Визитная карточка менеджера

Сегодня наличием визитной карточкой никого не удивишь. Но если при передаче карточки загнуть угол и сделать лаконичную надпись, то тем самым заявляется о цели визита: благодарность, осведомление по поводу здоровья, выражение соболезнования. Еще недавно это было общеизвестно, так как визитные карточки были неотъемлемой частью светского этикета.

Визитная карточка – своеобразная витрина полиграфического искусства, где присутствуют свои шедевры, каноны и запреты.

В наше время визитка стала естественной частью бизнеса, это своего рода информационно‑рекламная вещь и составляющая имиджа. Причем составляющая одновременно и недорогая, и весьма эффективная.

Визитка – это полиграфическая карточка из качественного полукартона с краткой информацией о ее владельце.

Возникло понятие визитной карточки от франц. «visit» – встреча, визит. Это был своеобразный документ для представления прибывшего; карточка с его именем и титулом, которая вначале называлась «визитным билетом».

Предполагается, что первые визитные карточки появились в XVI – XVII вв. Карточки, как правило, содержали герб и титул владельца. Первые карточки в Европе, по мнению историков, принадлежали гражданам Венеции и Флоренции. Их визитки были похожи на крупные игральные карты с закругленными уголками. Популярны были визитки во Франции во времена Людовика XIV, где стали репрезентативным аксессуаром, представляя своих хозяев во всем блеске аристократического положения.

Некоторые исследователи считают, что визитная карточка впервые появилась в Китае, причем намного раньше, чем в Европе, в III веке н.э. Китайским чиновникам специальным указом императора вменялось в обязанность иметь визитные карточки на красной официальной бумаге. Все должно было быть в «китайском стиле»: фамилия, имя и должность.

В России визитки появились при Екатерине II. Постепенно вычурность, изобилие растительных орнаментов и многочисленные завитки сменилось предельной лаконичностью.

После революции 1917 года в России визитные карточки были объявлены «буржуазным пережитком» и исчезли из обихода. И лишь к середине ХХ века визитка в СССР стала постепенно возрождаться. Но полноправным атрибутом деловых отношений она стала лишь после официального признания частного предпринимательства, то есть к концу 1980‑х гг.

Существует несколько видов визитных карточек. Но протокол и этикет выделяют три основных: личная, деловая, корпоративная.

Личная визитка содержит фамилию, имя и отчество владельца. Должность, адрес и даже телефон в ней могут не сообщаться. Этот вид визитки характеризуется достаточно свободным стилем исполнения.

Деловая визитная карточка. В ней указывается не только фамилия, имя, отчество и телефон владельца, но и его должность, название и реквизиты фирмы. Обязательно используется логотип, фирменный стиль, принятый для визиток дизайн.

Корпоративная карточка. Она представляет фирму, а не личность, поэтому не содержит фамилий. Кроме фирменного логотипа, реквизитов, она может содержать лаконичную информацию о деятельности, перечне услуг, схему местонахождения, адрес веб‑страницы. Такая визитка носит рекламный характер. Она используется в основном в работе с клиентами. Корпоративная визитка может исполняться в виде книжки.

Цель корпоративной визитки состоит в том, чтобы человек на ее основе мог составить общее представление о фирме: где находится офис, как туда добраться, чем фирма занимается и др. Формат такой визитной карточки обычно больше, чем личной или деловой (оптимальный размер – 105 х 75 мм).

В современном деловом мире визитная карточка выполняет следующие функции: представительскую, рекламную, напоминающую.

Представительская функция означает сообщение некоторой первоначальной информации о человеке: фамилия, имя, отчество, место работы и должность.

Рекламная функция связана с содержанием в информации на визитке данных о социальном статусе (например, занимаемый пост) владельца, а также имеющихся у него почетных званиях, титулах, ученых степенях и т.д. Иными словами, карточка сообщает о важных заслугах или достижениях человека.

Напоминающая функция; оставшись у делового партнера или знакомого, визитка молчаливо напоминает ему о своем владельце. Кроме того, можно без предварительной договоренности заехать с визитом в офис партнера, зная заведомо о его отсутствии. Секретарю или помощнику оставляется визитка, которая не только сообщает партнеру о несостоявшейся встрече, но и напоминает о возможных обязательствах либо незавершенных делах.

Кроме указанных, визитная карточка может использоваться и для таких функций, как поздравления, выражения благодарности или соболезнования, прощания, представления, приглашения на прием, сообщения о перемене места адреса, работы или места жительства.

