Анализ использования архивных документов

Анализ использования архивных документов имеет два основ­ных направления:

изучение интенсивности использования;

изучение эффективности использования.

Данные анализа интенсивности и эффективности использова­ния документов лежат в основе всестороннего маркетинга дея­тельности архива по оказанию информационных услуг.

Интенсивность использования документов. Удовлетворение потребностей общества в документной информации — основная со­циальная функция архивов. Анализ закономерностей использова­ния документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее ин­тенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источни­ков для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются:

количество обращений пользователей в архив за год;

количество обращений по целям использования;

категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, дол­жность лица);

число обращений

к хронологическим группам документов (разных истори­ческих периодов);

по разным темам исследования;

к разным видам исторических источников;

к каждому фонду за год;

к фондам разных категорий за год;

по формам использования;

по формам реализации информации (выписки, копиро­вание, публикации и т.д.).

Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно по­строить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий.

Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информаци­онные потребности общества и уровне организации использова­ния документов.

Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потреби­телями могут быть как физические, так и юридические лица. Юри­дические лица (учреждения, организации, предприятия), кото­рые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называ­ются в запросах и обращениях организации в архив. Для физичес­ких лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, место жительства. Как показали исследования последних лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высо­кий профессиональный уровень, специальное военное или воен­но-историческое образование. Вместе с тем велик процент и не­профессиональных исследователей (представители предприятий и лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 17 — 28% об­щего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необхо­димо продумать работу с этой категорией потребителей — изда­вать дополнительные тематические и фондовые справочники, схе­мы НСА, проводить консультации.

Следует также обратить особое внимание на новые категории потребителей информации: политические партии, церковь и ре­лигиозные организации, фирмы и другие негосударственные струк­туры. Важно также следить за иностранными учебными, научны­ми и общественными организациями, по заданиям которых ве­дется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международ­ных исследовательских проектах.

Анализ числа обращений по темам использования, по хроно­логии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретро­спективной документной информации.

Информационная потребность — это объективная необходимость получе­ния сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей или учреждений.

Эффективность использования документов. Под эффективнос­тью использования понимают результативность применения по­требителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма эко­номического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использова­ния измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резо­нансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.

Эффективность использования измеряется как в количествен­ных, так и в качественных показателях.

Количественными показателями являются:

отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилет­ним периодам, за весь период работы архива). Под использован­ными делами в данном случае подразумеваются как дела, зака­занные исследователями, так и дела, затребованные архивиста­ми, например для исполнения запросов, подготовки выставок, теле- и радиопередач и др.;

отношения количества использованных дел к количеству ре­зультативно использованных дел (по годам или другим периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или под­готовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;

отношение количества учреждений, к которым архив обратил­ся с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказав­шими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциаль­ных потребителей.

К неколичественным показателям относятся оценка качества пуб­ликаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.

Не менее важным показателем является результативность ис­пользования — отношение общего числа заказанных дел к числу дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, пуб­ликации и т.д.

Вместе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовлен­ных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в науч­ных работах на документы архива; количеству копий, снятых с до­кументов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д.

Кроме того, в абсолютных величинах, как правило, измеряют экономическую эффективность использования документов. Эко­номический эффект измеряется в рублях и подсчитывается потре­бителем информации, как правило, на основе его собственной методики.

Важным моментом анализа эффективности использования яв­ляется изучение отказов в предоставлении ретроспективной доку­ментной информации. Это могут быть отказы в выдаче заказанных исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необхо­димо установить отношение заказанных дел к выданным, а так­же, самое главное, — причины отказов. Типология этих причин уже выявлена исследователями. К ним относятся:

отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос является непрофильным для архива или документы выделены к уничтожению;

отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппа­рате или искаженные сведения в научно-справочном аппарате (например, неверный шифр на каталожной карточке);

ошибки фондирования и профилирования (распределения до­кументов по архивам), когда исследователь дезориентирован вслед­ствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразователей и др.;

ошибки пользователя, не владеющего методикой архивной эв­ристики и не знакомого с системой НСА архива;

ограничение доступа к документам. Эта причина действует не только в случае засекречивания документов, но и в случае их пло­хого физического или санитарного состояния, а также в случае, если документы не описаны и хранятся в россыпи.

На основе анализа выясняются наиболее актуальные причины отказов для данного архива.

Формы учета документов. Результаты анализа использования документов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения форм первичного учета.

Существующая система унифицированной документации по ар­хивному делу предусматривает единые формы учета использова­ния РДИ, которые подразделяются на:

первичные;

обобщающие;

итоговые документы.

Ведение этих форм обязательно как в ведомственном, так и в государственном архиве.

Формы учета использования документов в архивах приведены в табл. 10.

Таблица 10

Первичные формы учета использования доку­ментов заполняются либо сотрудником отдела использования или читального зала, либо самим исследователем.

