Правова природа виконавчого напису 5 page

Реєстраторами Єдиного реєстру є державні нотаріальні контори, нотаріальні архіви, приватні нотаріуси, що уклали відповідні угоди з Адміністратором і мають повний прямий доступ до Єдиного реєстру через комп'ютерну мережу. Визнання Реєстраторів у межах району, міста здійснюється Головним Управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київським та Севастопольським міським Управлінням юстиції за погодженням з Адміністратором.

Підставою для внесення до Єдиного реєстру відомостей про заборони на відчуження та арешти об'єктів нерухомого майна є:

• накладення державним або приватним нотаріусом, який є Реєстратором, заборони на об'єкт нерухомого майна;

• повідомлення посадової особи виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради про накладення заборони на об'єкт нерухомого майна;

• повідомлення судових і слідчих органів про накладення арешту на об'єкт нерухомого майна;

• повідомлення про накладення заборони відчуження на об'єкт нерухомого майна державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, які не є реєстраторами.

Всі посадові особи, які накладають заборону на відчуження об'єкта нерухомого майна чи то вчиненням нотаріальної дії, чи то накладенням арешту, зобов'язані надіслати Реєстратору в день накладення заборони або арешту повідомлення встановленого зразка про вже накладені заборони чи арешти.

Положення про Єдиний реєстр заборон відчуження об'єктів нерухомого майна затверджений Наказом МЮ України від 9 червня 1999 р. за № 31/5.

Зняття заборони провадиться на підставі повідомлення установи, банку, підприємства чи організації про погашення позички, повідомлення про припинення договору застави, а також припинення чи розірвання договору довічного утримання.

Одержавши повідомлення установи, банку, підприємства чи організації про погашення позички, повідомлення про припинення договору застави, а також припинення (у зв'язку зі смертю відчужувача чи набувача жилого будинку, крім випадку успадкування цього будинку спадкоємцями набувача) чи розірвання договору довічного утримання, нотаріус знімає заборону на відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна.

Про зняття заборони, а також про зняття судовими або слідчими органами накладеного ними арешту на нерухоме майно нотаріус робить відповідні записи в реєстрі заборон і арештів та в алфавітній книзі обліку заборон на відчуження та арешти нерухомого майна. Повідомлення судових або слідчих органів про зняття арешту залишається у справах нотаріуса.

Після того, як буде знято заборону на відчуження чи арешт, відповідні посадові особи, які зняли відповідні заборони чи арешт, надають ці відомості до Єдиного реєстру. Підставами для внесення відомостей до Єдиного реєстру про зняття заборони на відчуження є повідомлення встановленого зразка, які надсилаються Реєстратору в день зняття заборони або арешту про зняття заборони відчуження або арешту об'єктів нерухомого майна.

29. Прийняття документів для зберігання

Прийняття документів на зберігання має на меті забезпечення їх зберігання. Це гарантовано реалізацією принципу таємниці вчинення нотаріальних дій та відповідальністю нотаріуса за збереження прийнятих документів.

Документи, прийняті на зберігання, можуть стосуватися дуже важливих аспектів життя людей чи діяльності юридичних осіб.

Не можуть здаватися на зберігання секретні документи, а також гроші, облігації, інші цінні папери. Але з цього загального правила є певні винятки, що стосуються компетенції консульських установ відносно цієї нотаріальної дії. Згідно зі ст. 38 Консульського статуту України консули можуть приймати на зберігання, крім документів, гроші, коштовності й цінні папери, що належать громадянам України.

Документи на зберігання можуть бути прийняті як від громадян, так і від юридичних осіб.

Приймати на зберігання документи вправі державні нотаріальні контори (ст. 34 Закону України "Про нотаріат"), приватні нотаріуси (ст. 36 Закону України "Про нотаріат"), а також консульські установи (ст. 38 Закону України "Про нотаріат", статті 39 і 44 Консульського статуту України).

Процесуальний порядок прийняття документів на зберігання регулюється статтями 96 і 97 Закону України "Про нотаріат".