С этой целью в международной практике общения принято делать соответствующие надписи. Эти надписи, как принято международным деловым этикетом, означают стандартные сокращения французских слов. Надпись делается от руки карандашом в левом нижнем углу визитной карточки. Ниже предложены варианты использования дополнительных функций визитки и соответствующие им надписи.

Поздравления. P.F. (pour feter) – чтобы поздравить. Если партнер первым поздравил с Новым годом, то его следует поблагодарить и в свою очередь поздравить: P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An) – ответное поздравление с Новым годом.

Можно вложить визитную карточку в конверт с поздравительной открыткой или запиской. В этом случае надпись‑аббревиатура на карточке не требуется. Но возможна более конкретная поздравительная надпись в несколько слов, обычно в третьем лице, например: «… поздравляет с юбилеем».

Визитная карточка с надписью из нескольких слов или без надписи может прилагаться и к букету цветов. Букет может быть направлен как по случаю, так и без него.

Выражение благодарности. Р.R. (pour remercien) – чтобы поблагодарить; надпись на визитке делается в знак благодарности за поздравления или соболезнования, за подарки, сувениры, небольшие услуги. Такая реакция должна быть оперативной: в течение суток посылается ответная визитная карточка с надписью.

Выражение соболезнования. Р.С. (pour condoleances) – чтобы выразить соболезнование. Такая карточка посылается в случае смерти делового партнера или знакомого.

Прощание. С помощью визитки можно попрощаться, отбывая на длительный срок. Для давних знакомых надпись делается следующей: Р.Р.С. (pour prendre conge) – чтобы попрощаться. При длительном расставании с недавним знакомым надпись на посланной ему карточке может быть такой: Р.F.С. (pour feire connaissance) – в честь прекрасного знакомства.

Представление. При желании быть заочно представленным кому‑либо можно послать две визитных карточки: свою и общего знакомого человека. Последний в этом случае как бы заочно знакомит, представляет. На его визитке делается надпись: Р.Р. (pour presenter) – чтобы представить. На своей карточке никаких надписей не делается.

В ответ лицо, которому человека представили, может прислать карточку с надписью: Р.F.С. (pour faure connaissance) – чтобы выразить удовлетворение знакомством. Причем сделать это можно как после заочного, так и после очного знакомства.

Приглашение на прием. Для приглашения на неофициальный, дружеский прием на визитной карточке вверху пишется фамилия, имя и отчество приглашаемого лица, а внизу карточки указывается место и время приема.

Перемена адреса. В этом случае посылается две визитных карточки: старая и новая (с новым адресом и реквизитами). Нельзя вносить исправления в старые визитки (при перемене адреса, телефона, фамилии), т.к. в деловом мире это считается признаком дурного тона – надо делать новую визитку.

Как было сказано выше, за свою историю визитная карточка претерпела значительные изменения своего вида. Сегодня сложились вполне определенные правила оформления визитных карточек:

1. Формат визитной карточки. Это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества. Стандартный размер для мужчин 90 х 50 мм, для женщин возможно 80 х 40 мм (визитная карточки молодой девушки может быть еще меньше – 70 х 35 мм). Интересно, что в разных странах могут быть и другие варианты (например, в Великобритании формат визитных карточек женщин больше, чем у мужчин).

Унификация формата визитных карточек связана с появлением специальных блокнотов для их хранения. Карточку нестандартной формы в этом случае придется подгибать или подрезать, что создает определенные неудобства.

2. Шрифт визитной карточки. Он должен быть легко читаемым. Фамилия, как правило, выделяется полужирным шрифтом слегка большего размера. Для деловой визитной карточки желательно использовать три вида шрифта разного размера. Не следует использовать сложные курсивные готические или декоративные шрифты, которые затрудняют прочтение (это особенно актуально, если у владельца редкая или труднопроизносимая фамилия либо карточка выполнена на иностранном языке).

3. Цвет карточки. Классический деловой вариант – черный (синий) текст на белом фоне. В тексте карточки допускается использовать не более двух цветов. Полукартон может быть слегка тонирован. Ламинированная поверхность нежелательна (она может отражать свет и затруднять прочтение), но допустима с одной стороны, чтобы на другой при желании можно было сделать какую‑либо пометку‑напоминание.

Неудачной считается деловая визитка темного тона со светлым шрифтом, слишком яркая, многоцветная, хотя в качестве личной она и допустима.

