Описание структуры БД

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Таблицы – основные объекты базы данных. В таблицах хранятся необработанные данные. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о студентах, обучающихся в средних учебных заведениях.

Запись – полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы.

Таким образом, поле – это наименьший поименованный элемент информации, хранящийся в базе данных и рассматриваемый как единое целое.

Структура базы данных – это набор полей, которые определяют содержание и вид БД. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Термины база данных, таблица, запись, поле и значение указывает на иерархию от наибольшего элемента к наименьшему в базах данных Access.

Если в базе данных нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы

Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: “.”, “!”, “[”, “]”.

Тип поля указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

- Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов).

- Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев.

- Числовой – при выполнении над данными математических операций.

- Денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

- Дата/Время – предназначено для хранения информации о дате и времени.

- Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

- Логический – может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”.

- Поле объекта OLE – объект, созданный другим приложением.

Базы данных, имеющие связанные таблицы по совпадающим значениям полей, называются реляционными. Большинство современных БД для персональных ЭВМ являются реляционными.

База данных в ACCESS представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

Прежде, чем начать непосредственную работу по разработке базы данных, остановимся на характеристиках некоторых основных объектов базы данных.

Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблица – это основной объект базы данных, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Форма – объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет – объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макросы – это макрокоманды (простые команды), предназначенные для автоматизации выполнения каких-то операций с базой без программирования.

Модули – это программные процедуры, написанные на языку VBasic.

Открытие базы данных делает ее объекты доступными для Access. С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных Access могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов (все эти объекты хранятся в одном файле с расширением MBD).

Любая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:

1) режиме конструктора, предназначенном для правки не содержимого, а устройства. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления;

2) режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования.

В созданную таблиц данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.

При любом из указанных способов ввода и корректировки, данных таблицы Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске (том, на котором создана таблица БД).

В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования. При проектировании автоматизированных информационных систем предметная область отображается моделями данных нескольких уровней. Число уровней зависти от сложности решаемых задач, но в любом случае включает концептуальный и логический уровни.

В данной дипломной работе предметной областью является работа интернет - кафе, которое предоставляет различные услуги для посетителей.

Администратор проводит записи на предоставление услуг и берёт оплату.

База данных предназначена для хранения данных о посетителях, компьютерах и услугах.

Спроектируем БД (рис. 3.1.1)

Рисунок 3.1.1 Диаграмма классов

Создадим базу данных с такими таблицами:

- Администраторы;

- Залы;

- Компьютеры;

- Посетители;

- Посещения;

- Услуги.