Предварительное определение необходимых ресурсов

В список необходимых ресурсов должны быть включены люди (сколько, кто, когда и на какой срок), оборудование (какое, когда и на какой срок) и помещения под офис (для крупных проектов потребуются офисные помещения для руководителя проекта, его заместителя и другого персонала поддержки, который может потребоваться).

Допущения и риски

Необходимо рассмотреть допущения и риски для того чтобы обзор проекта был как можно реальнее. Задавая частные цели, проект можно представить в виде его основных компонентов.

Один из способов определения предположений и рисков - задать следующие вопросы для каждой из задач, составляющих проект:

1. Какие ресурсы необходимы для выполнения этой задачи? Какой риск связан со своевременным получением каждого из этих ресурсов?
2. Какие проблемы и задержки могут возникнуть при выполнении этой задачи?
3. Какое влияние окажут задержки на бюджет, а также на общий график работ по проекту и план?
4. Какие сверхнормативные затраты времени, средств и труда сотрудников потребуются для завершения этого проекта?
5. Какие предположения можно сделать для устранения последствий задержек, чтобы выполнить данную задачу в срок и в рамках выделенных средств?

Пример

Составления обзора проекта «Планирование профессиональной конференции»

Описание ситуации:

Принятие решения о проведении конференции

На зимней сессии Международной программы по управлению проектами было решено, что ежегодная конференция организации пройдет в начале осени текущего года. Как и в прошлом году, на проект был выделен бюджет в размере $50,000 и персонал из четырех человек. Прошлогодняя конференция вызвала разочарование: количество участников падало третий год подряд. Для конференции, которая пройдет в этом году, была поставлена цель: приостановить уменьшение числа участников и получить чистую прибыль в размере $25000.

После составления обзора проекта, необходимо заполнить ко Определенные споры возникли относительно кандидатуры председателя конференции. В прошлый раз Вы выразили заинтересованность в продвижении по служебной лестнице и занятии руководящей должности в РРМ. Бранд Кеннеди, исполнительный директор, знал о Вашей заинтересованности. Он высказал уверенность в том, что Ваш опыт и организаторские навыки позволят Вам успешно провести конференцию и предложил Ваше имя. Поскольку других кандидатур не было, эта работа была поручена Вам.

В табл. 1 представлен обзор проекта планирования конференции РРМ. Первый шаг в планировании проекта проведения конференции состоит в записи идеи на бумаге. Формулировка проблемы/возможности - это только отражение состояния дел в РРМ. Выживание этой организации зависит от решения проблемы уменьшения количества ее членов и сокращения числа участников конференции - это основная цель. При более детальном рассмотрении можно выделить три отдельные частные цели, которые имеют прямое отношение к ежегодной конференции и косвенное отношение к формулировке проблемы/возможности. Дополнительно следует отметить, что существует ряд других частных целей, связанных с этой проблемой и не имеющих никакого отношения к ежегодной конференции. Было определено четыре показателя успеха проекта. Отметим, что они также имеют прямое отношение к формулировке проблемы/возможности. Наконец, было сделано два предположения. Эти предположения весьма важны для решения проблемы, поскольку без установления причинной связи между качественной конференцией и членством проект не позволит продвинуться в решении проблемы.

Табл. 1 Обзор проекта планирования конференции РРМ

2. Стадия «План проекта»

Отчетная документация: СРРЗ, блок-схема проекта, критический путь, техническое задание

Документ, содержащий обзор проекта, составлен. Он был проанализирован и пересмотрен с участием профессионалов и/или экспертов, а затем подан на рассмотрение высшего руководства организации. Далее начинается стадия непосредственного планирования.