4. Сведения на визитной карточке. Она должна содержать фамилию, имя и отчество (в российской традиции), место работы и должность владельца. Должность должна быть как можно более информативной, т.е. отражать сферу полномочий. Например, заместитель директора по маркетингу. По желанию владельца можно указать его почетные и научные звания, титулы, ученые степени и т.д. В карточке обязательно должны быть контактные данные, прежде всего телефоны. Могут быть указаны факс, почтовый и электронный адрес. Здесь важно соблюдать меру, не перегружая карточку большим количество сведений.

Признаком хорошего тона считается лаконичная визитная карточка.

На деловой карточке не рекомендуется указывать домашний телефон. Это допустимо лишь для людей творческих профессий, которые много времени работают дома: писатели, художники, преподаватели. Считается, что по деловым вопросам звонить домой можно лишь в случае чрезвычайных обстоятельств.

Текст визитки должен быть напечатан только на одной стороне. Оборотная сторона может быть использована для каких‑либо уточняющих записей от руки. Поэтому при работе с иностранными партнерами следует выполнить отдельные визитные карточки на разных языках. Исключение составляют корпоративные визитки, в которых на оборотной стороне может быть указана схема расположения фирмы, подробная информация о товарах или предоставляемых услугах.

5. Знаки и фотографии на визитке. На служебной карточке уместно поместить эмблему, фирменный знак или логотип организации. Государственные служащие могут использовать изображение герба страны, муниципальные работники – герб города.

Фото владельца на визитной карточке в сфере бизнеса и менеджмента недопустимо. Это возможно для некоторых специальных профессий, либо для личной, а не деловой карточки.

6. Художественное оформление визитки. Оно должно быть простым и лаконичным. Необходимо обыграть расположение текста и свободных зон. Текст может быть выровнен по центру, левому или по правому краю. Деловая карточка в рамке не рекомендуются. Текст может быть разделен на зоны подчеркиванием (после названия организации, перед номерами телефонов, разделение текста и эмблемы и т.д.).

7. Центральное звено визитки. Им может быть фирменный знак, фамилия владельца либо название фирмы. Это зависит от вида карточки и ее основной цели. Центральное звено должно доминировать за счет цвета, размера или места расположения.

Хочется подчеркнуть значимость дизайна и исполнения при оформлении визитной карточки. Люди, глядя на визитку, судят о ее владельце. Поэтому к разработке, эстетическим и полиграфическим достоинствам визитки следует подходить очень серьезно.

Хорошее впечатление производит не «богатая» визитка со сложной полиграфией, а тонкий вкус дизайна и исполнения, а также соответствие качества и стиля оформления визитной карточки имиджу и социальному статусу хозяина.

В деловом мире сложились определенные правила вручения визитных карточек. Чаще всего визитки вручаются лично, однако возможна передача визиток через третьих лиц, посыльных и отправка по почте. При первой встрече деловых партнеров обмен визитками обязателен.

При личном вручении визиток необходимо придерживаться принципа первоочередности. Первым вручает визитку тот, чей служебный статус ниже, или человек менее известный, имеющий меньше заслуг, более молодой. При служебном равенстве мужчина вручает визитку женщине. Если партнеры одного пола и равны по статусу и возрасту, первым карточку вручает тот, кто более заинтересован в знакомстве.

При официальных визитах и служебном равенстве партнеров первым вручает визитку гость. При зарубежных визитах первой вручает визитки принимающая сторона. Согласно протокольным требованиям МИДа визитками при встрече обмениваются не сразу. Сначала ведется светская беседа, затем следует обмен визитками, который означает переход к деловой части встречи.

Вручать визитку следует правой рукой, называя при этом свою фамилию. Карточка при этом должна быть повернута так, чтобы принимающий мог сразу ее прочитать. Сопровождается вручение мягким кивком головы.

Принимают визитку правой рукой и читают. Если же в ней что‑то непонятно (фамилия или название фирмы), сразу же уточняют у владельца. Пометки при прочтении не делаются. Если необходимость в какой‑то записи возникла, то лучше попросить сделать это владельца.

Во время переговоров принятые визитные карточки следует положить на столе перед собой соответственно рассадке партнеров.

При первом посещении какой‑либо фирмы визитную карточку в офисе можно вручить секретарю или помощнику для последующей передачи ее соответствующему должностному лицу.

Визитки могут быть вручены и заочно, для этого направляется курьер, секретарь или шофер.

Обмен визитными карточками при деловых отношениях стал нормой, признаком хорошего тона. Визитная карточка создает первое впечатление о новом знакомом. Стильная, не бросающаяся в глаза показной роскошью, функциональная и эстетичная, она может выгодно подчеркнуть достоинства своего владельца в любом обществе.

Date: 2015-10-19; view: 513; Нарушение авторских прав