы и в значительной степени используют эвристику. Основной их целью является построение содержательного описания процессов функционирования организации. Это описание в словесном выражении концентрирует сведения о задачах, решаемых организацией, о подсистемах, входящих в ее состав, и решаемых ими подзадачах, о степени и характере взаимодействия между подсистемами, о критериях и параметрах, учитываемых при проектировании и ограничениях на эти критерии и параметры. Исследования могут быть разбиты на следующие этапы.

1. Этап формирования основных задач, выполняемых организацией. Функционирование всей организации расчленяется на отдельные подзадачи, выполнение которых необходимо и достаточно для осуществления основной задачи. Составляется схема их взаимосвязи.

2. Этап составления морфологии (состава) организации. Под морфологией здесь понимается перечень подсистем, необходимых для выполнения выделенных задач.

3. Этап описания внешней среды и основных параметров, определяющих функционирование подсистем, вошедших в исследуемую организацию. Основные задачи этого этапа состоят в определении входных и выходных переменных, характеризующих выполнение как подзадач, решаемых подсистемами, так и задач, решаемых организацией в целом.

4. Этап выбора критериев, характеризующих свойства, учитываемые при проектировании организации.

5. Этап построения схемы временного взаимодействия подсистем. В результате выявляются совокупности подсистем, непосредственно связанных друг с другом. Это позволяет в дальнейших исследованиях учесть вопрос взаимодействия подсистем с целью выработки требований к их взаимосвязям.

При исследовании организаций обычно выделяются материальные и энергетические потоки, с одной стороны, и информационные потоки, с другой. Задачи, связанные с согласованностью материальных и энергетических процессов в пространстве и во времени, выяснение устойчивости организации, ее эффективности, рассматриваются на динамическом уровне описания. Целями данного уровня исследования являются: выбор законов управления в каждой из подсистем и для всей организации в целом, исходя из выбранных (на лингвистическом уровне) критериев, выбор оптимальных значений параметров подсистем и организации в целом. Для решения последних задач используется хорошо разработанный в настоящее время аппарат математического программирования.

На информационном уровне описания решаются задачи, связанные с разработкой коммуникационной структуры организации, выяснением пропускной способности коммуникационных каналов, со структурной устойчивостью организации и т.д.

Эвристический уровень описания позволяет отразить влияние человеческого фактора. Это приводит к необходимости описания поведения человека на логическом, информационном и динамическом уровнях одновременно с использованием существующих математических моделей. Кроме того, исследования данного уровня призваны способствовать принятию решения в тех ситуациях, когда аналитических методов выбора решения либо не существует, либо они не позволяют получить результат в приемлемое время. В этом случае могут быть использованы методы экспертных оценок и принятия группового решения.

Исследования, проводимые на указанных выше уровнях, позволяют решить вопрос о построении принципиально возможных вариантов организации. Выбор окончательного варианта организации в целом связан с оценкой его по совокупности критериев, соответствующих различным уровням описания. Эти задачи решаются на системном уровне исследования проектируемой организации. Рассмотрим основные этапы решения указанных задач, известные в системном анализе как «морфологический анализ» [25].

1. Этап построения морфологического блока организации по принципиально возможным вариантам отдельных подсистем. Под морфологическим блоком понимается таблица, в которой каждая строка соответствует подсистеме, входящей в состав проектируемой организации, а число элементов в строке равно числу принципиально возможных вариантов подсистем. Отметим, что морфологический блок строится после того, как на информационном, динамическом и эвристическом уровнях описания выбраны варианты отдельных подсистем.

2. Этап построения принципиально возможных вариантов организации. Поскольку на степень выполнения основной задачи наложены определенные требования, то не все варианты подсистем могут стыковаться друг с другом. Поэтому основными задачами данного этапа являются определение требований к функционированию отдельных подсистем, гарантирующих их согласованную работу, и выбор соответствующих сочетаний вариантов подсистем.

3. Этап отбора ограниченного числа вариантов (2-4 варианта) организации, удовлетворяющих допустимым значениям одновременно по всем критериям, учитываемым при проектировании.

