Имидж офиса

Для клиентов фирма начинается с вывески, которая необходима для ее поиска и узнавания, для оформления витрины, плакаты на стенах офиса, материалы на столах и т.д.

Минимальными требованиями для оформления офиса являются:

· достаточная освещенность;

· чистые стены и потолок (при необходимости провести косметический ремонт);

· достаточный объем воздуха;

· наличие сантехнических удобств;

· наличие уголка для чаепитий.

Необходимым условие работы предприятия является наличие офисной мебели. Офисная мебель должна отвечать ряду имиджевых требований:

· подобранность по стилю и цвету;

· функциональная удобность и оправданность мебели;

· опрятность, деловитость;

· лучшая мебель должна быть в помещении для посетителей.

Важным элементом имиджа фирмы является офисное оборудование: телефон, факс, компьютеры, пишущая техника, наличие специальных приспособлений для удобства в работе – вращающиеся картотеки, специальные скоросшиватели, брошюраторы, специальные калькуляторы, счетчики банкнот и т.п.

Для оформления деловых бумаг необходим фирменный деловой стиль, который связан с технологией работы с документами, документопотоками, с технологией работы персонала с клиентами и бумагами – фирменные бланки, грамотно организованное делопроизводство, позволяющее быстро находить необходимые документы. Каждый специалист должен знать предмет своей деятельности и владеть технологиями профессиональной деятельности – оформление деловых бумаг, знание возможностей и у кого подписать документ, как и где его хранить, необходимое количество экземпляров. Немаловажным фактором делового стиля в имиджевой политике предприятия является согласованность действий различных служб, отделов, сотрудников.

Формирование имиджевой политики предприятия сопряжено с формированием корпоративной культуры фирмы. Одним из основных показателей этого является одежда персонала. Возможно создание униформы. Но обязательными требованиями к одежде являются: привлекательность, аккуратность. Для отличия сотрудников от посетителей следует ввести фирменные аксессуары – галстук с торговым знаком, фирменный цвет рубашек.

Организация приема посетителей также является показателем имиджа предприятия. Для приема посетителей необходимо создать уголок посетителя (мягкие удобные кресла для ожидания сотрудника и проведения переговоров с ним); на столах и стеллажах следует разместить газеты и журналы, рекламные материалы о фирме, буклеты, проспекты, прайс-листы, альбомы с вырезками публикаций о фирме; предусмотреть угощение посетителей чаем или кофе пока готовятся документы.

Для работы с посетителями подбираются доброжелательные, приветливые сотрудники, оказывающие радушный прием.

При устной рекламе в ходе рекламной кампании необходимо соблюдать ряд правил:

· преподносите свое сообщение с точки зрения интересов аудитории, к которой вы обращаетесь;

· дайте аудитории почувствовать себя вовлеченной в процесс коммуникаций, чтобы заинтересовать слушателей;

· сделайте тему сообщения частью той атмосферы, которой живет аудитория, чтобы адаптировать ее каналы восприятия;

· обращайтесь к аудитории не поучая людей, что заставит слушать вас даже самых невнимательных и агрессивных;

· своим сообщением найдите адресата в среде его обитания или деятельности;

· приподносите одну идею сообщения различными способами;

· постарайтесь убедить аудиторию, что вы излагаете собственную точку зрения, а не навязываете ей чужую информацию;

· будьте честными и дайте людям понять, что вы заслуживаете доверия.

Необходимо знать методы телефонной рекламы и уметь говорить по телефону. Основными правилами телефонного разговора являются:

· голос фирмы – воплощение вежливости, компетентности, действенности и дружелюбия;

· используйте в разговоре литературный язык, а не жаргон;

· говорите проще (не «удостовериться», а «узнать»; не «в данный момент», а «сейчас»);

· говорите отчетливо и достаточно громко;

· не считывайте с написанного – старайтесь быть непосредственным собеседником.

Телефон помогает проводить рекламы фирмы и вести контроль за эффективностью рекламной кампании в целом (при телефонном обращении следует узнать об источнике рекламы для проведения анализа рекламы).