Обработка задач

Пошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, вероятно, является самым важным уроком, который я преподал практически всем, с кем занимался. Когда мы с главой крупного отдела международной корпорации закончили обработку всех ее незавершенных дел, она заметила, что раньше благодаря своему верному календарю ей удавалось спокойно решать, какие встречи посещать, и все же она никогда не ощущала такого облегчения при мысли о всевозможных аспектах работы, которые мы вместе прояснили. Действия и сведения, о которых раньше ей нужно было напоминать, теперь были упорядочены в надежную и конкретную систему.

О чем вы должны себя спросить (и что должны ответить), если речь идет о конкретном голосовом или электронном сообщении, служебном письме или собственной идее, которая приходит вам в голову? В этом вопросе отражен элемент управления деятельностью, который составляет основу личной организованности. Многие люди пытаются самоорганизоваться, но совершают ошибку, оставляя за собой груду незавершенной «рутины». Вы не можете организовать входящую информацию – вы можете только собрать ее воедино и обработать. Вы организуете не информацию, а действия, которые решили предпринять, исходя из поставленных целей. Взгляните на схему рабочего процесса. Весь процесс – этапы обработки – представляет собой основной «ствол» дерева решений (на схеме обозначен красным).

В последующих главах я подробнейшим образом опишу каждую стадию процесса, но на данный момент я предлагаю вам взять какой‑нибудь список задач или стопку бумаг из корзины и провести вместе со мной краткий обзор некоторых аспектов.

Что это такое?

Это не глупый вопрос. Мы говорили о «рутине». И мы говорили о корзинах для сбора информации. Но мы не говорили о том, что такое «рутина» и как с ней поступать. Например, многие проблемы, которые выходят за пределы систем личной организации, – это бесформенные задачи, полученные от правительства или компании, но действительно ли нам следует предпринимать что‑то для их разрешения? Я раскопал в стопках бумаг и ящиках столов массу сообщений, которые попали туда, потому что клиент не удосужился потратить несколько секунд и выяснить, в чем, собственно говоря, суть документа или объявления.

С этим нужно что‑то делать сейчас?

Возможных ответов два: «да» и «нет».

Если ответ «нет», то существует три возможных варианта:

1. Это мусор, который больше не понадобится (выбросить).

2. Сейчас не нужно ничего предпринимать, но позднее, возможно, придется выполнить какие‑то действия (придержать).

3. Предмет представляет потенциально полезную информацию, которая может пригодиться в будущем (пометить).

Эти три категории проблем можно решить (мы обсудим их в одной из последующих глав). А пока замечу, что вам понадобятся мусорная корзина и кнопка «уничтожить», памятная книжка или календарь для придержанного материала, а также надежная система для хранения помеченной информации.

Проблема предполагает какие‑то действия. Речь идет о проблемах, для которых ответ на вопрос «Стоит ли что‑то предпринимать?» – «да», то есть о «рутине», которая требует каких‑то активных шагов. Классические примеры весьма разнообразны: от электронного сообщения с просьбой об участии в корпоративном проекте в такие‑то дни до заметок, сделанных во время личной беседы с вице‑президентом группы о крупном новом проекте, который требует привлечения независимого консультанта.

Для каждой из таких проблем следует дать ответы на два вопроса:

1. Какой результат требуется получить или какой проект требуется выполнить?

2. Какие первоочередные действия необходимо предпринять?

Если речь идет о проекте, вам следует записать формулировку результата в списке «Проекты». Это будет «колышек», напоминающий вам о незамкнутом цикле. Еженедельный пересмотр списка (об этом дальше) покажет, что эта проблема по‑прежнему не решена. Она будет сохранять актуальность и важность в вашей системе управления деятельностью, пока не будет решена или устранена.

Для того чтобы делать дела, особых усилий не требуется: труднее всего решить, что делать.

Элберт Хаббард

Каковы дальнейшие действия?

Это критический вопрос, касающийся любой собранной вами информации; если вы ответите на него правильно, то у вас появится ключевая существенная задача, требующая организации. «Следующее действие» – это следующий физический, ощутимый шаг, который нужно сделать, чтобы продвинуться в направлении завершения текущей задачи.

Некоторые примеры следующих действий:

• позвонить Фреду, чтобы узнать телефонный номер хозяев гаража, который он посоветовал купить;

• набросать идеи, которые можно было бы включить в повестку собрания бюджетного комитета;

• обсудить с Анжелой систему регистрации документов, которую нужно установить;

• исследовать систему управления базой данных в электронной сети.

Все это реальные физические действия, которые нужно выполнить. Напоминания о них станут зерном на мельнице, которую представляет ваша система управления продуктивностью.

Совершите требуемые действия сами, передайте кому‑нибудь или отложите на будущее. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:

1. Выполнить требуемые действия. Если действие займет меньше двух минут, его следует выполнить сразу, как только выяснится, что оно необходимо.

2. Перепоручить действие кому‑нибудь (делегировать). Если действие займет больше двух минут, спросите себя, вы ли должны его выполнять? Если ответ отрицательный, поручите его соответствующим субъектам.

3. Отложить действие на будущее. Если действие занимает больше двух минут и именно вы должны его совершить, то вам придется отложить его на более позднее время и зафиксировать это в одном или нескольких «списках первоочередных шагов».