Управление деятельностью как процесс

Управление деятельностью — основная задача. Как вы распоряжаетесь своим временем, как вы распоряжаетесь информацией, как вы распоряжаетесь своим телом и каким приоритетам вы уделяете основное внимание — вот ключевые вопросы, на разрешении которых вам следует сосредоточить свои ограниченные ресурсы. Главная проблема в том, чтобы узнать, чем следует заниматься в любой момент времени. Основной вопрос — как управлять своими действиями? Возможно, этот вопрос напрашивается сам собой. Вероятно, вы будете удивлены, когда узнаете, что большинство людей не могут определить для себя первоочередные шаги, необходимые для осуществления массы проектов и решения многих проблем. Крайне сложно координировать действия, если вы их четко не определили и к тому же сомневаетесь в их целесообразности. У большинства людей есть десятки дел, которые нужно выполнить, чтобы преуспеть в различных сферах деятельности, но они не знают, какие именно шаги следует предпринять. И распространенная жалоба о том, что "У меня нет времени на " (заполните пропуск) вполне понятна, потому, что многие проекты кажутся неосуществимыми, и они действительно неосуществимы, потому что проект нельзя просто взять и осуществить! Можно лишь выполнить действия, относящиеся к проекту. Некоторые действия, необходимые для того, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, занимают всего одну или две минуты. «Хорошее начало — половина дела «(греческая пословица).

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

-Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).

-Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

- Реализация — конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.

-Контроль достижения цели и выполнения планов

В сфере интеллектуального труда необходимо тренироваться подобно спортсмену, пытаясь, стать более продуктивной, гибкой, творческой и сосредоточенной личностью. Вы можете повысить свою умственную продуктивность и управлять результатами деятельности с чувством легкости и контроля. Вы можете сократить число незавершенных дел во всем спектре вашей профессиональной деятельности и частной жизни и достичь больших результатов с меньшими затратами. Вы можете принимать злободневные решения касательно накопившихся "рутинных задач" и разрабатывать стандартные программы действий для того, чтобы жить и работать в новом тысячелетии. Однако перед тем как осуществить какой-либо из этих шагов, вам следует научиться полностью, освобождать сознание. А для этого ненужно управлять временем, информацией, или приоритетами. В конце концов:

• вы не можете управлять своей деятельностью в течение пяти минут, а на шестой — резко прекратить это занятие;

• вы не можете обрабатывать переизбыток информации — иначе лопнете, как только зайдете в библиотеку, подключитесь к электронной сети или просто откроете телефонный справочник;

• вы не управляете приоритетами — они у вас просто есть.

Вместо этого, ключ к упорядочению всей вашей "рутины" — управление действиями.

Управление деятельностью — основная задача

Как вы распоряжаетесь своим временем и информацией, каким приоритетам вы уделяете основное внимание — вот ключевые вопросы, на разрешении которых вам следует сосредоточить свои ограниченные ресурсы. Главная проблема в том, чтобы узнать, чем следует заниматься в любой момент времени. Основной вопрос — как управлять своими действиями? Возможно, этот вопрос напрашивается сам собой. Большинство людей не могут определить для себя первоочередные шаги, необходимые для осуществления массы проектов и решения многих проблем. Крайне сложно координировать действия, если вы их четко не определили и к тому же сомневаетесь в их целесообразности. У большинства людей есть десятки дел, которые нужно выполнить, чтобы преуспеть в различных сферах деятельности, но они не знают, какие именно шаги следует предпринять. И распространенная жалоба о том, что "У меня нет времени на " вполне понятна, потому, что многие проекты кажутся неосуществимыми, и они действительно неосуществимы, потому, что проект нельзя просто взять и осуществить. Можно лишь выполнить действия, относящиеся к проекту. Некоторые действия, необходимые для того, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, занимают всего одну или две минуты.

Хорошее начало — половина дела (греческая пословица). Во время тренингов и семинаров, в которых участвовали тысячи специалистов, выяснилось, что нехватка времени не является их основной проблемой (хотя они сами придерживаются именно такого мнения); реальную проблему представляет недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первостепенных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам пожинать плоды управления деятельностью. Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка

времени: они не могут сдвинуться с мертвой точки, потому что четко не определен путь достижения результата.

Ценность подхода "снизу вверх"

Практично применение подхода "снизу вверх" для повышения индивидуальной продуктивности: начинать следует с самого приземленного уровня текущей деятельности и с самых обыденных проблем. С интеллектуальной точки зрения, наиболее подходящий метод работы предполагал бы движение сверху вниз: формулировку личных и корпоративных целей, затем — определение критических задач и, наконец, сосредоточение внимания на деталях и внедрении проекта. Но проблема в том, что большинство людей опутано целым клубком повседневных забот, так что у них нет почти никакой возможности как следует сосредоточиться на более широких перспективах. Соответственно, подход "снизу вверх" обычно более эффективен. Осуществление постоянного контроля над текущим содержимым корзины "Входящие", и внедрение методов, которые помогут удержать этот контроль, является наилучшим средством расширения кругозора. Это позволит постоянно концентрировать внимание на более широких перспективах, а прилив уверенности в своих силах поможет направить в нужное русло результаты творческой деятельности. У людей обычно возникает внезапное ощущение свободы, легкости и вдохновения, когда они, закатав рукава, воплощают свои замыслы.Вы достигнете больших успехов на пути выполнения задач высших уровней, если сделаете инструментарий, необходимый для осуществления первоочередных действий, частью своего стиля повседневной работы.Конечно, есть более существенные предметы для размышления, чем содержимое вашего почтового ящика,но если управление вашей деятельностью даже на этом уровне не достаточно эффективно, то работа напоминает плавание в мешковатой одежде. Одного видения недостаточно; его следует объединять с действием.

«Недостаточно просто посмотреть на ступеньки; нужно еще подняться по лестнице.

Многих специалистов, которым я в течение дня помогал освободиться от обыденной "рутины", вечером посещала масса идей об их компании и будущем. Это происходило именно потому, что их дела сдвинулись с мертвой точки.» Вацлав Гавел