Документы, переписка

Официальные письма оформляются с соблюдением протокольных форм вежливости. В частных письмах полуофициального характера таких форм нет, но и здесь следует соблюдать некоторые правила, предъявляемые к такого рода документам: в зависимости от характера отношений, существующих между автором письма и адресатом, они могут быть сдержанно-официальными, строго придерживающимися всех формальностей, и дружескими, где включаемые реквизиты носят лишь необходимо-информационный характер. Выбор правильной тональности письма – обязательное условие при переписке с зарубежными коллегами: оно не должно показаться ни излишне фамильярным, ни излишне формальным. Соблюдение этого условия помогает установить плодотворные контакты или углубить сложившиеся отношения, а его игнорирование – свести их на нет. Письмо переводится на язык адресата, а при отсутствии такой возможности – на английский язык. Строго официальные документы пишутся на русском языке, но к ним желательно прилагать перевод.

Письмо пишется на личном бланке отправителя или на хорошей плотной бумаге и содержит, как правило, шесть компонентов: заголовок (данные отправителя и дата отправления), адрес и данные получателя, приветствие (обращение), содержание письма, заключительную форму вежливости (так называемый “комплимент”) и подпись. Письмо ни в коем случае не должно содержать подчисток и исправлений – их наличие может быть расценено как проявление неуважения к адресату.

Не будет ошибкой заголовок бланка перепечатать на языке адресата. В адресе получателя должны быть указаны его должность, титулы и звания (например: “Бригадный комиссар, доктор Б. Джонс, начальник Школы полиции, 21, Бремсхил Гарден, Ливерпуль, Англия”), которые затем могут не указываться или указываться сокращенно (например: “Уважаемый Сэр”, “Уважаемый доктор”, “Уважаемый господин Джонс”). Что касается “комплимента”, то он содержит самые разнообразные формы – от “Примите уверения в моем глубоком к Вам уважении” до “С уважением” или “Искренне Ваш” и выбирается в зависимости от статуса адресата и характера сложившихся отношений. Это очень важный элемент письма. Неправильное употребление комплимента может быть расценено как ущерб престижу лица, которому адресовано письмо. Поэтому необходимо очень внимательное отношение к употреблению комплимента, не завышая, но и не занижая его.

В западных странах обращение и заключительный комплимент часто пишутся автором письма от руки, а иногда и весь текст письма. Таким путем автор подчеркивает свое уважение тому лицу, которому это письмо предназначается. Подпись делается только собственноручно. В частных письмах адрес пишется только на конверте. В США на конвертах пишут полностью только “мисс”, а “мистер” (Mr.) и “миссис” (Mrs.) пишут сокращенно; полное наименование имеет унизительный смысл. Письмо должно быть тщательно вычитано после переписки. Письмо складывается вдвое, складывать письмо вчетверо не рекомендуется.

Форма письма и атрибуты вежливости в письме имеют важное значение и их искажение или неполнота всегда воспринимается отрицательно, и это может существенно повлиять на ожидаемый от письма результат. Однако при всей их важности приоритет все же принадлежит содержанию письма, ясности изложения, логичности мыслей, доказательности фактов и аргументов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны. В письме должны быть исключены неточности, искажение фактов, их приуменьшение или преувеличение, ибо они могут поставить под сомнение содержание письма. Язык письма должен быть прост, лаконичен, не допускать разных истолкований. Это обязательное условие его доказательности и убедительности.

Приемы

Приемы – одна из общепринятых и распространенных форм деловых контактов. Приемы способствуют установлению, поддержанию и развитию отношений. На приемах разъясняются те или иные аспекты деятельности соответствующих ведомств и отдельных служб, собирается информация, происходит обмен мнениями по определенным проблемам, представляющим взаимный интерес. Каждый такой прием имеет не только узко служебное, но и политическое значение, являясь вкладом во взаимоотношения между странами.

Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства, символом миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Протокольная практика проведения приемов в России обладает некоторыми особенностями, но в целом она совпадает с международной.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Возможен и такой вид приема, как приглашение на вечер-концерт, танцевальный вечер или спортивное соревнование.

Проведению такого приема предшествует длительная подготовка: определяется цель приема, место проведения, составляется список приглашенных, рассылаются заблаговременно приглашения, составляется меню и план рассадки за столом, подготавливается помещение, продумывается сервировка стола, инструктируются официанты.