В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотруд­никами отдела использования ведется картотека или журнал реги­страции запросов. Отдельная картотека (журнал) может вестись на запросы физических и юридических лиц; на запросы российских и иностранных пользователей; на социально-правовые запросы (в свя­зи с необходимостью контроля сроков их исполнения); на заявле­ния граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. В кар­тотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (или назва­ние учреждения, если это юридическое лицо); дата и регистраци­онный номер документа; вид запроса (тематический, персональ­ный, социально-правовой, консульский и др.); тематика, испол­нитель, контрольная дата; содержание ответа; дата посылки ответа заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, при­ложения к ответу (копия, архивная выписка, перечень и др.), а также другие сведения. Для удобства заполнения журнала регистра­ции запросов целесообразно заранее разработать перечень тем запросов (разумеется, примерный) и типологии запросов (виды за­просов). Записи в журнал (картотеку) регистрации запросов вносят­ся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был про­длен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).

Из-за множества первичных форм учета пользоваться докумен­тами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фа­милию, имя и отчество и поставить подпись. После этого он предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором указана тема ис­следования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве. Если обращение в архив носит личный характер и письма-отно­шения нет, пользователя просят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен написать новое заяв­ление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или на основании письма зарубежной научной организации, или письма принимающей исследователя российской организации, или письма дипломатического представительства, или личного заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и предложат заполнить анкету исследователя. В анкете указывается фамилия ис­следователя, год рождения, место работы и должность, образова­ние, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направ­ление использования, контактные данные. В конце анкеты исследователь должен дать расписку в том, что он обязуется не нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все до­кументы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без догово­ра с архивом и т.д.

На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:

официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал;

анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденци­альную информацию;

требования на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

Данные из личного дела пользователя в конце года для удоб­ства учета использования обобщаются и формализуются в специ­альной форме — карточке учета пользователей и тем исследований. В карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество пользователя, номер личного дела, его должность, ученая сте­пень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех использованных фондов и дел.

Как было сказано выше, для получения дел необходимо запол­нить требование на выдачу дел. Требование является не только доку­ментом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер мик­рофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты тре­буемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Тре­бование также является формой учета использования документов, поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользо­вателя, тема, цель использования и форма реализации информа­ции. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть.

При получении дела пользователь знакомится с листом исполь­зования дела, в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр. Лист использования дела является ценным ис­ториографическим источником, в котором указаны статьи, мо­нографии и труды видных деятелей науки, которые также зани­мались исследованием этой темы. Если лист использования чист, значит пользователь является первым, кто приступил к исследо­ванию данной темы.

Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов.

Работа по копированию документов учитывается в специаль­ном журнале учета выдачи копий.

Издательская деятельность архива учитывается с помощью кар­точки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируют­ся название издания, его тип и вид, названия учреждений, уча­ствующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в издательском отделе.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов. В карточке, со­ставляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лек­цию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель использования, тема, место проведения мероприятия, дата, ко­личество посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.), степень участия архива, вид подготовленного информационного документа, а также шифры использованных при подготовке ме­роприятий фондов и дел.

Наконец, по желанию архивиста могут вестись специальный журнал учета подготовленных информационных документов, жур­нал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал реги­страции выдачи архивных справок, выписок и копий.

По окончании года сведения первичных учетных форм сумми­руются и анализируются. Для этого составляются обобщающие формы учета использования документов. В государ­ственном архиве, где ведется большая работа по всем направле­ниям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования, в который по окончании года дол­жны стекаться все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), кроме листов использования дел, которые под­шиты в дело и находятся в хранилище. Но эта работа может про­водиться и в отделе использования.

На данном этапе составляются сводные статистические табли­цы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены, поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования документов важнее всего проанализировать данные. Чем больше этих направлений, тем боль­шая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методи­ку, однако на основе изучения опыта нескольких архивов можно дать несколько рекомендаций:

следует наиболее исчерпывающе и полно разработать состав по­казателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра, по крайней мере, в течение ряда лет. В противном случае работа по составлению итоговых и сводных документов за несколько лет бу­дет осложнена: придется сводить воедино противоречивые показа­тели;

все сведения по каждому показателю сводных таблиц лучше суммировать за год (например, количество выставок за год, коли­чество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показате­лей, по которым интересно просчитать динамику в течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального зала). Вместе с тем, для того чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования РДИ в архиве, следует при­вести сводные данные за 5 —10 лет, иначе вся трудоемкая статис­тическая работа окажется напрасной; для надежности можно ис­пользовать временные графики;

поскольку полноценный анализ использования документов в архиве — невероятно трудоемкая работа, необходимо приобрести компьютер и освоить статистические программы — электронные таблицы.

Приведем возможные сводные показатели по использованию документов, составленных в разных архивах: по данным Россий­ского государственного архива экономики (табл. 11) и по данным Российского государственного военного архива (табл. 12).

Таблица 11

Таблица 12

Итоговые документы по учету использования документов (аналитические обзоры, отчеты по научным пла­нам) могут создаваться как в самом архиве, так и за его предела­ми (в органах управления архивным делом, ВНИИДАД, Росархиве). Если сводные статистические таблицы должны составляться в архиве ежегодно, то аналитические документы, составленные на основе таблиц, разрабатываются один раз в 5 —10 лет. Как правило, работа ведется в рамках отдельной научной темы. В итоговых доку­ментах анализируются данные таблиц, выделяются наиболее важ­ные тенденции использования и интерпретируются данные, устанавливается зависимость между теми или иными показателями.

Date: 2015-09-25; view: 2635; Нарушение авторских прав