Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь – из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует «только раз обращаться к каждому делу», хотя концепция одноразового обращения к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: «Когда в первый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину».

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: «Каковы дальнейшие действия?»

Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд в этом нет ничего сложного (и так оно и есть), но вам придется хорошенько подумать. По большей части первоочередные шаги не будут очевидными – их придется определять.

Я похож на москита в палаточном городке нудистов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать.

Стивен Бейн

Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому‑то позвонить? Нужно заполнить какую‑то форму? Найти информацию в электронной сети? Купить что‑то в магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое‑то действие, то его характер определит дальнейшие варианты поведения. Но что делать, если, на ваш взгляд, «эта проблема не требует никаких активных действий»?

А если никакие действия не нужны?

Скорее всего, часть содержимого корзины не будет предполагать никаких активных действий с вашей стороны. К данной категории материала относятся три типа предметов:

• мусор;

• материал, который следует отложить на какое‑то время;

• материал, который нужно взять на заметку на будущее.

Мусор

Если вы следовали моим указаниям, то наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Также, скорее всего, клали в корзину предметы, которые больше не понадобятся. Так что не удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора в процессе обработки рутины.

Обработка всего накопившегося материала позволит четко уяснить, что нужно и чего не следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электронных сообщений, на которые вовсе не собирался отвечать. Он сказал, что применение моей методики заставило его «сесть на диету»: он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные дела оставлять в своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, перед вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять материал для последующего обращения? Для меня есть два возможных варианта ответа:

• если сомневаетесь, выбросьте материал на помойку;

• если сомневаетесь, оставьте материал у себя.

Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нужно просто доверять своей интуиции и реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывают страх перед процессом в целом, поскольку их системы никогда не работали надлежащим образом и не имели четких границ. Если вы проведете четкое различие между справочной информацией, ресурсами и материалом, который требует выполнения активных действий, и если ваша система хранения ссылочных данных проста и функциональна, вы сможете без труда поместить в нее все проблемы, с которыми в состоянии справиться. Поскольку не требуется применения никаких активных действий, проблема сводится к наличию физического пространства и ресурсов.

Специалисты в сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш секретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным типам документации. Я предлагаю четко уяснить различие между материалами, которые требуют от вас активных действий, и всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий не требуется, перед вами открывается множество вариантов.