Маркетинг в архивах

Информационный маркетинг. Для решения задач планирования работы руководство архива должно изучить информационные по­требности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.

В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, пуб­ликаций, частота обращений к различным фондам.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретрос­пективной документной информации. Основными информацион­ными услугами архивов являются копирование документов, про­дажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных докумен­тов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий ис­торических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных до­кументов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архи­вы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.

Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь по­требителей ретроспективной документной информации с ее хра­нителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационно­го рынка и прогнозированию спроса потребителей на информа­ционные товары и услуги.

В современных условиях создания отечественного рынка ин­формации и выхода российских архивистов на мировой информа­ционный рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микро­копии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.

Мировой рынок документной информации — совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определе­ния его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне ис­пользования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помо­гают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а глав­ное — организовать всю работу по созданию и усовершенствова­нию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА.

Платные услуги в архивах. Государственные архивы — феде­ральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источни­ком их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы уч­реждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой ар­хивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных ус­луг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятель­ная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность ар­хива находилась в рамках закона, необходимо строго придержи­ваться документов, регламентирующих платные услуги, оказыва­емые архивом:

перечня платных услуг;

цен на платные услуги;

договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверж­дается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенк­латуры платных работ и услуг, выполняемых архивными уч­реждениями и организациями», который утверждается Росархивом. Он предназначен для государственных, объединенных ве­домственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреж­дениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив впра­ве сам определять льготные категории пользователей: пенсионе­ры, детские дома и т.д.

По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рас­считать их цену. Список цен на платные услуги утверждается ди­ректором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости ра­боты (расход материала, оплата труда и другие расходы), суще­ствующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, ар­хив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива.

Если пользователь собирается реализовать проект, предполага­ющий получение прибыли за счет использования архивных доку­ментов (так называемое коммерческое использование), с ним сле­дует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование докумен­тов архива за основу берется «Временное положение об использова­нии документов государственного архива и центра хранения доку­ментации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользо­вателем на определенный срок. Он закрепляет права, обязатель­ства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заяв­кой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:

публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

экспонировать архивные документы на платных выставках;

использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

использовать архивные документы в имущественно-хозяйствен­ных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических раз­работках и технических, в том числе градостроительных проектах;

создавать тематические базы данных.

Таблица 15

При заключении лицензионного договора с пользователя взи­мается плата за передачу права пользования архивными докумен­тами, которая включает расходы на экспертизу заявок, на заклю­чение лицензионного договора, затраты государственного архи­ва, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.

Заключение договора не должно препятствовать использова­нию документов, являющихся объектом договора с некоммерчес­кими целями.