Мозговой штурм

Значение планирования труда.

Основной процесс, который осваивают участники тренингов, чтобы овладеть искусством организации интеллектуального труда, — это метод управления рабочим процессом, состоящий из пяти этапов. Независимо от конкретных обстоятельств, выполнение работы можно разделить на пять отдельных стадий.

(1) собираем воедино все проблемы, занимающие наше внимание;

(2) уясняем их суть и решаем, какие шаги предпринять;

(3) обдумываем результаты

(4) рассматриваем их в качестве альтернативных вариантов

(5) составляем программу действий.

Перечисленные этапы составляют управление "горизонтальными" аспектами нашей жизни; они позволяют согласовать все, что занимает наше внимание в каждый конкретный момент.

«Знание, которое мы считаем знанием, проявляется в действии. То, что мы сегодня называем знанием - это информация в действии, информация, направленная на результаты»

Питер Друкер

Метод отражает общее отношение к работе любого типа, большинство людей способно значительно усовершенствовать свою деятельность на каждом из пяти этапов. Качество управления рабочим процессом определяется самым слабым звеном во всей последовательности этапов, так что нужно уделять внимание всем пяти составляющим процесса и предъявлять к ним одинаково высокие требования. Большинство людей испытывает основные трудности на стадии сбора проблем в единое целое. Многие упорядочили свои проблемы, но не обработали сведения о них или не определили, какие шаги предпринять в направлении их решения. Некоторые принимают верные решения, касающиеся "рутины", накопившейся к данному моменту, но не могут воспользоваться достигнутыми успехами, будучи не в состоянии эффективно организовать результаты своих рассуждений. Еще одна группа людей придерживается надежной системы организации своих проблем, но не обращается к ней достаточно часто для того, чтобы она хорошо работала. Наконец, если какое-либо из описанных звеньев, слишком, слабое, то действия, которые индивидуум решит предпринять в конкретный момент, могут оказаться не лучшим выбором. Чтобы все пять этапов осуществлялись оптимальным образом, следует понять их динамику и задействовать специальные методы и инструменты. Весьма полезно и необходимо разделять стадии между собой в процессе повседневной работы. Бывает так, что хочется только накапливать исходные сведения и не думать, как с ними поступить. Иногда возникает желание поработать с заметками, сделанными на собрании. Сразу по возвращении из долгой поездки нужно упорядочить и оформить сведения, которые были собраны. Также бывают моменты, когда анализируется весь фронт работ или только некоторые задачи.

Список задач или to do list

Это перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.Многие задачи можно детализировать, образуя иерархию. Крупное действие может разбиваться на более мелкие и конкретные, что помогает лучше понять, какие шаги необходимо предпринять.

Этапы планирования рабочего процесса

«Когда делаешь мелкие дела, следует думать о крупных, чтобы все мелкие продвигались в нужном направлении.»

Элвин Тоффлер

Основными составляющими внутренней уверенности и контроля над ситуацией являются: (1) четко сформулированные результаты (проекты) и первоочередные действия, необходимые для того, чтобы продвинуться к их осуществлению, а также (2) напоминания, объединенные в надежную систему, к которой вы регулярно обращаетесь. Это называется концентрацией внимания в горизонтальной плоскости. Реальное применение этого метода позволяет достичь хороших результатов.

Улучшение "вертикальной" концентрации внимания

Именно в таких ситуациях как получение контроля над проектом, принятие верного решения или планирование дальнейших шагов, важна вертикальная концентрация внимания. Умение продуктивно мыслить в "вертикальной" плоскости и внедрять результаты этого процесса в индивидуальную систему — это второй мощный инструмент интеллектуального труда. Задача в том, чтобы выбросить проекты и обстоятельства из головы, но при этом не оставить без внимания ни одной мысли, которая может оказаться полезной. Данный тип мышления не должен быть формализованным. Большая часть рассуждений носит неформальный характер: его называют "планированием на обратной стороне конверта" — вы записываете идеи на обороте конверта, обсуждая с коллегой план и график торговой презентации. Это — самый продуктивный тип планирования, которым вы можете заниматься, если говорить о соотношении результатов и затрат энергии с вашей стороны. Время от времени приходится разрабатывать более формальную структуру или план, чтобы уточнить этапы работы, последовательность действий или приоритеты. Более детальные планы понадобятся и для того, чтобы решить сложные ситуации: например, когда нужно создавать команды, отвечающие за внедрение отдельных этапов проекта, или готовить варианты бизнес-планов, чтобы убедить инвестора в своей компетентности. Потребность в формализованных моделях не является самой серьезной проблемой в деловой сфере; обычно у тех, кому нужны модели, они уже есть или, в крайнем случае, они могут их освоить в процессе получения образования или профессиональной подготовки. Самый серьезный пробел — это отсутствие модели, ориентированной на проект, которая бы подходила "всем остальным". Нужны методы, позволяющие обосновать и подкрепить наши рассуждения независимо от того, насколько неформален их характер. Сеансы формального планирования и мощные инструменты планирования (такие как компьютерные программы реализации проектов), несомненно, могут оказаться полезными, но слишком часто участникам деловой встречи нужно встречаться еще раз — проводить так называемую "планерку на обороте конверта", — чтобы действительно выполнить и взять под контроль весь объем работы. К тому же участники более формальных и структурированных встреч склонны упускать из виду как минимум один вопрос: для чего осуществляется проект. Деловые встречи не оставляют времени для мозгового штурма, т.е. для разработки массы идей, позволяющих сделать проект прибыльнее. Немногие встречи продуцируют такой уровень решительности, который нужен для четкого определения дальнейших действий и распределения ответственности за различные аспекты внедрения проекта. Продуктивный способ анализа проектов, ситуаций и тем, который позволяет получить максимальную отдачу при минимальных затратах времени и сил, все-таки существует. Причем это естественный образ мышления и планирования, хотя мы и не всегда придерживаемся данного способа, когда сознательно пытаемся завоевать контроль над проектом. Как показывает опыт, когда люди строят планы преимущественно в естественной и неформальной обстановке, они избавляются от внутреннего напряжения и достигают лучших результатов.

