Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Процесс контроля реализации изменений по проектуПроцесс контроля реализации изменений подразумевает работу с набором документов, регламентирующих учёт и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нём до его полной реализации. Конкретное содержание данного процесса не только может значительно варьироваться в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но и может изменяться для проектов в рамках одной организации. Общий контроль изменений осуществляется: 1) для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным изменениям в проекте; 2) для определения уже совершившихся изменений в проекте; 3) для управления изменениями в проекте по мере их появления. Он включает: 1) поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т.д.) плана (графика) проекта, применяемого для сравнения с планами, формируемыми в процессе выполнения проекта (корректировка базового плана связана исключительно с изменениями содержания проекта, но не с какими либо другими изменениями, которые должны учитываться в текущем плане проекта в процессе его реализации; 2) обязательное изменение содержания проекта при изменении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т. д.); 3) координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом. Входные данные общего контроля изменений содержат: 1) базовый (целевой, директивный, опорный и т.д.) план (график) проекта, 2) отчетность о ходе реализации проекта и 3) требования на изменения в проекте. Для общего контроля изменений используется набор формальных процедур, установленных внутрифирменным стандартом реализующей проект организации, которые определяют регламент изменений ранее принятых официальных документов проекта и порядок их утверждения. Это может быть, например, сложившаяся в организации система документооборота. Если такой системы нет, то команде проекта необходимо разработать подобную систему или адаптировать специальные программные оболочки, в которых реализованы наиболее распространенные и зарекомендовавшие себя на практике методы и средства управления изменениями. Создание системы в этом случае становится частью проекта, причем весьма важной. Для контроля изменений применяются также процедуры обработки изменений, которые могут быть утверждены без предварительного рассмотрения (например, в ходе регламентных работ с ограниченным временем принятия решения или при возникновении чрезвычайных ситуаций). Для таких заранее оговоренных случаев подсистема контроля изменений должна позволять «автоматически» утверждать определенные категории изменений. Как и любые другие изменения, эти изменения должны быть в обязательном порядке задокументированы и учтены, чтобы не возникло проблем в дальнейшем из-за отсутствия информации о реальном состоянии дел по проекту. Результаты общего контроля изменений содержат: модифицированный базовый план проекта с учетом утвержденных изменений, которые в обязательном порядке доводятся до сведения участников проекта. Функции общего контроля изменений закрепляются за комиссией (группой) контроля изменений, которая несет ответственность за утверждение или отклонение запросов на изменения. Права и обязанности комиссии должны быть четко определены и согласованы с основными участниками проекта. В больших и сложных проектах может работать одновременно несколько комиссий с разными правами и обязанностями. Контроль изменений содержания проекта осуществляется: 1) для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным изменениям содержания проекта; 2) для определения изменений содержания проекта; 3) для управления изменениями содержания проекта при их появлении. Контроль изменений содержания тесно связан с другими процессами контроля. Входные данные контроля содержания включают: 1) описание СРР, информацию о результатах деятельности, например, в виде отчетов о выполненных работах, финансовых отчетов по затратам и т.д.; 2) документацию о конечных результатах проекта (товарам, услугам, объектам и т.д.) в виде чертежей, спецификаций, описаний, технических заданий и т.д.; 3) запросы на изменения, сформулированные в любой из форм – устной или письменной, внутри или вне организации, директивные или носящие рекомендательный характер; 4) порядок действий по управлению содержанием, по учету, идентификации и интеграции изменений в проекте, а также как часто, с какой периодичностью допускаются изменения. Для контроля содержания утверждается регламент, в соответствии с которым производятся изменения, определяются форма и последовательность прохождения документов по изменениям, уровень и полномочия лиц, ответственных за принятие, согласование или отклонение изменений. Если проект выполняется в соответствии с контрактом, то все изменения должны быть согласованы со сторонами-участниками этого контракта. Контроль невозможен без отработанных процедур оценки результатов деятельности, позволяющих определять величину отклонения от плана, причину этого отклонения и необходимость корректирующих действий. Перепланирование является одним из характерных моментов практически для любого проекта, так как редко, когда проект выполняется в соответствии с планом. Возможные изменения содержания могут привести к изменениям СРР и необходимости переутверждения базового (директивного, целевого) плана. Кто-либо из участников проекта – заказчик, команда проекта или третья сторона – могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих вопросов на функциональную модификацию должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за реализацией изменений. Без такого контроля менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта. В достаточно общем виде данный процесс должен регламентировать прохождение изменений через пять основных стадий (рис. 5.7): 1. Описание: уяснение и описание предлагаемых изменений; предложение документируется и обсуждается. 2. Оценка: полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются. 3. Одобрение: рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются. 4. Реализация: изменение вносится в план проекта и реализуется. 5. Подтверждение исполнения: Контролируется корректное и полное выполнение работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля. Примеры документов, регламентирующих и протоколирующих прохождение изменения: 1) отчет о проблеме – описание проблемы, возникшей в ходе реализации проекта (формируется на начальной стадии); 2) запрос на осуществление изменения (формируется на начальной стадии); 3) описание предлагаемого изменения – информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль (формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях); 4) сводная форма контроля изменения – содержит обобщенную информацию об изменении. Каждая стадия прохождения изменения выполняется в соответствии с утвержденным регламентом и предполагает определенное распределение ролей среди участников проекта. Например, в группе управления проектом выделяется ответственный за сбор и обработку поступающих отчетов о текущих проблемах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса. Специальным документом регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, представитель заказчика, а при необходимости – и представители заинтересованных организаций. Таким образом, в идеальном случае контроль реализации изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей.
|