Документи приймаються за описом, що складається у двох примірниках. В описі зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові особи, яка здала документи, її адреса; найменування документа, що здається на зберігання, на чиє ім'я його видано і ким, номер документа, дата його видачі, строк зберігання документа.

Опис підписується особою, яка здає документ на зберігання, і нотаріусом. Наприкінці опису ставиться печатка.

Приймаючи документи на зберігання, нотаріус зобов'язаний установити стан документа, якщо той має зовнішні вади (старезність, сирість, подертість і под.) та застерегти в описі, бо він несе повну відповідальність за його збереження.

Один примірник опису залишається у нотаріуса, а другий видається особі, яка здала документ на зберігання.

На прохання особи нотаріус може прийняти документи без опису, якщо їх належно упаковано в присутності нотаріуса. Упакування належить скріпити печаткою нотаріуса, його підписом і підписом особи, яка здала документи на зберігання. У такому разі йдеться вже не про стан документів, а про стан упакування, і нотаріус несе відповідальність тільки за збереження упакування.

Про прийняття документів на зберігання нотаріус видає свідоцтво за встановленою формою. Прийняті на зберігання документи слід разом з описом і примірником свідоцтва покласти до пакета й опечатати. Прийняті документи зберігаються в залізних шафах або сейфах, опечатаних нотаріусом.

Документи, прийняті на зберігання, повертаються на вимогу особи, яка здала їх на зберігання, або на вимогу уповноважених нею осіб за умови пред'явлення свідоцтва та примірника опису.

У разі втрати свідоцтва про прийняття документів на зберігання та опису нотаріус може видати ці документи лише за рішенням суду.

Тільки за рішенням суду можуть бути видані документи і тоді, коли особа, яка здала документи на зберігання, здала не тільки свої, а й документи іншої особи, якій необхідно їх одержати.

30. Посвідчення неоплати чеків

Порядок вчинення цієї нотаріальної дії регулюється ст. 93 Закону України "Про нотаріат" і п. 180 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

На сьогоднішній день в Україні форма розрахунків чеками не заборонена. Нормативними актами Національного банку України передбачено різні форми для здійснення безготівкових розрахунків як між суб'єктами господарювання, так і між фізичними особами.

Серед них урегульованим є й порядок розрахунків чеками. Правова підстава для цього — Інструкція № 7 про безготівкові розрахунки в господарському обороті України, затверджена постановою Правління Національного банку України від 02.08.1996 р. Вона застосовується для здійснення розрахунків у безготівковій формі між юридичними особами, а також між фізичними та юридичними особами з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари, виконані роботи та надані послуги. Розрахунковий чек — це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) установі банку (банку-емітента), яка веде його рахунок, сплатити че-кодержателю зазначену в чеку суму коштів. Чекодавцем може виступати юридична або фізична особа, яка здійснює платіж за допомогою чека та підписує його. Чекодержателем виступає підприємство, яке є отримувачем коштів, а банком-емітентом виступає банк, що видає розрахунковий чек підприємству або фізичній особі.

Чеки можуть виготовлятися як окремі документи або як чекові книжки. Як окремі бланки виготовляються розрахункові чеки, що використовуються фізичними особами для здійснення разових операцій.

Інструкцією встановлено, що строк дії розрахункового чека, що видається для разового розрахунку фізичній особі, становить три місяці.

Чек містить такі реквізити:

• назву "розрахунковий чек";

• назву (для фізичних осіб — прізвище, ім'я та по батькові чекодавця, дані його паспорта або документа, що його замінює) власника чекової книжки (дані чекодавця), та номер його рахунку;

• назву банку-емітента і його номер МФО;

• ідентифікаційні коди чекодавця і чекодержателя за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій, України, у фізичних осіб — ідентифікаційні номери в разі їх присвоєння державною податковою адміністрацією;

• назву чекодержателя;

• доручення чекодавця банку-емітенту сплатити конкретну суму, що зазначена цифрами та літерами;

• призначення платежу;

• число, місяць і рік складання чека (місяць слід писати літерами, дата видачі чека має відповідати його реальній видачі), місце складання чека;

• підписи чекодавця й відбиток печатки (юридичної особи).

