Нажимается кнопка / Создать/Новый документ

Введенный текст или отдельный текстовый фрагмент может быть отформатирован. Технология форматирования текста (изменение гарнитуры - типа шрифта; начертания - полужирный, наклонный др.; кегля – размера символов; изменение цвета символов и выравнивания текста абзацев) не претерпела изменений по сравнению с ее выполнением в предыдущих версиях MS Word.

Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются программой текстового процессора.

Различают три типа форматирования документов:

¾ символьное (или шрифтовое оформление);

¾ форматирование абзаца документа (Абзац – это фрагмент документа между двумя нажатиями клавиши “Enter”);

¾ оформление (верстка) страниц или разделов документа.

Стандартными параметрами символьного оформления являются:

¾ тип (гарнитура) шрифта;

¾ кегль (величина) шрифта;

¾ начертание литер (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

¾ подчеркивание;

¾ цвет символов;

¾ расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).

Абзац является одним из основных структурных элементов документа. Набор наиболее общих параметров абзацного форматирования:

¾ выравнивание границ строк;

¾ отступы для строк;

¾ межстрочные интервалы;

¾ обрамление и цвета фона текста.

Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:

¾ поля страниц;

¾ размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

¾ расположение колонтитулов;

¾ число колонок текста (газетный стиль).

Современные информационные технологии предполагают сохранение не только конкретного результата работы в виде документа, но и сохранение совокупности действий, с помощью которых этот результат был достигнут. Это делается с помощью шаблонов.

Шаблон содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т. д. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Их использование для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшают восприятие документа читателем, благоприятно сказываются на деловых контактах с партнерами.

Особенности "составных" документов и технологий их подготовки

Под "большим", или "составным" документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столько) большой объем, сколько сложную структуру. К этому классу можно отнести статьи, отчеты, технические описания, проектную документацию и пр. Практически все современные текстовые процессоры имеют широкий набор средств для работы со сложными структурированными документами.

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

¾ создание структурированного документа;

¾ просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии.

Создание "большого" документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компьютерной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов. Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа - контейнера, включающего в себя объекты различных форматов.

Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding -- OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи.

Списки

Абзацы маркированных списков оформляются с каким-либо маркером слева первой строки. Для этого следует выделить текст, вызвать контекстное меню и выбрать Маркеры – Библиотека маркеров.

Абзацы нумерованных списков имеют номера с возрастающей последовательностью. Нумерованные списки обычно используются при перечислении каких-либо конечных понятий, объектов, процессов и т. п. Для этого следует выделить текст, вызвать контекстное меню и выбрать Нумерация – Библиотека нумерации. Например, список литературы всегда оформляется как нумерованный список.
Если вы используете один и тот же стиль (одно имя стиля) оформления нескольких нумерованных списков, то редактор продолжит ставить автоматически последовательно нумерацию.