С чистого листа

Обычно заполнение титульного листа трудовой книжки сложностей не вызывает. Следует помнить лишь о том, что фамилию, имя, отчество работника и дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Скворцова Ольга Андреевна», а не «Скворцова О. А.»; «21 апреля 1986 года», а не «21.04.1986 г.».

Запись об образовании работника делают на основании диплома, аттестата или другого документа об образовании. Затем вписывают специальность работника в соответствии с тем, как указано в документе о его образовании.

Если работнику впервые оформляют трудовую книжку, он должен обязательно проверить, все ли данные внесены правильно. Свою подпись в документе он ставит, только убедившись, что в нем нет ошибок. Далее работник кадровой службы визирует документ и ставит печать предприятия (без печати трудовая книжка недействительна). Если при заполнении титульного листа лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, допушены ошибки в личных данных работника, исправлять титульный лист нельзя. В этом случае бланк считается испорченным и подлежит уничтожению. Испорченные бланки трудовых книжек (и вкладышей в них) списывают по акту.

Основная проблема, с которой может столкнуться работник кадровой службы при заполнении титульного листа, – это внесение в него исправлений в связи с изменением личных данных работника. Например, каким образом вносить записи, если при принятии на работу человек имел одну фамилию и среднее специальное образование по одной специальности, а через год он сменил фамилию и получил высшее образование, освоив другую специальность?

Сразу отметим, что изменения записей о фамилии и о получении образования производятся разными методами.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения осуществляется на основании паспорта, свидетельства о браке (расторжении брака), о рождении и прочих документов со ссылкой на их номер и дату. Чтобы внести такие изменения, необходимо аккуратно одной чертой (лучше по линейке) зачеркнуть прежнюю информацию, а рядом написать новую, но чтобы прежняя осталась читаемой.

Сведения об образовании, профессии, специальности подлежат исправлению посредством дополнения информации на основании документов об образовании, о квалификации или получении специальных знаний (п. 9, 26 Правил). Новые записи делаются через запятую после предыдущих. На внутренней стороне титульного листа трудовой книжки нужно вписать информацию о документах, на основании которых были внесены исправления, и заверить подписью кадровика, а также печатью организации (п. 2.3, 2.4 постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», далее − Инструкция).

Работникам следует обратить внимание, что по их желанию можно внести информацию о неоконченном высшем образовании. Для этого необходимо представить студенческий билет, зачетную книжку, справку из образовательного учреждения (п. 2.1 Инструкции).

Следует помнить, что ошибки в изменениях (или отсутствие обязательных изменений) могут повлечь проблемы при назначении пенсии работнику, а также при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. В Постановлении Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» разъясняется: если фамилия, имя, отчество гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его фамилией, именем, отчеством, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

Исправления постфактум…

Причина возникновения многих ошибок заключается в том, что, как говорится, сначала сделали, а потом подумали.

А вот исправление таких ошибок в трудовых книжках строго регламентировано. В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (п. 1.2 Инструкции). Исправления следует вносить при помощи дополнительных записей.

Например, если возникла необходимость в изменении конкретной записи о приеме на работу, тогда в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения новой записи. В графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», а в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Случаются и такие ситуации, когда после увольнения и поступления на работу к другому работодателю работник замечает в трудовой книжке отсутствие записи о повышении разряда или переводе на более высокую должность на предыдущем месте работы. Работник имеет право потребовать внесения правильной информации в его трудовую книжку. Но кто должен это сделать – новый работодатель или прежний?

Конечно, бывший работодатель нарушил закон, ведь записи должны вноситься в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (а при увольнении − в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Если бы прошлый работодатель выявил неточность до устройства работника на новую работу, то он должен был внести соответствующие уточнения самостоятельно. А если работник уже устроился в другую организацию, исправления могут производиться работодателем по новому месту работы. Ведь теперь только он ответственен за ведение трудовых книжек. Но право сделать запись он имеет только на основании официального документа работодателя, который допустил ошибку. Последний обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 1.2 Инструкции, письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1027-6).