Электронные документы и архивы

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обес­печивающих обработку его информации электронно-вычислитель­ной машиной.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не име­ют равноценных аналогов на традиционных носителях (это отно­сится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных на­логоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а так­же базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономи­ческой, демографической, медицинской статистики, данных со­циологических опросов и др.).

Основными направлениями деятельности электронных архи­вов являются:

разработка принципов хранения информации;

защита информации;

активизация вторичного использования информации;

стандартизация критериев описания данных;

оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

реализация информационных услуг и исследовательских про­ектов.

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве докумен­тов, можно распределить их на несколько групп:

1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населе­ния, состояния здоровья, голосования на выборах;

2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний выс­ших органов власти и управления, наиболее популярных у иссле­дователей справочных, энциклопедических изданий, газет;

3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как пра­вило, поступают в электронные архивы из делопроизводства госу­дарственных и негосударственных учреждений, корпораций, ис­следовательских институтов, в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз дан­ных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распоз­навания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тен­денция к росту четвертой группы электронных документов: ис­следовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные за­ведения.

В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической доку­ментации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В на­стоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носите­лях (г. Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофоно-документов г. Москвы. Однако значительные массивы электрон­ных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отби­рать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумаж­ных аналогов; при экспертизе уделять основное внимание оценке при­кладных программ информационных систем, а не отдельным докумен­там, т.е. уделять большее внимание функциям электронного документа, а не ему самому; рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения).

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадицион­ных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хране­ние «достаточно ограниченный круг больших массивов машино­читаемой информации, имеющих очевидную социально-эконо­мическую значимость (первичные данные демографических пере­писей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя. Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста вхо­дит лишь хранение, периодическое копирование и специфическое описание массивов данных, а все проблемы их использова­ния решает непосредственно пользователь. К тому же особого вни­мания заслуживает вопрос о соотношении технической экспер­тизы массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и источниковедческого анализа массива, который для историка имеет приоритетное значение. Существует точка зрения, согласно кото­рой при отборе на хранение компьютерных файлов следует при­держиваться, по возможности, тех же критериев, что и при отборе документов на традиционных носителях, т. е. критериев происхождения, содержания и внешних особенностей.

Достаточно важной является и проблема стандартизации опи­сания машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта электронных записей и единых правил описания архив­ных документов в базах данных.

При описании (каталогизации) машиночитаемых данных по­мимо сведений о самих данных необходима дополнительная ин­формация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии.

В зарубежных архивах разработаны стандарты на три уровня документации, которые должен иметь каждый массив МЧД: пользовательский (цель, источник данных, содержание, организация данных — описание непосредственно данных и описание машиночитаемых файлов для воз­можного вторичного использования); административный, включающий официальные документы, регулирующие отношения архива с пользова­телем; каталожный, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов. В описании МЧД указывается характеристика про­граммного обеспечения, информационного массива, лингвистического обеспечения и др. В нашей стране разработка подобных стандартов — дело будущего.

Если архив комплектуется электронными документами, необ­ходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных. Основной массив данных должен храниться на сервере и быть до­ступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периоди­чески изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнито-оптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.

Date: 2015-09-25; view: 864; Нарушение авторских прав