ВВЕДЕНИЕ. Управление временем (Time Management)междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в

Управление временем (Time Management) междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности.

Примечание. Здесь и далее вместо распространенного во всем мире, и в том числе и в России, термина «Time Management» будет использоваться аббревиатура ТМ. Отечественный термин «управление временем» будет нами рассматриваться как тождественный термину «Time Management».

Использование слова «управление» в самом словосочетании «управление временем» создает своего рода терминологическую установку, отсылающую всех ТМ-неофитов к блоку экономических дисциплин современной науки. Традиционно сложилось так, что «управление временем» — это раздел общего менеджмента. В некоторых случаях ТМ соотносится с общими вопросами управления организационными структурами и процессами, иногда — с персональными навыками и личностными компетенциями менеджера.

Реальное же положение дел состоит в том, что ТМ плохо «помещается» в границы только экономических дисциплин и имеет обширные междисциплинарные связи с множеством других наук: философией, психологией, социологией, биологией, физикой и др. Во всех этих многочисленных науках «рассеяно» множество знаний о времени, без учета которых какое-либо «управление» временем будет неэффективным или просто невозможным. Но здесь специалиста по ТМ поджидает опасность «необъятности» проблемы времени, столкновение с разнородными знаниями, которые на современном этапе развития мировой науки в принципе плохо интегрируемы.

«Управление» также подразумевает решение не столько научной задачи (познание природы времени), сколько прикладной. И здесь ТМ крайне плохо институциализирован: частично его техники «вкраплены» в основные функции менеджмента (планирование, контроль и др.), частично он является одним из направлений деятельности биз-

Тайм-менеджмент

нес-консультантов, частично был и остается чем-то вроде хобби для всех интересующихся своим личностным ростом и развитием. Если «зрелые» разновидностилюбой социальной практики неизбежно формализуются и институциализируются в форме четких технологий, то у ТМ все еще впереди. Управление временем (во всяком случае, в современной России) — это пока еще достаточно «маргинальный» род деятельности, где-то посередине между высокими управленческими технологиями и дремучим знахарством.

Чтобы попытаться преодолеть существующую ныне «технологическую размытость» ТМ, можно выделить три его основныхтипа (табл. 1).

Таблица 1 Три типа ТМ

Первый тип ТМ, условно названный мною «индивидуальным»^ осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития. В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер», используемые им методы управления временем предельно индивидуализированы, что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает для себя сам. По существу, такой индивидуальный ТМ выступает как своеобразное хобби и нацелен на достижение прежде всего внутри-личностных целей, в контексте совершенствования человеком своих способностей и творческой самореализации. Сфера приложения подобного индивидуального ТМ чаще всего — творческие увлечения (художественное или техническое творчество) и обучение (работа с информацией). Типичным примером здесь может быть, например,

Введение

самостоятельное изучение какого-либо иностранного языка, которое осуществляется по разработанному самим учеником плану, с использованием каких-либо приемов и способов запоминания и воспроизведения информации и т. п.

«Ролевой ТМ» отличается от индивидуального двумя важными аспектами: во-первых, он более специализирован, привязан к решению конкретных профессиональных или карьерных задач, а во-вторых, требует участия в процессе управления временем профессионала — консультанта по ТМ. «Привязанность» управления временем к решению профессиональных задач предъявляет более жесткие требования к используемым методам ТМ и, следовательно, делает участие в работе консультанта-эксперта крайне необходимым.

Например, достаточно частой является жалоба менеджеров высшего и среднего уровня на перегруженность рутинной документацией — письмами, докладными записками и т. п. Если решать эту проблему в контексте индивидуального ТМ, то придется обучить каждого менеджера каким-либо техникам скорочтения, что может потребовать нескольких недель, а то и месяцев напряженных занятий. Если же решать данную проблему в рамках ролевого ТМ, то консультанту по ТМ имеет смысл сначала изучить: 1) объем и формы представления входящей информации; 2) характер задач, стоящих перед менед-жером-реципиентомданной информации; 3) индивидуальный стереотип действий по обработке входящей информации, характерный для данного менеджера, и т. д. На основании подобного анализа ТМ-консультант не загружает клиента дополнительной работой в виде обучения скорочтению, а, наоборот, старается разгрузить его, предложив, например, 2—3 «точечные» рекомендации по изменению характера представления и обработки управленческой информации.

В силутого, что объектом (клиентом) ролевого ТМ является человек (менеджер, руководитель, просто любой профессионал), имеющий смешанную мотивацию к овладению методами ТМ, то ТМ-консуль-тант выступает здесь в двоякой роли. С одной стороны, он выступает в роли коуча, помогающего клиенту в профессионально-личностном совершенствовании. С другой стороны, ТМ-консультант играет традиционную для бизнес-консультанта роль «эксперта по процессам», помогая оптимизировать отдельные элементы и структуры профессиональной деятельности клиента.

