Беседы, переговоры

Находясь в служебной командировке за рубежом, сотрудник правоохранительных органов начинает свою деятельность с установления контактов с официальными лицами на соответствующем его служебному положению уровне, руководствуясь целями и задачами командировки. В ходе этих контактов ведутся беседы, которые требуют тщательной подготовки. При подготовке и во время проведения беседы необходимо помнить о трех опорных пунктах, обеспечивающих участникам беседы деловой успех. Во-первых, это умение заинтересовать собеседника в полезности деловой встречи. Во-вторых, это создание в процессе встречи атмосферы взаимного доверия. И наконец, в-третьих, это искусное использование методов убеждения при передаче информации во время деловой встречи. В зависимости от поставленных задач и от полученных инструкций беседы могут принимать самый разнообразный характер. Очень важно, когда завершение беседы сопровождается принятием определенного решения, в результате которого снимается та или иная проблема, устанавливаются отношения и пр.

Беседы по поручению. Очень часто глава делегации и ее члены могут иметь поручения от руководства, которые должны быть выполнены в беседах с теми или иными официальными лицами. Такие поручения могут быть даны без конкретного указания лиц, в беседе с которыми следует их выполнить. В этих случаях следует обратиться за советом к соответствующим сотрудникам посольства или же (если поручение не носит конфиденциального характера) к тем представителям полиции или правоохранительных органов страны пребывания, которые работают с делегацией. В том случае, когда речь идет о передаче каких-либо документов или текстов, необходимо приложить к ним, во избежание неточностей перевод (для текстов большого объема – краткое содержание), выполненный заблаговременно, а при отсутствии такой возможности прибегнуть к помощи сотрудников посольства. Однако в этом случае следует указать, что перевод является неофициальным (обычно на переводе в верхнем углу печатается: “неофициальный перевод”). При получении поручения о передаче документа необходимо запросить инструкции о том, следует ли давать ответы на вопросы, которые при этом могут быть заданы, или же ни в какие переговоры не вступать.

Техника ведения переговоров определяется существующими в каждой стране традициями и умением участников переговоров. Главная задача участников любых переговоров заключается в том, чтобы четко и ясно изложив свою позицию, убедить в ее правоте своих собеседников и побудить их, в конечном счете, к соглашению на основе этой позиции. Иногда, и даже довольно часто, приходится искать компромиссные формулировки и решения, которые могут удовлетворить всех участников переговоров. В этом случае нужно иметь четкое представление о границах уступок и о принципах, которыми не следует поступаться ни при каких условиях.

При подготовке к беседе необходимо продумать, какие вопросы могут возникнуть у собеседника и что можно сказать в ответ. Полезно (в сложных случаях) заранее проговорить вопросы и ответы с компетентными сотрудниками ведомства еще до отъезда, а также со старшими сотрудниками посольства, отвечающими за эту сферу работы. На беседу целесообразно взять кого-либо из членов делегации или младших сотрудников посольства, хорошо владеющих языком страны пребывания. На них возлагается также обязанность делать необходимые записи для оформления беседы.

Иногда во время беседы возникают неожиданные вопросы, требующие специального изучения или даже консультаций с руководством, которые партнер может затронуть по своей инициативе. В этих случаях самое правильное – отлжить свой ответ до одной из следующих встреч. Ни в коем случае не следует полагаться на интуицию и отвечать немедленно, если нет твердой уверенности, что ответ полностью отвечает позиции руководства ведомства.

Нужно постараться, не нарушая принятого этикета (особенно, если беседа имеет место во время приема), подвести собеседника к узловому моменту встречи. Известно немало курьезных случаев “передержки” и “недодержки”, когда на наиболее существенные вопросы уже не оставалось времени, или когда излишняя поспешность давала собеседнику повод заподозрить, что его рассматривают только как источник информации. Чувство времени особенно важно, когда в ходе беседы предполагается обсудить несколько вопросов. Нужно быть готовыми и к тому, что кое-что из намеченного к обсуждению придется опустить или же перенести на следующую встречу. Поэтому беседу целесообразно начинать с наиболее важного и срочного вопроса.

Ведя беседу, следует в то же время чувствовать настроение собеседника, его желание или нежелание продолжать обсуждение неприятного вопроса. Причиной уклонения от обсуждения может быть и незнакомство собеседника с затронутым вопросом. В этом случае не следует побуждать собеседника продолжать разговор – это и считается невежливым и не приводит к удовлетворительному результату.

