Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1.Хранение электронных документов в архиве. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов поиск идет по ним. Примеры атрибутов: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

Маршрутизация и передача документов.

Маршрутизация в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известна: 1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная.

При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям. 2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: контроль доставки документа; контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено); мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием). 3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения. 4. Система электронной почты.