Особенности делового общения с иностранными гражданами

Все основные принципы и правила общения с иностранными гражданами определяются дипломатическим протоколом.

Эти правила подразумевают уважение суверенитета, равенства, территориальной целостности, невмешательства во внутренние дела друг друга, соблюдение необходимых норм этикета и церемониала. При проведении бесед, переговоров, подписании договоров и соглашений, встречах и проводах иностранных делегаций, реагировании на праздничные и траурные события четкое соблюдение норм дипломатического протокола является обязательным. Всякое отступление от соблюдения принятых норм рассматривается как нанесение ущерба достоинству и чести государства. Даже невольная ошибка может быть расценена как умышленное оскорбление.

В настоящее время в основе отношений между государствами лежит “Венская конвенция о дипломатических отношениях” (подписанная СССР), принятая в 1991 г. Признавая и соблюдая общепринятые нормы международной практики, российский протокол не делает различия между представителями больших и малых стран, не допускает никакой дискриминации по национальному признаку. Для него характерны политическая целесообразность, демократичность, деловитость, стремление к новаторству, гибкость, уважение традиций другой страны.

Правила дипломатического протокола основываются на принципе “международной вежливости”, в понятие которого входит соблюдение почтительности и уважения всего, что символизирует и представляет государство.

Протоколом определяется поведение официальных лиц в стране пребывания, их одежда в официальных случаях и т.д. Отклонение от норм международного этикета при общении c иностранными коллегами допускается только при неформальном общении во внеслужебной обстановке, во время контактов, носящих неофициальный характер. Однако и в этих случаях следует всячески избегать таких форм общения, которые могут быть расценены как проявление бестактности или дурного вкуса.

Визиты

Визиты проводятся на основании международных соглашений о сотрудничестве между странами и ведомствами. Визиты разделяются на официальные, когда делегацию возглавляет глава или представитель ведомства, наделенный полномочиями, и рабочие – участие в конференции или совещании, проведение целевых переговоров, обмен опытом и т.д., а также в связи с розыском преступников, раскрытием преступлений, выполнением отдельных следственных действий и других оперативных мероприятий.

Положительный итог визита складывается из результатов переговоров, достигнутых соглашений, а также из впечатлений гостей от знакомства со страной, отдельными учреждениями и организациями, с сотрудниками органов и представителями населения, входившими с ними в контакты. Как правило, официальный визит заканчивается подписанием итоговых документов, в которых фиксируется оценка состояния двусторонних соглашений, намечаются пути и конкретные меры по дальнейшему расширению и углублению этих отношений.

Визиты иностранных делегаций. Проект программы визита составляет Управление международных связей соответствующего ведомства совместно с лицом, подписавшим заявку, и в сотрудничестве с соответствующими управлениями и отделами ведомства. При составлении программы с учетом срока визита тщательно рассчитывается время, отводимое для переговоров, деловых встреч, протокольных мероприятий, их последовательность, интервалы между ними. Учитывается физическая дневная нагрузка. По желанию или с согласия делегации в программе визита может быть предусмотрено время для выступления по телевидению и проведения пресс-конференции или интервью для журналистов.

Тщательно составляются списки официальных лиц, которые будут присутствовать на отдельных мероприятиях и сопровождать в необходимых случаях гостя или делегацию, представителей средств массовой информации. Необходимо учитывать, что журналисты, освещающие визит и дающие ему оценку, руководствуются при этом, в частности, и тем, кто встречал делегацию, кто присутствовал на переговорах и на других мероприятиях, кто принимал делегацию или ее отдельных членов, какое участие принимала общественность и т.д. И здесь существенную роль играет пресс-служба, сотрудники которой взаимодействуют со средствами массовой информации, предоставляя им необходимые сведения и способствуя их определенной ориентации.

Во всех случаях, когда предусмотрен выезд иностранной делегации на места, здесь составляется собственная программа, которая согласовывается с вышестоящим руководством. После завершения визита отчет о выполнении программы направляется в Управление международных связей ведомства.

Хозяйственные органы обязаны тщательно подготовиться к тому, чтобы пребывание делегации прошло безупречно. Определяется и подготавливается место проживания гостей, предусматривается буфетная продукция в номерах, организуется питание (с учетом особенностей национальной кухни), бытовое и медицинское обслуживание и т.п. Все эти вопросы включаются в программу, представляя в ней специальный раздел.

Прежде, чем визит начинается, все элементы программы должны быть тщательно выверены и согласованы с теми, с кем она будет совместно выполняться. Лица, отвечающие за прием делегации, должны удостовериться в том, что в понимании своих обязанностей при приеме делегации у всех, кто будет выполнять те или иные пункты программы, имеется полная ясность.

Важным разделом программы является протокол мероприятия. Как правило, он включается в программу визита делегаций высшего уровня. Сюда относятся прежде всего приемы, которые устраиваются должностным лицом в честь главы делегации. На приеме стороны обмениваются речами или тостами. Проведение приема преследует следующие цели: отдать дань уважения гостю и его стране, определить направление дальнейших переговоров, оказать содействие завязыванию личных контактов между членами делегации и приглашенными. Для гостя организация ответного протокольного мероприятия не является обязательной, но может планироваться в программе по его желанию. В программе целесообразно предусмотреть посещение театра или других мероприятий членами иностранных делегаций, осмотр исторических памятников, знакомство с достопримечательностями, посещение выставок, музеев и других культурных объектов. В этом случае делегацию сопровождают назначенные для этого официальные лица.

Необходимо четко уяснить, что в организации приема иностранной делегации нет мелочей. Здесь важно все: и быстрая доставка багажа, и правильное размещение гостей, и нормальное питание и т.п. В организации визита не должно быть обезлички: как за организацию визита в целом, так и за проведение отдельных мероприятий должны отвечать конкретные лица. Важно точно соблюдать время намеченных мероприятий, присутствие на них всех предусмотренных программой лиц с нашей стороны. В этих целях составляется рабочий план подготовки и проведения визита, где все эти вопросы, а также порядок финансирования находят четкое отражение.

Визиты делегаций правоохранительных органов России за рубеж. Важно подчеркнуть, что любая делегация, отправляющаяся за рубеж, является представителем нашей страны, нашего народа. К такой представительской миссии необходимо тщательно готовиться.

Можно ожидать, что в стране пребывания руководителя делегации или любого из ее членов попросят дать интервью представителям средств массовой информации, выступить перед коллективом сотрудников полиции, прочесть лекцию, принять участие в том или ином служебном или торжественном мероприятии. Такого рода предложения не должны заставать членов делегации врасплох. Поэтому уровень организации подготовки зарубежного визита в существенной мере предопределяет его результаты.

После решения вопроса о командировке разрабатывается техническое задание, где каждому члену делегации поручается определенный круг вопросов. Техническое задание подписывается руководителем органа и утверждается руководством ведомства. Перед выездом в командировку следует четко оговорить с руководством пределы своих полномочий и получить достаточно исчерпывающие сведения о целях и задачах командировки, характере контактов и т.п. После того, как вопрос о командировании делегации окончательно согласован, установлена точная дата выезда, цель и задачи визита, необходимо решить все организационно-технические вопросы визита. По возвращении из командировки составляется и докладывается руководству ведомства подробный отчет о ее результатах и о всех моментах, которым могут представить служебный интерес. В отчете указывается:

а) что выполнено по техническому заданию и в каком объеме;

б) полученная информация;

в) что можно использовать и внедрить;

г) какие и с кем установлены деловые контакты.