Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів

Людина визначає свої життєві цінності (те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток і впевненість у завтрашньому дні. Для іншого – благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти. Для третього – слава і високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим в побудові піраміди – якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере «пізнання» і «служіння людям», хоча насправді для нього важливі в першу чергу «популярність» і «високий соціальний статус»), то згодом її неминуче спіткає розчарування.
Отже, насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це надто багато часу – важливо добре обдумати список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать одні одним.

Наступний етап – побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягнути. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі «популярність», «влада» і «високий соціальний статус», він може вирішити, що він хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.

Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план – що, за великим рахунком, необхідно, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спершу стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну і фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати незаплямовану репутацію, треба бути солідним одруженим чоловіком, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі. Так і пишеться план. Поставивши перед собою мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.

Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на декілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей і конкретних термінів. Дуже важливо вказати, досягненню якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливо вказати конкретний термін. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити до свого п'ятирічного план наступний пункт: «До кінця 20ХХ року закінчити з відзнакою Гарвардський Університет за спеціальністю «соціологія та політологія» - це, по- перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми. Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років, задавшись питанням: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених в генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення даної мети.

П'ятий поверх – короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина задається питанням: «Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або цієї мети?» Пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому плані є пункт: «Закінчити Гарвардський Університет», то в короткостроковий план увійдуть такі пункти, як «Подати документи в Гарвардський Університет», «Пройти курси з підготовки до іспитів» і т.п. Слід скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.

Нарешті, шостий поверх піраміди – це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану – малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзадачі. Наприклад, завдання «Подати документи в Гарвардський Університет» розбивається на такі підзадачі, як «З'ясувати, які документи і кому треба подати», «Оформити необхідні документи», «Відіслати документи» і «Переконатися, що документи отримані», кожну з яких можна призначити на якийсь певний день. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.

Планування часу за методикою Ейзенхауера

Якщо ви зіткнулися з проблемою завантаженості і хочете її вирішити, в даному випадку краще використовувати метод щоденного планування. Один з найбільш простих і ефективних способів – це планування за методом Ейзенхауера.

Дуайт Ейзенхауер – це американський державний і військовий діяч, президент США, який відрізнявся хорошими організаторськими здібності, і свого часу використовував для планування цю матрицю.

Використовується матриця Ейзенхауера для короткочасного планування. На один або декілька днів.

Суть методу полягає в розстановці пріоритетом за ступенем важливості та терміновості. Тобто всі завдання, які є на поточний період, поділяються за категоріями в залежності від їх важливості та терміновості виконання.

Категорій всього чотири А, B, C, D.

A – справи термінові і важливі. Ті справи, які потрібно зробити в першу чергу. Які горять і вимагають невідкладного втручання.

Наприклад, завдання групи А:

· Невідкладні завдання.

· Проекти, у яких підходять терміни.

· Терміновий похід до стоматолога.

B – важливі і нетермінові. Справи цієї групи найчастіше бувають ображені нашою увагою. Тим самим у наслідок дуже швидко потрапляють в категорію А.

Наприклад, завдання групи В:

· Планування нових проектів.

· Дослідження питань, необхідних для досягнення мети.

· Оцінка досягнутого результату.

· Відвідування спорт залу.

C – неважливі і термінові завдання. Часто ми плутаємо їх зі справами А. Плутаємо важливість з терміновістю. Термінове як би автоматично стає важливим. Тим самим ці завдання вносять у наш робочий ритм метушню і напруга.

Наприклад, завдання групи С:

· Діяльність, не пов'язана з вашими цілями

· Деякі зустрічі.

· Громадська діяльність

D – неважливі і не термінові. Справи, які зовсім вам не цікаві. Як можна більше завдань категорії D необхідно делегувати. До цієї категорії відносяться так само «пожирачі» часу.
Наприклад, завдання групи D:

· Деякі листи і дзвінки

· Рутинна робота

· Розважальні портали

· Соціальні мережі

· Перегляд ТБ

Як використовувати такий метод планування в своє діяльності. Нижче описаний покроковий алгоритм роботи з матрицею Ейзенхауера.

1. Написати список всіх завдань на день

2. Об'єднати ці завдання в чотири групи за ступенем важливості та терміновості, A, B, C, D.

3. Записати ці завдання на бланку, розділеного на 4 блоки (A, B, C, D)

4. Тримати бланк постійно в полі зору і звірятися з ним протягом дня.

Якщо ви будете використовувати такий метод планування щодня, то через короткий час ви забудете що таке аврал. Виконуватися завдання з категорії А, звільнивши час для справ групи B. Тепер ви спокійно можете зосередитися на найважливішому. Завдання категорії D делегуються, а за пожирачами часу необхідно встановити контроль. Надалі у вашому щоденнику найбільше завдань буде з групи B, яким ви зможете приділити достатньо часу. Грамотна організація свого часу і діяльності допоможе вам бути більш ефективним людиною.