Разделяйте массивы текста

Сделайте подзаголовки, напечатайте их заглавными и строчными буквами, выделите жирным шрифтом или подчеркните и отбейте сверху и снизу пробелами, отделяющими их от текста. Удобно отправлять длинные электронные письма как приложения. Если вы хотите так поступить, напечатайте в письме: «Подробности в приложении» – и постарайтесь сделать приложение простым и доступным для понимания.

Отделяйте абзацы пробелами

Интервалы в проектах документов, пока вы их пишете, должны быть тройными, а отступы – максимальными. Это упрощает процесс редактирования. В финальной версии уменьшите межстрочный интервал до единицы, а между абзацами оставьте два пробела.

Обращайтесь с числами последовательно

В газетах обычно числа до десяти пишут словами, от 11 и дальше – цифрами. Книжные издатели следуют другим правилам. Независимо от того, что вы делаете, будьте последовательны. Гораздо легче оперировать большими числами, записанными как $60 миллионов, а не как $60 000 000.

9. Сделайте диаграммы простыми для понимания – и интересными

Если в вашем документе есть широкие диаграммы, то располагайте их горизонтально, не заставляйте читателя перебегать взглядом с листа на лист. В печатной версии можно использовать специальные сфальцованные вклейки.

Подумайте, стоит ли вообще размещать диаграммы в документе. Может, есть смысл поместить их в приложениях? Ваш документ будет выглядеть не таким громоздким, если текст не будет то и дело прерываться графиками и диаграммами. Если же вы все‑таки идете на это, то сделайте их интересными и разнообразными за счет цвета. Пронумеруйте свои приложения и разделите закладками. Так в них будет легче ориентироваться.

Нумеруйте страницы даже в первых вариантах вашего проекта

Перед тем как напечатать отредактированный проект, просмотрите его, ориентируясь на приведенные здесь методы и рекомендации. Что может сделать его более интересным? Какие места в ваших рассуждениях стоит выделить подзаголовками, курсивом, жирным шрифтом, отступами, подчеркиванием, перечислением? Пишите так, чтобы текст был приятен и глазу, и уму читателя.

Юридический язык – непостижимый

(Мы не придумывали ничего. Приведенный текст цитируется в оригинале.)

РЕШЕНО, что Комитет таким образом: 1) одобряет a) выплату компенсации сотрудникам корпорации за 2000‑й финансовый год; b) выплату премии в полном объеме за работу в 1999‑м финансовом году в соответствии с ежегодным планом деятельности («APP»[54]); c) i) предоставление опционов на акции без налоговых льгот и акции с ограничением в обращении по долгосрочной программе стимулирования сотрудников («LTIP»[55]) и ii) поощрение обыкновенными акциями корпорации, а также выплату компенсации за пересчет чистого дохода в валовый показатель, с целью определения налога на вышеперечисленные, а также предыдущие платежи, чтобы он был действительным по отношению к следующей дате оценки и к справедливой рыночной стоимости, все эти условия определены в LTIP; а также d) начавшийся с 2000‑го финансового года пересмотр параметров оценки работы сотрудников и выплаты бонусов; описан в приложении 1 к APP; 2) рекомендует совету директоров одобрить предоставление CEO корпорации опциона на акции без налоговых льгот; все действия, на которые мы ссылаемся выше в пунктах 1) и 2), как показано в приложениях 1–6, занесены в протокол заседания; 3) уполномочивает Исполнительный комитет выплачивать и в дальнейшем участникам APP, которые не являются сотрудниками, премии и регулировать их по АРР при условии, что сумма всех вышеуказанных, а также отдельных одобренных премий не превышает общего объема утвержденных здесь премий.

Все еще юридический язык – но более доступный для понимания.

РЕШЕНО, что Комитет таким образом:

Одобряет:

1) – выплату компенсации сотрудникам корпорации за 2000‑й финансовый год;

2) – выплату премии в полном объеме за работу в 1999‑м финансовом году в соответствии с ежегодным планом деятельности («APP»);

3) – поощрение обыкновенными акциями корпорации, а также выплату компенсации за пересчет чистого дохода в валовый показатель для определения налога на вышеперечисленные и предыдущие платежи, чтобы он был действительным по отношению к следующей дате оценки и к справедливой рыночной стоимости, – все эти условия определены в LTIP;

4) – начавшийся с 2000‑го финансового года пересмотр параметров оценки работы сотрудников и выплаты бонусов; описан в приложении 1 к APP.

Рекомендует совету директоров:

1) – одобрить предоставление CEO корпорации опциона на акции без налоговых льгот;

2) – все действия, на которые мы ссылаемся выше в пунктах 1) и 2), как показано в приложениях 1–6, занесены в протокол заседания.

Уполномочивает Исполнительный комитет и в дальнейшем выплачивать участникам APP, которые не являются сотрудниками корпорации, премии и регулировать их по АРР. При этом необходимо соблюдать условие, что сумма всех вышеуказанных и отдельных одобренных премий не превышает их общего объема, утвержденного в данном документе.

Рекомендуемая литература

Gayley, Henry T. How to Write for Development: Better Communication Brings Bigger Dollar Results. Washington, D.C.: Council for Advancement and Support of Education, 1991.

Geever, Jane C. and Patricia McNeill. Guide to Proposal Writing. Foundation Center, 1997.

Merriam‑Webster’s Collegiate Dictionary, Tenth Edition. Merriam‑Webster, 1999.

Minto, Barbara. The Minto Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking, and Problem Solving. Minto International, 1996. (Минто Б. Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.)

Noonan, Peggy. Simply Speaking. New York: HarperCollins, 1999.

O’Conner, Patricia T. Words Fail Me: What Everyone Who Writes Should Know about Writing. Harcourt Brace, 1999.

Safire, William. Lend Me Your Ears: Great Speeches in History. New York: W. W. Norton & Company, 1992.

Stone, Bob. Successful Direct Marketing Methods. Crain Books, 1984. (Стоун Б., Джейкобс Р. Директ‑маркетинг: эффективные приемы. – М.: Издательский дом «Гребенников», 2005.)

Strunk, William Jr. and White, E. B. The Elements of Style. Boston: Allyn & Bacon, 1999.

The Economist style guide: А concise guide for all your business communications. New York: John Wiley & Sons, 1996.

Zelazny, Gene. Say It with Charts: The Executive’s Guide to Visual Communication. McGraw‑Hill, 2004. (Желязны Дж. Говори на языке диаграмм. Пособие по визуальным коммуникациям. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.)

Zinsser, William. On Writing Well. The Classic Guide to Writing Nonfiction. New York: HarperCollins, 2006. (Зинсер У. Как писать хорошо. Классическое руководство по созданию нехудожественных текстов. – М.: Альпина Паблишер, 2013.)