Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO