Простые правила правильного изложения

Если вы стремитесь обратить внимание людей именно на те мысли, которые хотели бы довести до их сознания, излагайте информацию коротко и ясно. Если интерпретация сообщения допускает двусмысленность, получатель может неправильно его истолковать и поступить в соответствии со своими ошибочными предположениями. В буквальном смысле – «прочитать между строк». Чтобы рассказ получился лаконичным и ясным, надо потратить на него достаточно много времени и усилий. Это хорошо иллюстрирует старая шутка: «P.S. Прошу прощения, что письмо получилось таким длинным – просто не было времени написать короткое».

Искусство письменной коммуникации заключается в умении заинтересовать читателя своим рассказом. Для этого вам нужно:

• записать свои мысли и оформить их. Это значит, что сначала надо просто изложить информацию на листе бумаги, а затем поработать над редактированием и шлифовкой основных мыслей;

• использовать отступы, подзаголовки, разделять текст на абзацы. Это действенная замена визуальных и голосовых сигналов. Благодаря подобным приемам можно подчеркнуть главное, заинтересовать читателя, заставить его продолжить чтение и упростить восприятие;

• разделять текст на смысловые части с заголовками, использовать шрифты разного размера и даже кратко изложить содержание. Структурирование текста помогает лучше в нем ориентироваться.

Устная речь обычно течет свободно. Выразить свои мысли письменно намного сложнее. К тому же по необъяснимым причинам люди склонны использовать на письме сложные слова, например «финансировать» вместо «заплатить», «производить» вместо «делать», «принимать участие» вместо «участвовать», «однако» вместо «но» и т. д. Это не только выглядит смешно, но и мешает читательскому восприятию.

Запомните: чем проще написано – тем понятнее.