Какой ежедневник выбрать

Методика планирования дня, с которой мы познакомимся в этой главе, не привязана к какому‑то конкретному органайзеру. Большинство ежедневников, продающихся в канцелярских магазинах, вполне подойдут, если их грамотно и гибко использовать.

Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит:

С обзором недели – удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; дает хороший обзор общей картины недели. При большом количестве ежедневных встреч и задач будет неудобен, если только у вас не очень мелкий почерк. Либо вы можете распечатывать отдельный бланк для планирования дня, утром перенося в него встречи из ежедневника и в течение дня фиксируя на этом бланке все возникающие задачи.

С обзором дня – удобен при большом количестве задач на день; дает возможность более детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю будет труднее, можно для этого распечатать отдельный бланк с обзором недели для планирования встреч.

В любом случае, если ваш обычный день ежедневника уже заполнен достаточно большим количеством ранее записывавшихся в него задач и встреч, лучше иметь отдельно распечатанные чистые бланки и планировать день «с нуля» на них.

Задачи, не привязанные к конкретному дню, можно планировать на специальной закладке или на стикерах, прилепляемых к страницам. Это поможет не переписывать такие задачи несколько раз из одного дня в другой. Ключевые задачи полезно вынести на отдельные стикеры или на «Стратегическую картонку».

Ежедневник должен быть красивым, эстетика в тайм‑менеджменте важна как нигде. Ведь ежедневнику вы доверяете самое дорогое и интимное – ваше время. Не пожалейте денег на хорошую кожаную обложку, дорогую ручку и т. п. Чаще используйте разные цвета, красивые закладки и т. д.

Президент торговой сети «Электрофлот» Максим Бирюлин рассказал про своего знакомого топ‑менеджера. «Он уже несколько лет пользуется четырехцветной ручкой и все задачи в ежедневнике пишет только ей. Обычные дела – синим, приоритетные – красным, делегированные «на контроль» – зеленым, неприятные и откладываемые – черным».

«Стратегическая картонка»

Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возьмите лист плотной бумаги или картона, используйте его в качестве закладки в ежедневнике. На этом листе можно:

• выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

• держать список самых актуальных на данный момент контактов;

• выписывать «темы для размышления»: не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.

Но самое полезное применение такой закладки – использовать ее как «стратегическую картонку».

Автор идеи «стратегической картонки» – Любовь Юлис, коммерческий директор компании «Comstar – Объединенные ТелеСистемы». Рецепт прост: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать о целях, и вы не утонете в текучке.

Планирование дня начинайте со взгляда на «стратегическую картонку», а не на текущие дела. Предложите завести такие же картонки вашим подчиненным и начинайте оперативные совещания с обсуждения «прогресса в движении по картонкам».

Алгоритм планирования дня

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

• «жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).

• «гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «необязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать.

• «бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).

Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня):

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

Date: 2015-11-15; view: 568; Нарушение авторских прав