Приложение 1 Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента

Дорогой читатель, еще раз вкратце напомню ключевые шаги, которые необходимо сделать для эффективного управления временем. Удачи в применении!

Отдых

Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

— Сделайте отдых в течение дня ритмичным

— Обеспечивайте максимальное переключение

— Используйте творческую лень

— Повысьте эффективность сна

— Применяйте микросон в течение рабочего дня

— Выделяйте время на «переживание момента»

2. Мотивация

Освойте методы настройки на выполнение сложных задач, для сокращения времени работы над ними.

— Используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых

— Применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке

— Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»

— Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»

— Поощряйте себя «промежуточными радостями»

— Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение

— Попробуйте календарик-пинарик

3. Целеполагание

Сформируйте личные ценности и поставте долгосрочные цели, для воплощения мечты в реальность

— Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно

— Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день в будущем»

— Определите ваши ценности с помощью мемуарника

— Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии

— Ищите ваше призвание

— Выявите 5–7 ключевых областей вашей жизни

— Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам

— Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми

4. Мотивация

Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное

— Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день

— При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры

— Заведите «стратегическую картонку» — закладку с ключевыми долгосрочными целями

— В плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи

— Делайте список гибких задач результато- и реалистично-ориентированным

— Выделяйте 2–3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них

— При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы

— Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности

— Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану

5. Планирование

Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок

— Время «фактурно», неоднородно — ловите «кайрос»

— Заведите «контекстные» разделы в ежедневнике

— Для обзора задач всеми сотрудниками используйте доски, разграфленные по «кайросам»

— Используйте технику «День — Неделя» для своевременного вспоминания о среднесрочных задачах

— Применяйте обзорные графики для планирования крупных задач и для контроля регулярных рутинных задач

— Используйте измеритель результата для прогнозирования сроков исполнения крупных задач

6. Планирование

Научитесь отсеивать лишние навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев таким образом, всегда находя время на главное

— Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»

— Приучайте окружающих к твердому «Нет»

— Используйте «здоровый пофигизм» и метод трех гвоздей»

— «Покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой

— Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль

— Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов

— Передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев

— Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых

7. Информация

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам»

— Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы

— Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ

— Настройте автофильтрацию электронной почты

— Используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День — Неделя»

— «Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса

— Заведите творческую картотеку для материализации мыслей

— Организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека

— Выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки иконтрольные лотки по методу «День — Неделя»

8. Поглотители

Используй те техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени

— Проведите сплошной учет вашего времени в течение 2–3 недель

— Сформируйте 2–3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике

— Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок

— Имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров

— Применяйте техники организации совещаний

— «Точите топор», используя для этого любые «отходы времени»

9. «ТМ-бацилла»

Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время

— Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас

— Убеждайте подчиненных в действенности тайм-менеджмента вашим личным примером

— Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами

— Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немедленно

— Используйте пилотные проекты

— Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проективный» подход к жизни

10. «ТМ-манифест»

Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами

— Помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»

— Поверьте: человек может все, если сильно этого захочет

— Вы — не «винтик». Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему

— Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь

— Помогите другим найти свои цели и ценности

— Изменить мир — возможно. Сделайте первый шаг прямо сейчас

Приложение 2 «Жестко-гибкий» алгоритм планирования дня

Планирование рабочего дня, разобранное в четвертой главе, — тема, самая простая для понимания и самая сложная с точки зрения практического применения. Разберем алгоритм планирования дня подробно, на «кейсе». Напомню этот алгоритм:

— В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

— Выделите красным 2–3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

— На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи — привязанные к точному времени.

— Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.

— Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

— План дня будет выглядеть примерно следующим образом:

«Один день из жизни»

Приветствую вас на рабочем месте российского менеджера среднего звена. В 9 утра он пришел на работу и вот с чем столкнулся:

День сегодня загруженный…

Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.

Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное количество документов, которые необходимо отправить по почте сегодня же нашим клиентам.

Основной поставщик задерживает поставки — надо ехать лично и разбираться, что к чему.

Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые указания, Васин и Иванов тормозят процесс, требуют совещания, чтобы выяснить все вопросы. Но ведь не меньше часа потратим, а то и больше!

Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет.

Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о нашей готовности! Что это значит? Понятно, что это значит…

А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать…

Нет, вряд ли получится.

И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредоточиться! Все, конечно, важно, но у меня же не три головы и не десять рук!

Так, а на какое число у меня назначена презентация??? На сегодня. А к ней надо еще подготовиться. И кстати, уточнить, куда ехать.

На столе где-то лежит недоправленная программа — надо бы ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеальный порядок…

— Да? Да, да, буду через полчаса…

Ну вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?

(Автор кейса — Мария Шарова, на момент написания — координатор дистанционных тренинговых программ компании «Организация Времени».)

Знакомая картина? Большое количество российских менеджеров и специалистов живут именно в таком хаосе задач. Любопытно: на тренингах участники часто говорят «ой как страшно, ой как похоже на реальный день, а можно ли задачи переносить с этого дня на следующие дни недели?» И в конце, после групповой работы над планом дня для этого менеджера, — «как, оказывается, все ненапряженно и исполнимо!»