Как выбрать эффективную программу для управления временем

Теперь следует сказать несколько слов о компьютерной поддержке управления временем. Какой софт я, как консультант в области организации времени, мог бы посоветовать своим клиентам, исходя из своих методов и подходов к тайм-менеджменту? Вообще, я довольно настороженно отношусь к программному обеспечению как средству организации личной работы – из дальнейшего будет видно, почему. Но на вопрос я все- таки попробую ответить, а мой скептицизм в отношении софта вообще и тайм- менеджерского в частности будет некоторой гарантией моей непредвзятости.

Очень часто современный компьютеризированный человек, решивший серьезно заняться своим временем, начинает с поисков подходящих программ. Позиция в корне неверная, поскольку все проблемы с организацией времени находятся исключительно в головах, и начинать их решение нужно именно оттуда. «Вот обзаведусь софтом, и тогда…» – расписка в том, что человек признает себя зависящим от софта и не способным навести порядок в своих делах без него. При таком перекладывании ответственности на программу трудно ожидать хороших результатов, и поэтому от такого подхода к тайм-менеджерскому программному обеспечению хотелось бы всячески предостеречь.

Совершенно другое дело, когда человек начал реальную работу над своим временем, над методами, с помощью которых он организует свою деятельность. Когда выработано направленное на эффективность мышление и нет опасности замаскировать программой его отсутствие, можно вооружать это мышление инструментами. При этом программа, поддерживающая управление временем, может стать весьма полезным подспорьем в работе над организацией личного труда, поскольку информационные потоки, которые обрабатывает современный человек, все более «электронизируются», и все больше дел у человека так или иначе связано с компьютером.

На какие требования к программному обеспечению я бы хотел обратить внимание человека, решившего использовать такой инструмент в своей личной работе? Исходя из того, что оптимальную систему человек может создать себе только сам, первое требование: программа должна не навязывать вам некий жестко заданный способ организации времени, а быть максимально гибким орудием в ваших руках. Когда мне задают вопрос «какую программу для тайм-менеджмента вы бы посоветовали?», я обычно отвечаю – MS Excel. В этом, конечно, есть доля шутки, но лучшая система организации личного времени «в электронном виде», которую я встречал, была действительно сделана в Excel. Ее автор, директор ресторана, прекрасно использовал возможности программы для того, чтобы сделать простую, наглядную (весьма разноцветную, надо сказать), гибкую систему планирования времени, идеально «заточенную» под его рабочий стиль. Специализированное программное обеспечение обычно менее гибко, за счет других полезных свойств, но учитывать фактор гибкости все равно необходимо.

Еще одно важное свойство, на которое стоит обратить внимание – это «картотечность», дифференцированность информации, т.е.: каждая единица информации имеет свой автономный «носитель», который можно копировать, перемещать, и т.д. Это дает значительную свободу действий при оперировании информацией.

Принцип «не увлекаться планированием» дает нам еще ряд требований. Наряду с привычными методами планирования, программное обеспечение должно давать возможность ориентироваться в большом количестве дел, не привязанных жестко к определенному времени, и вспоминать о нужном деле именно в тот момент, когда его уместнее всего сделать. Технически это в первую очередь означает возможность удобной и наглядной сортировки задач по произвольным признакам, определяемым самим пользователем, а не разработчиками. Это может быть приоритет, «контекст выполнения» («в магазине», «во время серфинга по Интернету», и т.п.), человек, с которым как-то связана задача, и т.д.

«Мышление, направленное на эффективность». Из сказанного выше видно, какое значение для выработки такого мышления играет хронометраж. Поэтому в тайм-менеджерском программном обеспечении крайне желательна возможность фиксации расходов времени на различные задачи. Кроме возможностей фиксации, естественно, желательны возможности обработки: группировки и суммирования затрат времени по каким-либо признакам за определенный период; экспорт в Excel для более серьезной обработки данных.

Теперь несколько простых пожеланий из общих соображений. Можно назвать такие свойства программы, как «самопонятность», удобство в использовании, эргономичность. Конечно, это касается любого программного обеспечения, но тайм-менеджерского – в особенности. Представьте себе революционно-прогрессивную зубную щетку с подробной инструкцией по употреблению и необходимостью перед каждой чисткой зубов проделывать десяток вспомогательных операций. Можно предположить, что, несмотря на прогрессивность этой щетки, реальная польза от нее сомнительна. Проще говоря, программа не должна помогать вам хорошо организовывать время, занимая все ваше время изучением ее самой, и тем самым отвлекая вас от менее полезных занятий. Требование очевидное, но далеко не все программы для организации личной работы ему удовлетворяют.

Можно отметить также возможность распечатки данных в желаемой форме, поскольку как правило оптимальная система организации личного времени лежит где-то посередине между электронными и бумажными носителями информации, используя преимущества тех и других.

Желательна интеграция системы с почтовым клиентом, поскольку электронная почта становится все более значимым потоком информации, на котором, к тому же, бывает достаточно удобно строить систему личной работы. Вообще, чем больше информационных потоков будет собрано «под одной крышей» и взаимоувязано, тем лучше. Это может касаться не только задач и времени, но и денег, и систем обзора информации (картотек, программ архивации данных).

Наконец, если вы ищете программное обеспечение для организации личного времени, ищите продукт с максимальной открытостью к совершенствованию. Направлений такого совершенствования может быть очень много. Например, могут пригодиться программные модули поддержки принятия решений. Открытость программы к совершенствованию можно определить, попытавшись связаться с компанией-производителем напрямую и проверив, насколько разработчики прислушиваются к запросам пользователей. Многое об открытости говорит история продукта, по которой видно, насколько быстро и гибко разработчики вносят в программу действительно необходимые вам усовершенствования. Если вам понравится характер изменения продукта от версии к версии, то можно с уверенностью предположить, что использование программы будет действительно полезным для вас и всех людей, внимательно относящихся к своей эффективности и к своему времени, то есть, в конечном итоге, - к своей жизни.

Date: 2015-11-15; view: 332; Нарушение авторских прав