Чек, на якому відсутній будь-який із зазначених реквізитів, вважається не дійсним.

Чеки заповнюються кульковою ручкою або чорнилом від руки чи з використанням технічних засобів. Проставляння замість підпису факсиміле не допускається.

Чек із чекової книжки пред'являється до оплати в банку чекодержателя протягом десяти календарних днів (день виписки чека не враховується). Якщо закінчення строку для пред'явлення припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається наступний за неробочим робочий день.

Але використання чеків у загальному обсязі розрахунків складає незначний відсоток. У діяльності органів нотаріату вчинення нотаріальних дій щодо пред'явлення чеків до платежу та посвідчення несплати чеків практично не зустрічається.

Нотаріус, починаючи провадження з цієї нотаріальної дії, має впевнитися, що представлений йому документ є чеком. Для цього він повинен перевірити наявність усіх визначених раніше реквізитів на наданому йому документі. Відсутність у документі будь-якого з зазначених реквізитів позбавляє документ сили чека.

Вчинення цієї нотаріальної дії має своє чітко встановлене місце вчинення: за місцезнаходженням платника. Платниками виступають тільки кредитні установи.

Строки прийняття чеків до платежу теж регулюються чинним законодавством. Нотаріус приймає для пред'явлення до платежу чеки, подані після закінчення десяти днів, разові чеки після трьох місяців, а іноземні чеки — після закінчення шести місяців від дня видачі чека, але не пізніше 12-ї години наступного після цього строку дня.

Нотаріус того ж дня пред'являє чек банку до оплати. У разі несплати чека нотаріус посвідчує несплату чека написом на чеку за встановленою формою, наведеною в додатку 60 Форм реєстрів нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Про вчинення цієї нотаріальної дії нотаріус робить позначку в реєстрі нотаріальних дій.

Одночасно з написом на чеку нотаріус надсилає повідомлення чекодавцеві про несплату його чека банком і вчинення напису на чеку.

На прохання чекодержателя нотаріус у разі несплати чека вчиняє виконавчий напис. Такий' напис вчиняється лише за умови наявності на чеку напису про те, що чек було пред'явлено до оплати з зазначенням дня пред'явлення та не було оплачено. Вчинення виконавчого напису в такому випадку провадиться за загальними правилами вчинення виконавчих написів.

31. Перспективи розвитку нотаріату в Україні

32. Правова допомога при здійсненні нотаріальних дій

33. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком випадків, передбачених Законом "Про нотаріат" та інших випадків, передбачених законодавством України.

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, в державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори чи поза приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, в посвідчувальному написі і в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (на дому, в лікарні, на підприємстві, в установі, організації та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі нотаріусу всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен впевнитись у відсутності у заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладено на строк не більше десяти днів.

Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Законодавством України можуть бути встановлені й інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій.

При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

У випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший документ, підписується інший громадянин, нотаріус встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.

Установлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які унеможливлюють будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, свідоцтво про народження неповнолітніх, які не досягли 16 років, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, та ін.).

Посвідчення особи моряка не може бути використане громадянином України для встановлення його особи під час укладення цивільно-правових угод, здійснення банківських операцій, оформлення доручень іншим особам для представництва перед третіми особами.

При посвідченні угод з'ясовується дієздатність громадян і перевіряється правоздатність юридичних осіб, які беруть участь в угодах.

У разі укладення угоди представником перевіряються його повноваження.

При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України нотаріус перевіряє справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

Нотаріально-посвідчувальні угоди, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо угода, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності та в присутності нотаріуса угоду, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Угоду не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус, крім того, прочитує йому текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка.

Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, письменний, він сам прочитує документ і підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухим, німим або глухонімим громадянином і посвідчити своїм підписом, що зміст угоди, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

Нотаріус може не вимагати кожного разу з'явлення відомих йому посадових осіб підприємств, установ і організацій, якщо він має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їх підписів не викликає сумніву.

