Способы классификации проектов

В некоторых ситуациях бывает разумно разделить список проектов на категории. Рассмотрим их по очереди.

Проекты частного и профессионального характера. Некоторые люди предпочитают делить проекты на частные и профессиональные. Если вы принадлежите к их числу, имейте в виду, что список «Частные проекты» следует просматривать так же регулярно, как и список «Профессиональные проекты», а не оставлять на выходные. Многие действия в рамках проектов частного характера нужно будет выполнять по рабочим дням, как и все остальные задачи. К тому же часто именно аспекты личной жизни, оставленные без внимания, оказывают на людей наибольшее давление.

Делегированные проекты. Занимая должность руководящего работника или начальника, вы, вероятно, непосредственно отвечаете за несколько проектов, над выполнением которых трудятся ваши подчиненные. Хотя вы, несомненно, можете поместить эти проекты в свой список «Ожидания», возможно, имеет смысл создать перечень «Делегированные проекты», чтобы следить за их выполнением: тогда ваша задача сведется к тому, чтобы просто просматривать список с периодичностью, позволяющей убедиться, что работа в рамках проекта продвигается надлежащим образом.

Отдельные типы проектов. В некоторых случаях несколько однотипных проектов иногда бывает полезно сгруппировать в подсписок «Проекты». Например, у меня есть отдельная категория под названием «Проекты для осуществления» – хронологический перечень всех предстоящих семинаров, тренингов и консультационных встреч, которые я должен провести. Эти мероприятия являются «проектами», как и все остальные дела, поскольку я должен постоянно проверять, все ли идет своим чередом, до момента их завершения. Но я считаю, что полезно заносить их в отдельный список в той последовательности, в которой они появляются в календаре, отдельно от других проектов.

Если вы агент по продаже недвижимости, предоставляете консультационные услуги или разрабатываете предложения для сравнительно небольшого числа потенциальных клиентов в какой‑либо области, то вам, вероятно, полезно будет собрать в один перечень все «текущие отношения с покупателями». Это может быть отдельный список в вашем блокноте под названием «Разработка проектов по работе с клиентами», или, если у вас уже есть папка для каждого текущего проекта, достаточно будет просто уложить их в один лоток на рабочем столе. Помните о главном: данный подход сработает только в том случае, если вы собрали воедино абсолютно все проблемы, требующие от вас активных действий, и регулярно просматриваете их перечень наряду с остальными проектами.

Как быть с подпроектами?

У некоторых из проектов могут быть существенные подпроекты, каждый из которых теоретически можно рассматривать как отдельный проект. К примеру, если вы переезжаете в новый дом и обновляете или меняете изрядную часть своего имущества, то у вас может появиться список проблем, предполагающих активные шаги: «довести до ума ландшафт», «поменять проводку в подвале» и т. д., и все они могут считаться отдельными проектами. Вы записываете все эти замыслы в список как один проект (скажем, «закончить обновление дома») или выписываете каждый подпроект в отдельную строку?

На самом деле это не имеет значения, если вы просматриваете все компоненты проекта достаточно часто для того, чтобы поддерживать высокую производительность. Не существует внешнего инструмента или формата организации, идеально подходящего для сортировки всех проектов в горизонтальной (вдоль) и вертикальной (сверху вниз) плоскостях; в любом случае нужно помнить обо всей совокупности проектов в целом (одно из средств – еженедельный обзор). Если вы вносите в список только крупные проекты, имеет смысл составить список подпроектов и/или проектный план в рамках сопутствующего материала, который можно просматривать во время реализации основного замысла. Я посоветовал бы применять данный подход, когда значимые составляющие проекта зависят от первоочередных действий. В этом случае некоторые подпроекты могут не предполагать первоочередных шагов, поскольку они «ожидают» других событий, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Например, вы не сможете начать проект «Обновление кухни», пока не поменяете проводку в подвале. Впрочем, вы можете заниматься «доведением ландшафта до ума» независимо от вышеупомянутых подпроектов. Таким образом, следующие действия в рамках задач «смена проводки в подвале» и «планирование ландшафта» будут постоянно определены.

Пусть вас особо не волнует вопрос, какой подход наилучший. Я бы посоветовал поместить крупные проекты в список проектов, а их составляющие отнести к сопутствующим материалам, обеспечив их регулярный пересмотр в ходе еженедельного обзора. Если вы сомневаетесь в эффективности данного подхода, попытайтесь включить активные и независимые подпроекты в главный список в качестве отдельных позиций.

Вы можете сортировать проекты и подпроекты по собственному усмотрению; главное – знать, где найти все текущие составляющие.

Не существует идеальной системы отслеживания проектов и подпроектов одинаковым способом. Вы должны лишь помнить о существовании проектов и, если они подразделяются на составляющие, знать, где найти напоминания о них.