Объективные факторы дефицита времени

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

1. Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%.

2. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

3. «Поглотители времени». «Поглотители времени» - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «поглотителей времени»:

• Телефонные звонки.

• Заглядывающие к нам люди.

• Проблемы с компьютерным оборудованием.

• Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.

• Недостаток организационного планирования.

• Неумение слушать других людей.

• Неудовлетворительная организационная структура.

• Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.

• Нерешительность в деловых вопросах.

• Плохо организованные и скоординированные собрания.

• Отвлекающие факторы на рабочем месте.

• Чрезмерная офисная бюрократия.

• Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.