У відповідності зі Законом "Про нотаріат" нотаріус вправі витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Такі відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний нотаріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця.

Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної державної нотаріальної контори та працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом.

У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються будь-якими іншими нотаріусами чи посадовими особами будь-якого виконавчого комітету в межах їх компетенції.

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою установи, підприємства, організації чи особи, що видали документи.

Тексти нотаріально посвідчувальних угод, засвідчуваних копій документів і виписок із них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, що стосуються змісту посвідчувальних угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх адреси. В необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб в установах банків.

Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місць їх проживання. При посвідченні угод за участю іноземних громадян зазначається також і їх громадянство.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (чи складений з порушенням вимог чинного законодавства), нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На прохання заінтересованої особи документ може бути складений нотаріусом.

У випадках, коли документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом і печаткою нотаріуса.

При посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи за формами, затвердженими наказом Міністерства юстиції України

Посвідчувальний напис повинен бути написаний ясно, чітко, без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки та інші виправлення - застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з прикладенням його печатки.

Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитку знаходилось на підклеєному аркуші.

Прикріплення і підклейка аркушів паперу для напису про засвідчення вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.

На підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, про перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці про прийняття на збереження документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджено наказом Міністерства

юстиції України

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані.

Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції в Криму, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, уповноваженої на те начальниками цих управлінь.

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою Головного управління юстиції в Криму, управління юстиції в області, містах Києві чи Севастополі.

Запис нотаріальної дії в реєстр провадиться нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка знаходиться у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані.

Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Кожен нотаріус веде окремий реєстр.

Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, приєднуються до примірника угоди, свідоцтва про право на спадщину та ін., що залишається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Оригінали документів (наприклад, свідоцтва про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а у нотаріуса залишаються їх копії.

Копії подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис: "З оригіналом вірно", ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.

Документи, що посвідчуються особу громадян, які звернулись за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників установ, підприємств і організацій, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.

Якщо громадянин звернувся за засвідченням вірності копій документа чи виписок з документа, нотаріус встановлює його особу і робить у реєстрі відмітку "Особу встановлено".

Не залишаються в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса такі документи або їх копії: статути юридичних осіб або положення про них, а також документи про повноваження їх представників (крім доручень, які видаються на вчинення конкретної нотаріальної дії), - при посвідченні договорів і доручень від імені і на ім'я юридичних осіб; документи, які стверджують право власності громадян або юридичних осіб на жилий будинок (частину будинку), квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні, подружжя, державні акти про право колективної чи приватної власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни жилого будинку (частини будинку), квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєстровані на біржі та ін.), якщо посвідчується угода про заставу, оренду тощо майна чи найом житла, відчуження власником частини належного йому майна, а також коли учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); при відчуженні не закінчених будівництвом будинків (частин будинків), інших будівель; угод про встановлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також угод про встановлення учасниками спільної часткової власності порядку користування конкретними частинами об'єкта права власності (жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки тощо) в натурі.

При посвідченні угод про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлюючих документах, що повертаються відчужувачем, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: "Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 року, за N 1231", дата, підпис нотаріуса, що скріплюється печаткою нотаріуса; охоронні свідоцтва - при посвідченні договорів піднайму; свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми, - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, видачі свідоцтва про право на спадщину чи про право власності на них; документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках угод, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що приєднується до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх продала. Відмітка, в якій зазначається назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиєім'я він виданий, підписується нотаріусом.

У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, державним нотаріальним архівом видається дублікат втраченого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у Законі "Про нотаріат"

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис

Нотаріуси, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону громадянами або окремими посадовими особами, повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні підприємства, установи, організації або прокуратуру.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його на експертизу.

Про направлення документа на експертизу нотаріус виносить постанову, в якій зазначається: дата винесення постанови; прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса; найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий; ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії; обставини, які викликали необхідність направлення документа на експертизу; куди (який експертній установі) направляється документ для проведення експертизи; питання, поставлені на вирішення експертизи.