Картотека оперативной работы

Для планирования и распределения времени в процессе оперативной работы можно использовать описанную выше простейшую картотеку. Наиболее удобен формат карточек 74Х105 мм. Соответствующего размера должен быть и ящик. Картотеку можно хранить в одном из ящиков письменного стола. Карточки также можно нарезать самому из обрезков бумаги или использовать оборотную сторону машинописных листов, содержащих уже никому не нужный текст. Запас карточек хранить в конверте. Для карточек очень удобно использовать листки отрывного блокнота соответствующего формата. Блокнот можно всегда иметь с собой и вне служебного помещения – в дороге, на заседании. В крайнем случае можно соединить скрепкой комплекты – по 10-15 карточек, получив своего рода блокноты.

Картотека состоит из четырех отделов:

1. Календарные задания.
2. Задания, не отнесенные к определенным датам.
3. Отдельные лица.
4. Запас чистых карточек разных цветов.

Первый раздел – «Календарные задания» – содержит 31 картонный разделитель, на выступах которых написаны цифры от 1 до 31. За каждым разделителем кладутся карточки, на которых сделаны короткие записи дел с точной фиксацией исполнения.

Те карточки, на которых сделаны записи о делах, срок выполнения которых еще не определен, помещаются во второй отдел картотеки. В нем имеются четыре раздела: неделя, месяц, квартал, будущее. За первый разделитель помещают карточки, содержащие отметки о делах, к которым необходимо вернуться в течение недели; за второй – к которым надо вернуться в течение месяца; за третий – в течение года. За четвертым разделителем помещают карточки с записями дел и вопросов, о которых следует подумать на свободе, о нужных книгах и т. п.

Чтобы регулярно, например еженедельно, просматривать карточки второго отдела, необходимо в первом отделе картотеки помещать за соответствующими числами сигнальные (лучше цветные) карточки с надписью: «Просмотреть карточки второго отдела».

В третьем отделе необходимо иметь столько разделителей, сколько лиц находится в постоянной деловой связи с работником, ведущим картотеку. В качестве лиц можно рассматривать, как принято в юридической практике, и отдельные организации. В первую очередь надо выделить сотрудников, подчиненных, непосредственных начальников.

На каждом разделителе записывается фамилия, имя, отчество лица, название учреждения и обязательно телефон и адрес. В необходимых случаях записываются другие сведения: домашний адрес и телефон, график работы, время отпуска. Записываются и сведения о том, где и когда можно найти данное лицо в течение недели.

В четвертом отделе хранится запас чистых карточек, чтобы зря не тратить листки блокнота, сброшюрованные карточки и не держать на столе блокнот. Здесь же хранятся карточки разных цветов и запасные разделители.