«Сощальный ТМ» стоит несколько особняком по сравнению с другими типами ТМ, не столько благодаря своему особому объекту — группе людей и/или организационной подструктуре (организации в

Тайм-менеджмент

целом), сколько благодаря специфическим требованиям кработеТМ-консультанта. В данном случае ТМ-консультант выступает в первую очередь как специалист по организационному развитию (инжинирингу или реинжинирингу организации), модифицируя сами организационные структуры или внося изменения в ключевые аспекты их деятельности. Примером подобной деятельности может быть разработка (проектирование и внедрение) новых стандартов деятельности подразделения, более четко включающих в себя фактор времени, и системы контроля, где более жестко будут учитываться временные параметры тех или иных трудовых операций. Разумеется, подобная «социальная инженерия» требует от ТМ-консультанта глубоких знаний стратегического и оперативного менеджмента, структуры организации, характера ее производственных процессов и др.

Кроме решения задачи по организационному развитию, в рамках «социального ТМ» консультант в обязательном порядке решает и еще одну задачу — обучение и адаптация группы людей к произошедшим изменениям (в оргструктуре или характере деятельности). Обучение обычно носит достаточно традиционный характер (проведение тренингов, курсов, семинаров), а вот мероприятия по адаптации персонала могут принимать самые разнообразные формы — от тренингов командообразования до обширных мер по формированию корпоративной культуры, включающей в себя время как одну из ключевых ценностей.

Три выделенных типа ТМ весьма сильно отличаются друг от друга, предопределяя совершенно разный характер деятельности ТМ-консультанта. Каждый из типов ТМ требует от консультанта особой организации своей деятельности, использования особых форм работы (диагностика, анализ деятельности, проектирование, индивидуальное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения специализированных методов ТМ.

Строго говоря, по каждому из типов ТМ необходимо писать отдельное руководство, но на практике они являются условными и не отделены друг от друга непроницаемыми перегородками. Весьма часто запрос на ТМ-консультирование или на проведение ТМ-тренинга включает в себя два, а то и все три технологических типа. Это, кстати, весьма затрудняет деятельности ТМ-консультанта и требует дополнительных переговоров с заказчиком, направленных на уточнение его запроса и выделение главного технологического уровня (типа ТМ), на котором придется действовать.

Введение

В любом случае деятельность ТМ-консультанта является творческой (это скорее импровизационное искусство, чем строгая наука) и, по аналогии с современным маркетингом, можно говорить о существовании своего рода «ТМ-микс». «ТМ-микс» предполагает наличие ограниченного набора каких-либо базовых элементов — знаний, методов, направлений деятельности и др. При этом также предполагается, что любая, даже самая сложная задача, может быть описана и решена как уникальный набор (смесь, конфигурация, паттерн, микс) этих самых базовых элементов.

Предлагаемая вашему вниманию книга является воплощением идеи «ТМ-микс». Как вы могли прочитать в «Неформальном предисловии», автор в течение многих лет использует «индивидуальный ТМ», а по роду своей профессиональной деятельности как бизнес-консультант имеет достаточно большой опыт работы в русле «ролевого» и «социального» ТМ. Но в этой книге вы не найдете строгого деления на типы ТМ — она представляет собой «россыпь» тех самых базовых элементов ТМ (знаний, методов, упражнений и др.), которые можно и нужно произвольно комбинировать для эффективного решения стоящих перед вами конкретных задач по совершенствованию управления временем.

Автор надеется, что содержащиеся в книге базовые элементы ТМ будут полезны всем читателям, заинтересованным в совершенствовании своих навыков управления временем, хотя в первую очередь книга предназначена для бизнес-консультантов и тренеров, так как содержит достаточно много специализированной информации.

Автор также заранее приносит извинения за несколько конспективный характер содержания книги. Дело в том, что в основу данной книги легли иллюстративные материалы, которые автор использует в своих ТМ -тренингах и семинарах (презентационные слайды или карты— «раздатки»). Некоторые таблицы и схемы расписаны в тексте довольно подробно, а некоторые намеренно представлены с минимальными комментариями — с задумкой нато, что читатель сам сможет творчески осмыслить и применить их. Краткость изложения отдельных вопросов (например, философское рассмотрение природы времени) также может быть связана с чрезмерным объемом затрагиваемой темы, что не соответствует концепции и задачам данной книги.

Книга состоит из шести глав:

1. Природа времени.

2. Время как ресурс и цель.

3. Инвентаризация и анализ времени.

Тайм-менеджмент

4. Целеполагание, планирование, исполнение.

5. Принятие решений и контроль.

6. Способы повышения личной эффективности.

Каждый из разделов включает как теоретическую информацию (основные понятия, принципы, закономерности и др.), таки иллюстративные материалы (схемы, факты, примеры из практики и др.) к ней. Кроме этого, в каждом разделе содержатся «вопросы к размышлению»: вопросы, которые бизнес-консультант может адресовать своей аудитории для стимулирования групповой дискуссии. С каждой главой также связан небольшой «практикум» (упражнения, задания), направленный на тренировку отдельных ТМ-навыков или на получение важной ТМ-информации.

Всю предлагаемую вниманию читателя информацию, вопросы и упражнения не следует рассматривать как истину в последней инстанции. Только творческий подход, позволяющий выбрать (а в случае необходимости — адаптировать или модифицировать) из содержащейся в данной книге информации наиболее полезную для вас и/или клиента, поможет вам в полной мере овладеть искусством ТМ.