Бумаги, которые следует хранить

Некоторые бумаги слишком важны, чтобы их можно было выбросить. Например, вы должны хранить юридическую, а также финансовую документацию за последние семь лет. Некоторые собственные документы и документы компании следует сохранять для справки. Если не знаете, какие именно бумаги относятся к этой категории в вашей компании, проконсультируйтесь со своим непосредственным начальником. Обычно такие документы можно передать на хранение в централизованный архив.

Далеко не всегда бумаги заслуживают к себе того внимания, на которое претендуют. Если не видите смысла в хранении каких-то документов и компания не может вразумительно объяснить, почему их следует сохранить, считайте, что они бесполезны. Вы высвободите для себя и для компании массу пространства!

Чистое рабочее место — производительное рабочее место

Чем с большим количеством бумаг вам приходится иметь дело каждый день и чем большее их число вы храните, тем труднее вам работать эффективно. Время тратится не только на работу с бумагами, но и на поиски того, что вам нужно. Вы знаете, что контракт где-то здесь, но где именно? Вместо того чтобы немедленно им заняться, вы тратите время на его поиски. В среднем офисные работники теряют около часа в день на поиски нужных бумаг.

Потому соблюдайте главные требования: меньше бумаг, быстрая и эффективная работа с ними и чистое рабочее место. Это поможет вам экономить время и совершенствовать технологию своего труда.

План расчистки территории

Лучшее начало решения проблемы — немедленное начало. Найдите в своем графике по крайней мере полчаса свободного времени. Не пытайтесь решить вопрос за один прием, рассчитывайте закончить работу за несколько дней. В противном случае вы только устанете и будете корить себя за «бесполезно» потраченное время.

Для начала подготовьте необходимый инвентарь:

► одну или несколько больших корзин для мусора;

► четыре вместительные картонные коробки;

► этикетки;

► папки и скоросшиватели;

► маркеры.

Прежде чем приступать к сортировке, снабдите коробки этикетками с надписями «Непонятно», «Для передачи», «В работу» и «Архив». Коробка с надписью «Непонятно» будет заполняться бумагами, с которыми вы не знаете, что делать, или даже для чего они вообще нужны. Со временем вы найдете им место или применение, а пока что пусть полежат в этой коробке.

Бумагами из коробки «Для передачи» предстоит заниматься кому-то другому. Бумаги в коробке «В работу» требуют вашего персонального внимания и являются собственно вашей работой. В коробке «Архив» будут храниться те бумаги, которые непременно должны быть сохранены. Понятно, что просто бумажный хлам отправляется прямиком в корзину.

Суть технологии разбора бумаг заключается в их сортировке одна за другой. В некоторых книгах предлагается очистить стол от всего лишнего и затем заниматься каждым отдельным документом. Между тем гораздо проще изначально работать системно, а не переносить проблему с рабочего стола на пол вокруг него.

Возьмите в руки первую же бумагу, которой коснулись. Внимательно ее просмотрите. Вам предстоит сделать выбор между последующей работой с ней, передачей другим, хранением и отправкой в корзину. Положите бумагу в соответствующую коробку или бросьте в корзину. Необходимо ясно представлять себе значение каждой бумаги. Если не можете решить, что с ней делать, положите в коробку «Непонятно». Позже разберетесь и с ее содержимым.

Исследуйте территорию вокруг рабочего стола, не оставляя без внимания ничего бумажного, включая журналы, буклеты годовых отчетов, офисные принадлежности, книги и т. д. Все разместите на соответствующих местах, в том числе на полках и стеллажах. Если у вас много журналов, вырвите из них нужные статьи, а остальное выбросьте. Канцелярские принадлежности положите в ящик стола. Продолжайте уборку, пока стол не станет свободным от бумаг.