Приемы не проводятся в выходные или праздничные дни, а также в дни национального траура; в таких случаях назначенные ранее приемы отменяются. Если гость прибыл с супругой, то на прием приглашаются супруги наших официальных лиц. Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении делать приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд. Меню должно учитывать национальный колорит нашей страны, но вместе с тем принимать во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о том, кто ест вегетарианскую пищу или не ест свинины. В меню обязательно должны быть включены национальные российские блюда.

На прием гости приглашаются с помощью письменных приглашений, где указан вид приема, день, час и место проведения. В правом нижнем углу иногда ставятся буквы RSVP (repondez s'il vous plav – прошу ответить). В этих случаях следует немедленно известить письменно приглашающего о возможности или невозможности прибыть на прием. Задержка ответа рассматривается как проявление неучтивости. В том же случае, если стоят буквы p.m. (pour memoire – для памяти), подтверждение не требуется. Приглашения принято направлять за 1,5–2 недели до приема.

На приемах типа “завтрак”, “обед” и “ужин” гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Самые почетные места – справа от хозяина и справа от главного гостя, затем – слева и далее, по мере удаления места становятся все менее почетными. Жена хозяина садится от него по левую руку. Иногда хозяйка садится по левую руку от гостя, а его жена – по левую руку от хозяина. Практикуется два вида рассадки: гости и хозяева – по разные стороны стола или же вперемешку. Однако соблюдение вышеуказанного порядка рассадки по статусу остается для всех случаев обязательным. Переводчики садятся за стол непосредственно по левую руку от хозяина и гостя, но они как бы “не в счет”. Отступление от этих правил может быть расценено как умышленное нанесение ущерба достоинству гостя или представляемого им государства. Еще несколько обязательных правил этикета: нужно избегать сажать женщину рядом с женщиной, мужчине надлежит оказывать внимание женщине, находящейся от него за столом справа, женщине неприлично сидеть в конце стола, супруге присваивается статус супруга. На столы перед приборами кладутся рассадочные или кувертные карточки-прямоугольники из плотной бумаги с напечатанными на машинке или написанными от руки фамилиями участников приема. На больших приемах перед входом в зал на небольшом столике выставляется план рассадки. При составлении плана рассадки желательно учесть и такие “мелочи”, как некоммуникабельность отдельных гостей, их совместимость, другие личностные качества.

Если ожидается много гостей, хозяин должен уведомить милицию о необходимости обеспечить стоянку для большого числа автомашин. Следует предусмотреть место, где хозяин и хозяйка встречают гостей, а также назначить сотрудника для сопровождения гостей в залы. Почетного гостя провожает к столу сам хозяин. Это служит сигналом о том, что торжественная, официальная часть встречи закончилась. Официальные тосты могут быть письменно подготовлены заранее и зачитаны.

Хозяин на приеме обязан уделять основное внимание главному гостю, но при этом стремиться вовлечь в разговор всех гостей, выбирая соответствующую тему, представляющую общий интерес. При этом гости стараются избегать говорить за столом о вопросах, которые кому-либо могут быть неприятными. Надлежит также уделить внимание подбору официантов, ибо даже тщательно подготовленный прием может быть испорчен неквалифицированным обслуживанием.

Будучи за границей, не следует стремиться навязывать свои обычаи и манеры, а должно с уважением относиться к обычаям страны пребывания. Нет большей невоспитанности, чем опрометчивое суждение или критика того, что может показаться на первый взгляд необычным и непривычным. На прием не следует опаздывать. Лучше в случае необходимости, приехав вначале, уехать до окончания приема, предварительно извинившись перед хозяйкой и хозяином и объяснив причину. Если прием с рассадкой, то гости съезжаются в течение 3–5 минут, и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомств, приглашаются к столу. В случае опоздания следует подойти к хозяину и хозяйке, объяснить, не вдаваясь в детали, причину опоздания, приветствовать их, поклониться присутствующим и занять отведенное место. На прием сначала являются младшие (по чину), затем старшие и, наконец, почетный гость. Уход с приема осуществляется в обратном порядке. Гости расходятся таким образом, чтобы ко времени окончания приема, обозначенном в приглашении, с хозяином и хозяйкой прощались последние из присутствующих. Здороваться за руку следует обязательно с хозяином и хозяйкой (не возбраняется поцеловать хозяйке ручку), остальным можно только поклониться.