Пользуйтесь телефоном

Прежде чем станете составлять бумагу для отсылки по почте, подумайте. Нельзя ли не писать, а позвонить? Если говорить по делу (см. главу 8), телефонный звонок — это более быстрый и эффективный способ общения. Нельзя ли воспользоваться диктофоном для надиктовки письма, записи инструкций и формулирования идей? Все это ваш секретарь сможет затем напечатать за один присест. Сможете ли вы заглянуть к человеку, с которым необходимо переговорить? Подумайте о способах передачи сообщения без использования бумаги.

Ясно, что важнейшие документы, например контракты, должны храниться в печатном виде. В то же время от множества бумаг можно легко и безболезненно избавиться. И чем меньше их будет у вас в офисе и дома, тем больше появится времени, того самого, которое вы тратите сегодня на работу с этими бумагами.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Признайте, что никакой офис не обойдется вообще без бумаг.

2. Бережно относитесь к юридическим и финансовым документам.

3. Систематизируйте бумаги: или передавайте их по инстанции, или работайте с ними, или выбрасывайте.

4. Очистите свой рабочий стол от всего лишнего.

5. Держите под рукой только действительно необходимые бумаги.

6. Притрагивайтесь к любой бумаге не более одного-двух раз.

7. Ограничьте поток поступающих к вам бумаг.

8. Разработайте простой способ систематизации бумаг и неукоснительно пользуйтесь им.

9. Обходитесь как можно меньшим количеством бумаг.

10. В борьбе с бумагами пользуйтесь возможностями технических средств.

Резюме

Освободите свой рабочий стол от всех бумаг лист за листом. Вложите каждую в нужный файл, переправьте по назначению, выбросьте или начните над ней работать. Максимально сократите поток входящих материалов. Ограничьте собственное производство бумаги. Используйте ясную и простую систему классификации документов и призывайте к пере-ходу на нее всех своих сотрудников. Пользуйтесь папками предстоящих месяцев и дней для контроля над исполнением будущих проектов и работ. Максимально используйте возможности компьютера для сведения на нет бумажной работы.