Документационное обеспечение делового общения

Существуют следующие виды переписки: дружеские письма, общественно-бытовая переписка и деловая корреспонденция. Деловое письмо имеет следующую структуру: заголовок, дата, внутренний адрес, обращение, основная часть, заключительная часть, подпись, внешний адрес. К дополнительным отметкам письма относятся: корреспондентские пометки, указание на содержание письма или на наличие включений, постскриптум.

Специалисты выделяют следующие виды деловых писем: письмо-уведомление о совершаемых действиях, письмо-просьба о чем-либо, письмо-приглашение, письмо-запрос, письмо-предложение (коммерческое товара или услуги), письмо-отказ в ответ на просьбу, предложение или запрос.

К деловой корреспонденции относятся также служебные записки.

Служебные записки тоже делятся на виды:

· распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

· благодарности и поздравления;

· напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

Письмо должно строиться по схеме: внимание – интерес – просьба – действие.

Одно из главных требований к письму – оно должно быть не длинным. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным, без многосложных и непонятных выражений. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым».

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние, показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы.