Регулярно опустошайте корзины

Последний фактор успешного сбора информации напрашивается сам собой: если вы не очищаете корзину «Входящие» и не обрабатываете накопленную «рутину», то будете накапливать бесформенные груды материала. Чистить ящик не означает сию минуту покончить со всеми делами, накопившимися на автоответчике, в электронном ящике или лотке для бумаг. Это значит, что проблему следует извлечь из «контейнера», определить, что она собой представляет и как с ней поступить, а если она до сих пор не решена, найти ей место в вашей системе приоритетов. Ни в коем случае не кладите проблему обратно в папку «входящая информация»! Не освобождать корзину – все равно что накапливать мусорные баки, которые никогда не опорожняются; придется постоянно докупать новые емкости, чтобы они вместили весь ваш мусор.

Чтобы успешно очистить корзину для входящей информации, вам нужна четкая общая система управления деятельностью. Избыточная «рутина» накапливается в корзинах с входящей информацией из‑за отсутствия эффективных «исходящих» потоков. Часто нам кажется, что проще оставить проблемы в корзине, с ними все равно нужно будет как‑то разобраться, но мы не можем в данный момент уделить им надлежащее внимание. Обобщенная «корзина», особенно лоток для печатных материалов и папка для электронных сообщений, – это лучшее, что многие люди способны создать для совершенствования личной организации; по крайней мере они знают, что где‑то там лежит напоминание о чем‑то, что нужно сделать. К сожалению, эта сетка безопасности исчезает, когда стопки бумаг вырастают до потолка, а список сообщений становится таким длинным, что не помещается на экране.

Когда вы освоите следующий этап и научитесь быстро и легко обрабатывать незавершенные задачи, ваша корзина сможет снова выполнять свои изначальные функции. Давайте перейдем к следующему вопросу: как очищать корзины и электронные ящики, не прибегая к немедленному решению проблем.