Вы удивитесь, как много двухминутных действий можно совершить даже в рамках самых важных проектов

Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий – их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что‑то предпринимаете и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Например, если вы собираетесь заменить баллон с чернилами в своей любимой гелевой ручке и обнаруживаете, что кончились баллоны, тогда придется определить следующий шаг в рамках данной задачи («покупка баллонов в магазине») и совершить, передать или отложить данное действие.

Придерживайтесь правила двух минут – и вы увидите, насколько больше успеете сделать в процессе чистки входящего материала. Многих удивляет обилие двухминутных действий, которые можно совершить даже в рамках самых важных проектов.

Позвольте поделиться с вами еще одним наблюдением, касающимся правила двух минут, а точнее – набора электронных сообщений. Если ваша рабочая среда предполагает получение больших объемов электронной почты, то вы сможете существенно увеличить производительность, если повысите скорость набора текста и будете пользоваться сокращенными клавиатурными командами как в операционной системе, так и в программе обработки почты. Слишком многие специалисты по‑прежнему выискивают буквы на клавиатуре и пытаются эксплуатировать мышку. Можно увеличить темп выполнения работ, если совместить правило двух минут с усовершенствованными навыками владения компьютером. Я обнаружил, что многие руководители сопротивляются не технологическому прогрессу, а собственной клавиатуре!

Дать задание кому‑то другому. Если для выполнения следующего действия требуется более двух минут, спросите себя: «А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной проблемы?» Если это не так, то задание можно передать надлежащему субъекту в системном формате.

Передача проблемы не всегда предполагает движение сверху вниз. Вы можете решить: «Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами», или «Мой начальник должен взглянуть на это», или «Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу».

«Системный формат» может предполагать одно из следующих действий:

• переслать электронное сообщение соответствующему лицу;

• написать записку и отправить ее адресату с внутренней почтой;

• оставить голосовое сообщение;

• добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком;

• поговорить с ним или с ней непосредственно: лично или по телефону.

Хотя все перечисленные варианты могут подействовать, я посоветовал бы эксплуатировать их именно в указанном порядке: сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, адресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому‑то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в случае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также может быть эффективным средством, и многие специалисты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всегда совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловлена деликатностью или подробным рассмотрением вопроса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный вариант – отодвинуть на второй план все дела и заняться непосредственным обсуждением проблемы. Это можно сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, – не позволяет следить за ходом диалога.

Но помните: если вы передаете действие кому‑то другому и вам небезразличен результат, то придется следить за процессом передачи. По мере того как я буду знакомить вас со следующей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка «Ожидания».

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем отслеживать, в блокнот или вкладывайте в папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам; можете также составить перечень в категории «Ожидания» на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги – «Жду ответа от Боба» – и положите его в стопку «Подвешенные», возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.

Что если мяч уже на чужой половине поля? В описанном выше примере с ожиданием формы К‑1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем‑то другим. В подобных ситуациях часто требуется отследить действие как делегированную задачу или как «ожидание». На листке, где написано «Подсчет налогов», нужно написать что‑то вроде «Жду форму К‑1 из компании Acme Trust» и поместить его в стопку «Подвешенные».

Важно датировать все документы, которые вы передаете другим. Среди всех категорий, входящих в систему, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации («Но я звонил и заказал этот материал к 12 марта»), стоит завести постоянную привычку отслеживать эту группу.

Отложить дело. Большинство первоочередных шагов, которые будут намечены для решения проблем, накопившихся в корзине, придется предпринимать вам самим, и для этого потребуется больше двух минут. Звонок клиенту; электронное сообщение, над которым нужно немного подумать и разослать рабочей группе; подарок, который вы хотите купить для брата в магазине канцелярских товаров; программа, которую нужно загрузить из сети и протестировать; беседа с супругом о вложении, которое, на ваш взгляд, имеет смысл, – все эти дела подходят под описание.

Эти действия нужно где‑то записать, а затем упорядочить в соответствующие категории, чтобы можно было в случае надобности получить к ним доступ. А пока что, не раздумывая, наклеивайте на каждый документ в корзине самоклеящиеся листки с названием действия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных «подвешенных» дел.

Оставшиеся «подвешенные» проблемы

Внимательно следуя указаниям, изложенным в данной главе, вы выбросите массу предметов, рассортируете изрядное количество материала, совершите многочисленные действия, занимающие не более двух минут, и передадите определенное число документов другим людям. Образовавшаяся стопка документов потребует от вас выполнения определенных шагов, которые по‑прежнему нужно предпринять – вскоре, когда‑нибудь или в конкретный день, – и напоминаний о действиях, которых вы ожидаете от других людей. Категория «подвешенных» дел состоит из действий, которые вы кому‑то передали или отложили на более позднее время. Это дела, которые нужно каким‑то образом упорядочить в вашу индивидуальную систему: данная процедура пошагово раскрыта в следующей главе.

Date: 2015-10-18; view: 395; Нарушение авторских прав