Официально-деловая письменная речь. Как уже говорилось, принято различать деловой стиль (только письменная форма) и деловое общение (письменная и устная формы)

Как уже говорилось, принято различать деловой стиль (только письменная форма) и деловое общение (письменная и устная формы). В деловом стиле различают законодательную, дипломатическую, канцелярскую и обиходно-деловую (заявления, доверенности) разновидности.

Служебные документы * должны обладать следующими обязательными качествами:

- достоверностью и объективностью;

- точностью, исключающей двоякое понимание текста;

- максимальной краткостью, лаконизмом формулировок;

- безупречностью в юридическом отношении;

- стандартностью языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

- нейтральным тоном изложения;

- соответствием нормам официального этикета, что проявляется в выборе устойчивых форм обращения, в построении фразы и всего текста.

Язык служебных документов:

1. включает готовые языковые формулы, клише (напр.: согласно (чему?), в подтверждение (чего?), в соответствии (с чем?), в связи с началом …, в порядке оказания помощи … и др.).

2. может включать

- распространенные предложения с последовательным подчинением однотипных форм (особенно Род. п.), напр.: об увеличении уставного капитал а обществ а.

- предложения с однородными членами

- слова – «показатели» письменной деловой речи, напр.: истец, подлежит изъятию, местожительство, текущий период, нынешний, уведомление, безотлагательно и др.

3. не допускает использование просторечных, диалектных и эмоционально-оценочных слов (напр.: допотопный, зазноба, стульчик и т.п.).

Частные деловые бумаги: автобиография, заявление, доверенность, расписка, счет, характеристика, резюме.

Служебное письмо:

- инициативное: письмо-запрос, предложение, приглашение, рекламация, напоминание, рекомендация, гарантийное, благодарственное, сопроводительное письмо;

- ответное: ответ на запрос, письмо-извещение, подтверждение, отказ.

Тематические и функциональные типы деловых бумаг*

Языковые формулы официальных бумаг.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:.

- В подтверждение нашей договоренности …

- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) …

- В соответствии с письмом заказчика …

- В порядке оказания помощи прошу Вас …

- В ответ на Ваш запрос сообщаем …

- Ссылаясь на Ваш запрос от …

- Согласно постановлению правительства …

- На основании нашего телефонного разговора …

Языковые формулы, выражающие причины создания документа.

- Ввиду задержки получения груза …

- По причине задержки оплаты …

- В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями …

- В связи с нарушением срока поставки …

- Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на …

- Учитывая увеличение спроса на продукцию …

- Ввиду особых обстоятельств …

- В связи с завершением работ по …

- В связи с проведением совместных работ…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа.

- В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес …

- В целях увеличения товарооборота …

- В целях упорядочения работы структурных подразделений института …

- В целях расширения спектра образовательной деятельности университета …

- Во исполнение постановления Ученого совета университета …

- Во избежание конфликтных ситуаций …

- Для согласования спорных вопросов…

Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения.

- Прошу рассмотреть возможность …

- Прошу изыскать для нужд организации …

- Обращаемся к Вам с просьбой …

- Прошу Вас направить в мой адрес …

- Убедительно прошу решить вопрос о …

- Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора …

- Приказываю создать комиссию в составе …

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение.

- Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает …

- Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …

- Организация уведомляет Вас о том, что …

- Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что …

- Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о …

- Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с …

Языковые формулы, выражающие предложение.

- По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы …

- В ответ на Ваш запрос на … мы предлагаем Вам …

- Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок …региона

- Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес …

- Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из … на условиях …

- Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам …

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения.

- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку …

- Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как …

- Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия ….

- Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам …

- Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с …

Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ.

- Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности …

- Обязать руководителей всех подразделений института …

- Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на …

- Назначить расследование по факту …

- Изыскать дополнительные возможности для…

- Утвердить Временное положение об Институте современных технологий управления …

- Обеспечить доставку комплектующих не позднее…

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии.

- Гарантируем, что …

- Безопасность гарантируется …

- Конфиденциальность информации обеспечена …

- Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки …

- Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии) …

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный …; наиболее важный …; наилучший результат …; оказать помощь …; произвести проверку …; руководство считает возможным …; организация не возражает …; обеспечить выполнение …; создать необходимые условия …; оптимальное решение …; вероятные сроки …; подтвердить получение …; сообщить данные …; подготовить к отправке …; в дополнение к вышеуказанному …; в сложившихся обстоятельствах … и т.д.