Как работать с картотекой

Необходимо, чтобы на отдельной карточке была запись, относящаяся только к одному делу. По возможности надо записывать все предстоящие работы, какими бы мелкими они ни были. Ведь вовсе не обязательно обременять свой ум запоминанием таких дел. Человек для того и изобрел письменность, чтобы освободить ум для творческой работы. Вряд ли можно считать добродетелью то, что работник помнит десятки телефонов, – у него в голове остается меньше места для более существенных вещей. Возможности мозга ограничены, и, занимая его формальными сведениями, мы сокращаем то поле, которое можно использовать для творческой работы. Поэтому точная память на формальные вещи нужна работникам лишь некоторых профессий, например разведчикам. Конечно, не надо подражать некоторым ученым, которые славились своей феноменальной рассеянностью в бытовых вопросах. Вряд ли при такой рассеянности можно быть организованным человеком и в своей специальной области (разве что она не требует организованности по своему содержанию). Идеалом должен быть не человек-телефонная книга и не человек-адресный стол, а человек творческого ума. Поэтому надо приучить себя записывать все формальные сведения, чтобы непроизвольно не перегружать свой ум.

На карточках, вкладываемых в первый отдел, надо обязательно записывать дату, чтоб при случайном выпадении листка не испортить дело, забыв дату. Записи должны быть экономными и лаконичными. Чаще всего в виде краткого напоминания, особенно если речь идет об известном деле.

Но в то же время лаконичность не должна превращаться в письмена майя, для расшифровки которых понадобятся электронная машина или методы кибернетики. Ведь не все обладают сообразительностью Остапа Бендера, который по газетному объявлению Васисуалия Лоханкина «Сд. пр. ком, в. уд, в. м. од ин. хол.» понял, что речь идет о прекрасной комнате со всеми удобствами, с видом на море, сдаваемой одинокому интеллигентному холостяку.

О служебных делах следует делать более подробные записи, чтобы в случае вашего отсутствия по болезни и другим причинам эти записи понял замещающий вас сотрудник. Нередко именно полная неразбериха в делах, записях, в содержимом рабочего стола делает «совершенно незаменимым» работника, обязанности которого элементарны и вполне могут быть выполнены любым другим сотрудником. Наблюдая за состоянием дел в деканатах Московского университета, ученом совете и т. п., я не раз думал о том, что вольно или невольно некоторые работники из-за собственной неорганизованности создают иллюзию своей незаменимости. Случалось, что целый факультет ждет неделю-две, пока выйдет на работу технический секретарь ученого совета, так как руководители в свое время не научили и не потребовали от него соблюдения такого порядка в делах, чтобы любой лаборант разобрался и в столе и в папках за час-два. Я был свидетелем того, как один аспирант более месяца сидел без прописки и общежития в Москве только потому, что представление о зачислении его в аспирантуру лежало в министерстве, ожидая возвращения из отпуска инспектора, в бумагах которого никто не мог разобраться.

Ежедневно, придя на работу, прежде чем приступить к какому-либо делу, надо просмотреть все карточки, лежащие за сегодняшним числом, сгруппировать их в предполагаемой последовательности выполнения и поместить впереди первого отдела. Вечером карточки с записями о выполненных делах возвратить за карточку, помеченную этим числом, а невыполненные распределить по новым датам. Если за сегодняшним числом стоит сигнальная карточка – просмотреть отдел второй.

После того как задание выполнено, карточку можно уничтожить. Но лучше сделать на ней отметку о выполнении и в специальном ящике хранить в конвертах месячные комплекты таких карточек, а так как на них есть числа, то получится очень полезный и исключительно полный архив. Использовать его можно по-разному: для анализа своей работы, составления разного рода отчетов, получения справок и т. п. Если на карточке стоит несколько дат, то это будет означать, что выполнение дела или откладывалось, или на него было затрачено несколько дней.

Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить даты выполнения, надписать эти даты в переставлять карточки в первый отдел. Если еще нельзя определить точный срок, то карточку оставляют во втором отделе до следующего просмотра. Сигнальные карточки лучше помещать дважды в неделю, например по понедельникам и четвергам. Надо стремиться перенести карточку из тематического плана в календарный.

В карточку можно включать не только эпизодические разовые задания, но и постоянные. Для этого кубики и треугольники с графика постоянных работ надо увеличить до размеров карточек разных цветов (чтобы отличить постоянные дела от разовых). Например, еженедельно в понедельник доклад у руководителя в 11.00. Заготовляем карточку, положим, красного цвета с соответствующей надписью и ставим ее на ближайшее число месяца, соответствующее понедельнику. После того как этот день прошел, переставляем эту же карточку на другой понедельник и т. д. Такие же карточки заготовляются для всех постоянных дел. Операции с карточками постоянных заданий напоминают манипуляции с сигнальными карточками-напоминателями. Для наглядной картины загрузки месяца рядом с картотекой полезно иметь и график.

Если надо работу делать ежемесячно, но точная дата ве установлена а дается своего рода «вилка», можно иметь и такие карточки: «Ежемесячно, 20, не позднее 25, представить отчет». Эту карточку ставят за разделитель с цифрой 20 и передвигают, пока работа не будет выполнена. Карточки такого рода тоже лучше делать цветными. Это нечто среднее между постоянным заданием и не привязанным к определенному сроку делом. На постоянных карточках регулярно делаются отметки о каждом выполнении (например, о каждом состоявшемся заседании). Это нужно для учета работы.

К карточкам третьего раздела следует обращаться в том случае, когда:

1) пришел (или позвонил) человек, фамилия которого стоит на одном из разделителей;

2) при письменном обращении к нему или перед предстоящим телефонным разговором;

3) перед посещением одного из указанных лиц или при случайной встрече с ним (если картотека с собой).

Естественно, что все сказанное выше относится и к организации, занесенной в этот отдел.

За прокладки третьего отдела целесообразно помещать так называемые «карточки заданий» специального формата.