Модели планирования

Модель естественного планирования

Самый опытный планировщик в мире – это мозг человека.

Вы сами являетесь планирующей машиной. Вы планируете свои действия, когда просто разговариваете и т.д. Прежде,чем ваш мозг даст сигнал к физическому совершению действия, он должен выполнить достаточно сложную последовательность шагов.

Естественное планирование не обязательно представляет собой нормальную модель.

Какого подхода придерживается группа по разработке информационных технологий при установке новой системы? или обдумывании возможного слияния компаний? или уточнении основной цели проекта? Обсудили ли Вы требования и принципы, которых следует придерживаться, чтобы успешно выполнить поставленную задачу? Вы сформировали картину успеха в своем сознании? Вы уяснили для себя картину успешного достижения цели и новых результатов, которые будут получены в случае выполнения задачи? Вы зафиксировали все возможные идеи — все, на что следует обратить внимание, все аспекты, способные повлиять на результат? Вы определили критические составляющие своей миссии, основные вехи и шаги? Вы определили все аспекты выполнения проекта, к которым можно уже приступить, первоочередные действия в рамках каждого аспекта и сферу ответственности каждого исполнителя?

Ответ на основную массу поставленных вопросов большинства людей будет следующим: "боюсь, что нет". Есть хотя бы несколько компонентов модели естественного планирования, которые не были задействованы. На некоторых семинарах участников заставляют физически планировать текущий стратегический проект на основе данной модели. Всего за несколько минут они проходят все пять этапов и обычно с удивлением замечают, что значительно продвинулись по сравнению со всеми предыдущими попытками. Можно выбрать отдельный проект, который только недавно возник, зашел в тупик или просто требует каких-то усовершенствований. Подумать, как должен выглядеть успешный исход проекта, каковы требуемые физические и финансовые результаты. Определить возможные дальнейшие действия путем мозгового штурма. Систематизировать сгенерированные идеи. Определить дальнейшие действия.

Модель неестественного планирования

Чтобы подчеркнуть важность применения модели естественного планирования для решения самых сложных задач, возникающих перед нами, давайте сравним ее с более "нормальной" моделью, используемой в большинстве ситуаций — моделью, которую я называю неестественным планированием.

Когда хорошая идея на самом деле плохая

Руководитель обычно начинает совещание с вопроса:» Итак, у кого есть хорошие идеи по этому поводу?" До того, как будут установлены критерии, позволяющие четко определить, насколько хороша идея, следует уяснить цель, составить картину ожидаемого результата, а также собрать (путем мозгового штурма) и проанализировать (организовать)

все необходимые данные. "Хорошая идея?" — этот вопрос уместен только тогда, когда вы уже процентов на 80 продвинулись в своих рассуждениях. Если начать с этого вопроса, то в процессе творческого поиска у всех просто "полетят предохранители". Если вы ждете, что вас посетит хорошая идея до того, как вам что-либо пришло в голову, то у вас вообще будет не особенно много идей. Сложно пытаться проанализировать ситуацию с позиций, которые не соответствуют естественному ходу мыслительных процессов. Люди постоянно так и поступают, но такие попытки практически всегда вносят сумбур в их мысли и усиливают внутреннее напряжение. В процессе группового обсуждения такой подход выгоден харизматическим лидерам, политикам и лоббистам (иными словами, инициативу в дискуссии захватывают

те, кто говорит больше всех).

Диаграмма Ганта— это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта даёт возможность:

• Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
• Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
• Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.

Планирование призвано обеспечить лучшее использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил само менеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Так же, как любая фирма планирует, или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Основные правила планирования времени:

1. Соотношение (60:40).

Опыт показывает,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к. работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей” времени.

2. Сведение задач воедино – план действий.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их надолго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

3. Регулярность – системность – последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

4. Реалистичное планирование.

Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

5. Восполнение потерь времени.

Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

6. Фиксация результатов вместо действий.

Фиксировать в планах нужно результаты или цели, а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.

7. Установление временных норм.

Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

8. Срок исполнения.

Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

9. Переработка и перепроверка.

План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

10. Согласование временных планов.

Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Как и любое планирование, планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, дает чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Рекомендации консультанта по тайм- менеджменту Джерарда Харгривеса и компании British Gas: