Методические указания по выполнению контрольной работы

1. Результаты выполнения заданий 4-9 должны быть скопированы на отдельные листы рабочей книги, в которой выполняется контрольная работа. Описание требуемых действий выполняются в текстовом файле. Выполнение сводится к составлению сценариев запросов к БД. Такие сценарии должны содержать подробное описание действий пользователя по выделению соответствующих диапазонов ячеек, выбору пунктов инструментального меню, заполнению полей диалоговых окон и прочее (см. примеры выполнения заданий). Подготовленные таким образом материалы должны обеспечить оперативное выполнение заданий на практических занятиях в компьютерных классах кафедры информатики.

2. В виде исключения допускается первая сдача контрольной работы с выполнением лишь заданий 1-3. В процессе же практических занятий студенты должны тщательно запротоколировать реализацию запросов к БД, после чего оперативно дополнить работу соответствующими сценариями. Однако, следует иметь в виду, что время на такое дополнение может быть ограничено всего лишь несколькими днями.

3. Задания 5-9 предполагают реализацию запросов к БД, связанных с поиском и обработкой данных, которые соответствуют заданным условиям-критериям поиска. Такие запросы в среде табличного процессора MS Excel могут выполняться различными способами:

· с использованием Формы, создаваемой при выборе пунктов инструментального меню Данные/Форма..., в которой следует щелкнуть мышью по кнопке Критерии. Далее надо ввести в соответствующее поле формы искомое значение, а для текстовых значений - хотя бы начальный уникальный фрагмент. Результатом поиска является отображаемая в форме первая от начала БД запись, в которой обнаружено совпадение с введенным искомым значением. Щелчками по кнопкам Следующая или Предыдущая, можно перейти к очередной или предыдущей такой записи;

· посредством использования операции Автофильтра (см. ниже примеры выполнения заданий 5 и 6);

· посредством выполнения операции Расширенного фильтра, который использует формируемый предварительно блок критериев поиска (см. ниже пример выполнения задания 7);

· с использованием функций категории Работа с базой данных, которые применяют механизм расширенной фильтрации с последующей обработкой ее результатов (см. ниже пример выполнения задания 8);

· путем построения сводной таблицы посредством диалога с Мастером сводных таблиц (см. ниже пример выполнения задания 9);

· с использованием пунктов инструментального меню Правка/Найти..., что применительно к таблице БД можно считать наименее эффективным.

4. В заданиях 7 и 8 требуется сформировать блок критериев, заполнив его заданными условиями выборки искомых записей. С этой целью предварительно необходимо зарезервировать диапазон ячеек для размещения блока критериев посредством вставки пустых строк над таблицей БД. Затем следует скопировать строку с наименованиями полей БД в первую строку блока критериев, например, с использованием папки обмена. Далее следует ввести, начиная со второй строки блока критериев, конкретные условия выборки записей. При этом следует иметь в виду, что комбинированный критерий фильтрации формируется из частных критериев в отдельных ячейках блока по правилу: объединение в строке – логической операцией И, в столбце – логической операцией ИЛИ. Полученные таким образом блоки критериев следует представить в контрольной работе в виде соответствующих рисунков.

5. Задание 8 предполагает использование функций категории Работа с базой данных, которые применяют механизм расширенной фильтрации с последующей обработкой ее результатов:

БДСУМ - суммирование значений в указанном столбце;

БСЧЁТ - подсчет числа значений в указанном столбце, который должен содержать не текстовые значения;

ДМАКС - нахождение максимального значения в указанном столбце;

ДМИН - нахождение минимального значения в указанном столбце;

ДСРЗНАЧ - вычисление среднеарифметического значения в указанном столбце.

Все вышеперечисленные функции имеют три аргумента:

· диапазон ячеек, занимаемых исходной БД;

· ячейка с именем поля-столбца, по которому после фильтрации производится суммирование, подсчет числа значений, поиск максимума и прочее;

· диапазон ячеек блока критериев фильтрации.

Следует иметь в виду, что при использовании функции БСЧЁТ в качестве имени поля, по которому производится подсчет числа записей, прошедших фильтрацию, следует указать поле не текстового типа, например, арифметического (см. ниже пример выполнения задания 8).

6. Перекрестный запрос к БД из задания 9 реализуется посредством диалога с Мастером сводных таблиц, состоящего из четырех шагов:

шаг 1 - подтверждение создания таблицы на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel;

шаг 2 - выделения диапазона ячеек, занимаемых БД;

шаг 3 - разметка сводной таблицы посредством перетаскивания имен полей в соответствующие области создаваемой таблицы;

шаг 4 - выбор варианта расположения сводной таблицы (см. ниже пример выполнения задания 9).