Создание новой таблицы

Рис. 8. Окно диалога Новая таблица

Чтобы создать новую таблицу, выведите на экран окно базы данных (рис. 4), перейдите на корешок вкладки Таблицы и нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новая таблица (рис. 8).

Из приведенного в окне списка видно, что в программе Access есть несколько способов создания таблиц.

Режим таблицы служит в основном для ввода, просмотра и редактирования данных. В этом режиме можно так же создавать простые таблицы путем ввода в поля различных типов данных: текст, числа, даты, денежные значения. При этом таблица напоминает обычную электронную таблицу (рис. 9), но в отличие от неё, в данную таблицу нельзя вводить вычисляемые выражения.

Режим Мастер таблиц позволяет ускорить процесс создания таблицы, предлагая на выбор типовые таблицы баз данных для бизнеса и учета кадров, например, списки рассылки корреспонденции, списки счетов и накладных. Каждая типовая таблица содержит примеры полей. Мастер можно усовершенствовать, добавив собственные шаблоны таблиц.

Рис. 9. Создание таблицы путем ввода данных

После того, как вы выберете тип и зададите поля, Access создаст таблицу и предоставит возможность изменить её внешний вид (можно использовать карточки подсказок). Введите данные в таблицу, созданную мастером. При этом необходимо использовать Режим таблицы. Применение мастеров - самый простой способ обучения и работы в Access.

В процессе работы с Access, очень скоро может возникнуть ситуация, когда образцы таблиц мастера мало соответствуют создаваемой таблице. В этом случае пришлось бы потратить столько же времени на подбор полей и их переименование, как при построении самостоятельной таблицы. Значит, пришло время познакомиться с режимом Конструктор. Данный режим предоставляет ряд дополнительных возможностей для настройки таблиц, что в свою очередь может отразиться на работе запросов, форм и отчетов, построенных на базе этих таблиц. Поэтому мы более подробно познакомимся именно с режимом Конструктор.

Создание таблицы в режиме конструктора. Сразу отметим, что режим конструкторапозволяет создать, изменять структуру и внешний вид таблицы, но в этом режиме вы не сможете вводить данные.

Для того, чтобы вывести на экран в режиме конструктора существующую таблицу, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных выберите нужную таблицу.

3. Щелкните на кнопке Конструктор.

Если же таблица выведена в режиме таблицы, активизируйте команду Вид Þ Конструктор таблиц.

Для того чтобы описать структуру новой таблицы, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных перейдите на корешок вкладки Таблицы (рис.6).

3. Щелкните на кнопке Создать.

4. В окне диалога Новая таблица (рис. 8.) сделайте выбор Конструктор и нажмите кнопку OK.

На экране появится окно пустой таблицы в режиме конструктора (рис. 10). В верхней части окна, называемой таблицей полей, введите имена полей (Имя поля) и тип данных (Тип данных), а также понятное описание каждого поля (Описание), которое будет впоследствии появляться в строке состояния. Нижняя половина окна конструктора таблицы предназначена для установки свойств и размеров полей, начального значения и условий проверки вводимых данных.

Имена полей. Как и для большинства других объектов базы данных Access, имена полей могут содержать не более 64 символов (букв, цифр и пробелов). Имена полей в каждой таблице не должны повторяться.

Рис. 10. Окно пустой таблицы в режиме конструктора

Типы данных. Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если описать поле как Дата, Access не позволит ввести в это поле текст. Когда указывается тип данных поля, Access получает информацию не только о том, какие по типу данные могут храниться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Переменной типа Дата требуется 8 байт памяти, текст требует 1 байт памяти для каждого символа (20-символьному слову необходимо 20 байт памяти). На основании типа данных Access также определяет типы расчетов или других операций, возможных для данного поля.

В Access предусмотрены восемь следующих основных типов данных:

¨ Текстовый. Символы, до 255 байт (1 байт на 1 символ).

¨ Мемо (меморандум или примечание). Символы, до 64 Кбайт. Поля данного типа служат для ввода в записи больших блоков текста. Поля МЕМО следует использовать только в тех случаях, когда размер текста может превысить 255 символов или когда в тексте встречаются символы форматирования, такие, как табуляция или возврат каретки.

¨ Числовой. Любой тип чисел; размеры и диапазоны разрешенных значений приведены в таблице 2.

¨ Дата/Время. Даты и время (до 8 байт).

¨ Денежный. Числа, содержащие до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 десятичных знака.

¨ Счетчик. Последовательная нумерация, автоматически увеличиваемая Access для каждой добавляемой пользователем записи. Поля этого типа не подлежат изменению.

¨ Логический. Логические переменные (1 бит, Да/Нет, Истина/Ложь или Включить/Выключить).

¨ Поле объекта OLE. Технология Object Linking and Embedding (связь и внедрение объектов) позволяет вставить в базу данных Access такие данные, как картинки, видеоролики, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь связи с другими приложениями Microsoft Windows 95. Например, Access позволяет хранить и редактировать документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, картинки Microsoft PowerPoint, звуковые файлы (.wav), видеофайлы (.avi) или рисунки, созданные в приложениях Paintbrush или Corel Draw. Максимальный размер поля до 1 гигабайта

В зависимости от поля и типа данных, Access допускает следующие диапазоны значений для числовых данных (таблица 2).

Таблица 2. Размеры данных числового типа

По умолчанию Access присваивает текстовый тип данных каждому новому полю. Для того, чтобы присвоить полю другой тип данных, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите подходящий тип из раскрывающегося списка Тип данных (рис. 11).

Для чисел, содержащих знаки пунктуации (такие, как дефисы в номерах телефонов), следует использовать текстовый тип данных, так как в числовом типе данных знаки пунктуации не допускаются.

Рис. 11. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите нужный тип данных из раскрывающегося списка

Описание полей. В столбце Описание можно ввести пояснительный текст для каждого из полей. Описание полей не обязательно, но удобно, так как оно появляется в строке состояния (строка в нижней части окна Access), когда точка ввода находится в данном поле. Разработчику приложения следует уделять содержимому поля Описание достаточно внимания, поскольку оно является своего рода мини-справкой для пользователя, тем более, что текст, введенный в это поле, автоматически появляется и в других объектах приложения.

Установка основных ключей. Хотя это и необязательно, но для эффективной работы в Access для каждой таблицы следует определить поле (несколько полей), соответствующее основному ключу. Основной ключ, являясь единственным, однозначно идентифицирует каждую запись. Например, в базе данных по учету кадров каждый сотрудник имеет уникальный табельный номер - числовое поле НомерКарточки. Это поле будет основным ключом.