Использование Access

Чтобы получить первое представление о том, что такое база данных (БД) и для чего она нужна, достаточно заглянуть в свою записную книжку. Обычно там находятся однотипные записи, содержащие сведения о фамилиях, именах, отчествах, адресах и телефонах родственников, друзей и знакомых. В необходимых случаях вы обращаетесь к этой «базе данных», чтобы получить те или иные сведения об интересующем вас лице.

Базы данных, создаваемые в запоминающих устройствах компьютера, подобны рассмотренному выше примеру. Однако, в отличие от записной книжки, они могут содержать сотни и тысячи записей, хранящих совокупности взаимосвязанных сведений о тех или иных объектах. Главное преимущество, которое дает переход к автоматизированному ведению БД с помощью ПЭВМ, - быстрый поиск необходимых сведений и представление их в удобной форме. Причем поиск данных в автоматизированной БД может осуществляться по любой совокупности признаков, характеризующих искомые объекты, а не только «по алфавиту», как в записной книжке.

Следующее преимущество автоматизированных БД - их компактность. Обычная настольная ПЭВМ, имеющая встроенное дисковое запоминающее устройство, может хранить тысячи документов. Два-три десятка сравнительно небольших гибких дисков или один жесткий диск могут избавить многие организации от необходимости иметь громоздкие шкафы с папками документов.

Ещё одно немаловажное преимущество использования автоматизированных БД состоит в том, что для оформления различных справок и отчетов не потребуется машинистка. Надо лишь сообщить ПЭВМ описание документа, который необходимо с её помощью подготовить. Причем, это может быть как довольно сложный отчет, так и простейшие справки: с места работы, о состоянии здоровья из поликлиники, об условиях проживания из ЖЭКа и т.д.

Отмеченные преимущества основываются на количественном сравнении традиционных и автоматизированных БД. Они быстрее, компактнее, менее трудоемки и т.д. Обретя некоторый практический опыт и знания по данному вопросу, вы убедитесь сами, что основные преимущества автоматизированных БД заключаются всё-таки в тех качественно новых возможностях, которые они открывают при обработке больших объемов информации.

В данном пособии рассматриваются основные возможности популярнейшей во всем мире системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Access версии7.0 («access» по-английски означает «доступ»).