Проблемы сбора информации

На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем:

• у вас накопилось гораздо больше материала, чем может поместиться в одну корзину;

• вы можете сразу перескочить на этап чистки и упорядочения материала;

• определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена;

• возможно, есть какие‑то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.

Что делать, если предмет слишком велик для корзины? Если вы не можете физически уложить предмет в корзину, напишите записку на листке бумаги размером с конверт, который будет представлять данную проблему. Например, если перед дверью вашего офиса висит плакат или другое произведение искусства, просто напишите «картина за дверью» на маленьком листке бумаги и бросьте его в корзину «Входящие».

Не забудьте поставить на листке дату. Это даст сразу несколько преимуществ. Если в вашей организационной системе будут храниться листки бумаги, посвященные другим проблемам, вы будете знать, когда написана записка. Вообще датировать заметки – очень полезная привычка: имеет смысл датировать указания для вашего помощника на самоклеящихся листках, переписанные в блокнот голосовые сообщения и заметки, сделанные во время телефонного разговора с клиентом. Три процента вашего времени, которые уйдут на расстановку дат, принесут небывалую отдачу, и вы поймете, что эту привычку имеет смысл развивать.

Что, если стопка материалов слишком велика для корзины? Если вы такой же человек, как и 98 % моих клиентов, то в результате первичного накопления информации соберете гораздо больше материалов, чем можно уместить в корзине «Входящие». Если именно так и происходит, просто складывайте материалы вокруг корзины, а возможно, и на полу под ней. Полностью избавиться от этих стопок вам удастся лишь по мере обработки и упорядочения материала. Ну а пока что убедитесь, что стопки «исходных материалов» визуально отличаются от всего остального.

Если очевидно, что место какого‑то предмета – в мусорном баке, сразу выбросьте его. Для некоторых из моих клиентов первоочередное избавление от мусора заключалось именно в чистке ящиков рабочего стола!

Если вы не знаете, что представляет собой предмет и стоит ли оставлять его у себя, не стесняясь, кладите его в корзину «Входящие». Можно будет принять решение позже, на этапе обработки корзины. Чего не надо делать, так это позволять себе погрязнуть в проблемах, пытаясь принять решение о том и о сем. Все равно придется заняться этим позже, если материал уже помечен как «исходный», а решения легче принимать в режиме обработки информации. Основная цель сбора информации – как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим образом «окопаться и наметить линию фронта».

Остерегайтесь вируса чистки и упорядочения. Многие люди заражаются этим вирусом, занимаясь сбором различной информации в офисе и дома. Если это случилось с вами, то это нормально, при условии, что вы располагаете запасом времени, необходимым для того, чтобы осуществить всю процедуру (например, у вас впереди целая неделя). Иначе вам придется разбивать процесс на части и осуществлять их как отдельные проекты или действия, о которых в вашей системе будут храниться напоминания примерно следующего содержания: «Расчистить шкаф с четырьмя ящиками» или «Убрать в подсобке».

Чего вам точно не захочется сделать, так это запутаться в лабиринте незавершенных задач и утратить способность к полномасштабному управлению рабочим процессом. Возможно, процесс займет больше времени, чем вы думаете, но слишком уж велико желание сразу добраться до золотой жилы, покончить с рутинными проблемами и наладить систему как можно скорее.

Как быть с делами, уже записанными в списках и блокнотах? Возможно, у вас уже есть какие‑то списки и система организации. Но если вы не полностью знакомы с данной моделью управления рабочим процессом и не пользовались ею раньше, то я рекомендую вам отнестись к своим спискам как ко всем остальным исходным материалам, требующим дальнейшей обработки. Вы ведь хотите, чтобы система была согласованной, а для этого необходимо оценивать все с одинаковых позиций.

«Только бы не забыть об этом снова!» Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на какой‑то клочок бумаги или документ и восклицает: «О боже! Я совсем забыл! Я должен этим заняться!» Это может быть факс, напоминающий о том, что нужно было кому‑то перезвонить два дня назад, или заметки с совещания, где говорится о каких‑то действиях, сроки выполнения которых истекли несколько недель назад. Человек не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем.

Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит заниматься, до того как закончите первый этап процедуры. Если ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бойтесь и положите документ в стопку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стопкой, так что никуда он не денется.

Если не удается решить проблему сразу, а напоминание о ней обязательно должно находиться под рукой, создайте поблизости стопку «особо важных дел». Это не лучшее, но приемлемое решение. Помните, что внутреннее беспокойство возрастет, когда все проблемы всплывут на поверхность. Поддерживайте внутреннее равновесие любыми доступными способами.