4. Этап выбора компромиссного варианта проектируемой организации по совокупности критериев.

2.8. Функционально – стоимостный анализ

Одним из методов совершенствования любого объекта является функционально – стоимостный анализ (ФСА). Функционально – стоимостный анализ – это метод комплексного технико – экономического исследования объекта с целью развития его полезных функций при оптимальном соотношении между их значимостью и затратами на осуществление. Был разработан в США и впервые применен в 1947 г. в компании «Дженерал электрик». Метод базируется на анализе пропорций полученных полезных свойств объекта и понесенными затратами на их получение. В свою очередь проводимый анализ базируется на принципе Парето, в соответствии с которым выделяют главные (А), второстепенные (В) и ненужные или излишние функции (С). Затрат на получение излишних функций следует избегать.

Цель ФСА математически может быть сформулирована в виде оптимизационной задачи

ПС/З ® max,

где ПС – потребительная стоимость анализируемого объекта, представляющая совокупность его потребительских свойств; З – издержки на достижение необходимых потребительских свойств. Необходимо отметить, что потребительская стоимость не всегда оценивается количественными показателями. В случае качественного и словесного описания (оценка вкусовых, эстетических и эргономических качеств изделия) применяют бальные оценки. Состав и размер затрат определяют исходя из затрат, формирующих полную себестоимость объекта.

ФСА включает следующие основные этапы: подготовительный, информационный, аналитический.

На подготовительном этапе уточняется объект анализа. Например, при осуществлении ФСА продукции коммерческой организации в качестве объекта исследования может быть выбрано изделие, выпускаемое в массовом порядке, либо вызывающее нарекания в отношении качества. В первом случае действует фактор массовости: даже незначительное снижение себестоимости единицы продукции приносит значительные суммы экономии и дополнительной прибыли от реализации продукции. Во втором случае выбирается изделие, имеющее низкое качество или высокую себестоимость по сравнению с аналогичными отечественными или зарубежными образцами. Целесообразен также ФСА по разрабатываемой продукции, еще не запущенной в производство. После выбора объекта исследования создается рабочая группа (5 – 8 человек). Устанавливаются сроки выполнения аналитических работ по отдельным этапам и ответственность каждого участника за конкретный участок работы, определяется вознаграждение за выполнение работы.

Информационный этап представляет сбор информации об изучаемом объекте: назначение; технические возможности; качество; себестоимость.

Аналитический этап предполагает изучение функций объекта и затрат на их обеспечение. Рассматривается следующий круг вопросов:

1. Что представляет собой объект?

2. Каковы его функции?

3. Какие функции нужны и полезны, а также, какие функции лишние увеличивающие себестоимость?

4. Какова настоящая стоимость объекта?

5. Каким должен стать объект?

6. Какова была бы его новая стоимость?

Подробно описываются служебные (технико – эксплутационные, эстетические, эргономические) функции объекта в целом и технические функции отдельных его частей. Функции подразделяются на основные (А), второстепенные (В) и ненужные (С). Отсекая ненужные функции, одновременно отсекают ненужные затраты. После этого осуществляется оценка весомости оставшихся функций и затрат на их обеспечение.

Удельный вес отдельных функций в общей совокупности свойств объекта называется коэффициентом значимости или важности. Функции перечисляются по степени убывания их важности и снижения удельного веса в общей совокупности свойств объекта. Отношение удельного веса функции в затратах к значимости или важности этой функции называется коэффициентом затрат по отдельным функциям. Оправданное соотношение между затратами и функцией должно быть равным или близким к 1. Если коэффициент затрат меньше 1, то соотношение считают благоприятным. При коэффициенте, превышающем 1, рекомендуется принимать меры по снижению затрат на получение данной функции.

На основе проведенного исследования предлагают несколько вариантов решения, каждый из которых имеет определенные достоинства и дает определенный экономический эффект. После этого осуществляется выбор окончательного варианта (по совокупности критериев).