Нет нужды упускать идеи, касающиеся определенного проекта, предмета или темы

Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся сведения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более обширные объемы тематического материала. У большинства профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление заметок к пунктам списка, организация цифровой информации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.

Прикрепленные заметки. Большинство организационных программ позволяют прикрепить электронную «заметку» к списку или календарю. Если вы храните список проектов на компьютере, то можете перейти к проекту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему «заметку» в цифровом формате и впечатать туда идею – это прекрасный способ фиксации проектного мышления «на обратной стороне конверта». Если ваш список проектов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклеящийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана проблема. В любом случае не забывайте взглянуть на прикрепленные данные, когда будете просматривать проект, чтобы с пользой задействовать информацию.

Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по проектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка «@Действия»: например, заведите список под названием «@Проекты»). Если вы еще не завели более подробной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользуется программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети[10]. Имеет смысл ознакомиться с базами данных некоторых других типов, присутствующих на рынке, – даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомиться с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложения, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фиксирования идей «на обороте конверта».

Традиционные папки. Наличие отдельной папки, посвященной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный подход не отличается высокой степенью автоматизации, но тем не менее является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую систему сортировки – заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.

Страницы в блокнотах. Существенное преимущество бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот среднего формата, в начале которого был расположен список проектов, а в конце – перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.

Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с периодичностью, соответствующей природе проекта.

Советую сразу же избавиться от массы заметок, которые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не «застаивалась». Я обнаружил, что фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, поскольку они помогают мыслительному процессу, а отнюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задерживались в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.