Функционирование дневника

На начальном этапе своего знакомства с организацией времени автор в течение около года достаточно подробно анализировал результаты хронометража, используя различные диаграммы, изобретая новые формы оценки личной эффективности, и т.п. На момент написания этого материала анализ производится только по отдельным выборочным параметрам. Но фиксация времени продолжает оставаться сплошной — не столько для целей анализа, сколько «для истории», для точного отображения «портрета» каждого дня.

Фиксация производится непосредственно в Excel, с точностью до 15 минут; если день был с «выездными» встречами и консультациями, то по памяти, либо с кратких записей на бумаге. Фиксируется время завершения задачи; время начала и длительность получаются автоматически; одновременно формируются аналитические показатели в правых колонках, о которых будет сказано в следующем разделе.

Характер деятельности отмечается краткими обозначениями, состоящими из двух частей. Первая часть краткой записи состоит из одной буквы для «функциональных» типов деятельности (напр. «П» — почта, мелкая e-mail переписка, не привязанная к конкретному проекту; «Ф» — физкультура, прогулки, и т.п.) и из двух букв для проектов (напр. «Кн» — книга, «Уч» — учебный органайзер). Вторая часть записи уточняет ее содержание. Например, почта может быть «разная», «деловая»; физическая нагрузка — «пешая ходьба», «упражнения», и т.п.; в проекте «Книга» встречаются компоненты «основ» (основная работа, т.е. собственно написание текстов), «вычит» (вычитка, правки), и т.д. Все эти указатели жестко не классифицированы, принципы их формирования не формализованы. Сделаны лишь первые шаги к упорядочению классификаторов — заведен особый «рефлексивный» лист в органайзере, в который выписываются новые обозначения и мысли по структурированию старых. Таким образом, как и на всех остальных «участках» системы, порядок не изобретается из головы, но «выращивается» постепенно, по ходу деятельности.

Рядом с указателями могут добавляться уточняющие записи, обозначающие либо состояния (типа «еда», «пешая ходьба»), либо музыкальный фон, который является важным элементом управления эффективностью личного творческого труда, а также помогает создать более достоверный и легко восстанавливаемый в памяти «портрет» дня.

Содержание большинства указателей (кроме наиболее тривиальных) расшифровывается в отдельном большом поле, которое является важнейшей частью дневника. В нем делаются записи о содержании работ, а также замечания рефлексивного характера. Фиксируется также краткое содержание необычных или важных мыслей, родившихся в течение дня. Более подробные документы о событиях (как правило, большие выдержки из e-mail-переписки) копируются в специальный текстовый файл, который распечатывается отдельно и подшивается к бумажной версии дневника.

На одном листе Excel располагаются друг под другом семь дней недели, что позволяет вести понедельную аналитику. В конце недели записи бегло просматриваются, и основные итоги недели по ключевым направлениям и проектам выписываются в особый раздел листа. Иногда по трудно формализуемым причинам делать это каждую неделю становится лень; тогда такое подведение итогов производится сразу за несколько недель. Эти подведения итогов создают второй по степени детальности «слой» дневника. Третий «слой» составляют выписки в формате «дата — ключевое событие» (таких событий бывает не больше 2-3 в месяц), которые делаются несколько раз в год в ходе стратегического планирования, и помогают окинуть прошедшее «с высоты птичьего полета», что дает много полезных выводов для планирования будущего.

Таким образом в технологию ведения дневника заложена фильтрация информации, создание ее «многослойности». Это позволяет получать информацию требуемой степени конкретности — от общей картины развития за несколько лет до весьма детального портрета одного дня, ход которого вспомнить почему-либо оказалось важным.

Нетрудно заметить, что изложенная технология далеко не полностью реализует специфические возможности компьютерных носителей информации, недостижимые на бумаге. В планах развития системы — ее перевод на Outlook. По всей видимости, каждая запись выполненного дела будет оформляться в виде отдельной задачи, причем «время начала» и «время окончания» будут означать уже не «план», а «факт». За счет пользовательских полей, в частности задания в них не только затрат времени на задачу, но и количественных параметров ее результативности, и создания выборок по различным параметрам, необходимо будет существенно расширить возможности автоматизированной аналитики, а также использования этих данных при бюджетировании времени. Кроме того, предполагается с помощью программы Punto Switcher, позволяющей фиксировать все, набираемое с клавиатуры, создавать полный «словесный портрет» дня — для использования при необходимости уточнить содержание какого-то события, либо, возможно, для применения автоматизированных технологий контент-анализа к исследованию собственной эффективности, закономерностей развития в личной работе различных идей и направлений, и т.п.