Этикет международных контактов предусматривает, что следует терпеливо, не перебивая собеседника, выслушать все до конца, даже если высказываются неприятные или же неверные суждения. Затем так же спокойно и, если это диктуется необходимостью, обстоятельно ответить позитивно или аргументированно отклонить сказанное собеседником. Даже если приходится давать отповедь в ответ на выпад со стороны собеседника, самообладание и спокойная речь произведут на него гораздо большее впечатление, чем запальчивый тон и повышенный голос.

Во время служебных бесед с иностранцами можно употреблять формулировки: “в неофициальном порядке”, “это мое личное мнение”, но при этом не следует забывать, что беседа проводится между официальными лицами, поэтому “неофициальность” информации может восприниматься лишь условно и такая оговорка содержит лишь намек на то, что информация носит доверительный характер и собеседник не хотел бы, чтобы она была использована в качестве значимого аргумента.

После первой неудачной беседы не следует спешить с выводами о своем партнере и его позиции. Нередки случаи, когда собеседник, казавшийся при первой встрече замкнутым и неразговорчивым, оказывается затем знающим и раскованным, а его начальная позиция объяснялась осторожностью. Плохо, когда вместо активной дискуссии дается ответ: “Я доложу об этом своему руководству”, а потом при анализе беседы оказывается, что целый ряд вопросов находится в пределах компетенции лица, проводившего беседу. В этих случаях ответ будет свидетельствовать о недостаточной квалификации сотрудника.

Беседы по собственной инициативе. Значительная и, пожалуй, даже большая часть бесед происходит по собственной инициативе участников делегации, поскольку конкретный характер большинства возникающих ситуаций предусмотреть практически невозможно. Умение строить такие беседы, получать нужную информацию, аргументировать, разъяснять позиции своего ведомства требует должного знания материала и способности грамотно проводить беседу. Поэтому при подготовке к зарубежной поездке сотрудник обязан изучить соответствующий служебный материал и вместе с тем ознакомится с литературой, позволяющей овладеть искусством ведения беседы. Содержание наиболее важных бесед должно быть зафиксировано и включено в отчет о командировке. Информация, носящая чрезвычайный характер, докладывается руководству ведомства через посольство или по телефону немедленно.

Встречи с представителями прессы. Пресс-конференции и вообще встречи с представителями прессы требуют особой подготовки, тщательного продумывания ответов на всевозможные вопросы со стороны журналистов. По сути пресс-конференция – это та же беседа с той разницей, что одна сторона только задает вопросы, а другая только отвечает. Вместе с тем проведение подобного мероприятия является исключительно ответственным, ибо здесь каждое выражение, слово, а иногда и мимика или жест становятся достоянием широких кругов общественности, получая при этом порой весьма недоброжелательный комментарий. Это же относится и к интервью, которые могут взять представители прессы у членов делегации. Надо постоянно помнить, что пресса падка на сенсации, как правило, ангажирована (т.е. имеет определенную заданность и предвзятость), зачастую действует по специальному заданию, стремится подловить собеседника и, вырвав из общего контекста какое-либо положение или выражение, может придать искаженный смысл сказанному.

Следует также помнить, что многие стороны нашей жизни, которые для нас повседневны и обычны, не всегда понятны журналистам, живущим в условиях иных социально-политических реалий. Поэтому следует подробно комментировать, “разжевывать” приводимые факты и суждения. Главным недостатком, который сводит на нет смысл проводимых бесед с журналистами, является шаблонное, неконкретное повторение каких-то формулировок, положений, без их раскрытия. Журналисты – люди “зубастые”, и они в таких случаях пишут свой комментарий, который зачастую способен надолго испортить настроение их собеседнику. Вместе с тем, они, как никто другой, способны оценить остроту и меткость реплики. Сухой же и невыразительный язык, отсутствие чувства юмора, чопорность, официальность – плохие спутники для бесед с журналистами и воздействия на них.

В беседах с представителями прессы следует всячески избегать ссылок на личное мнение и строго придерживаться тех указаний, которые получены от руководства или работников посольства. И если этот прием иногда используется во время официальных бесед, чтобы снизить обязательность вашей позиции, то в отношении прессы такой прием недопустим. Если речь идет о разъяснении какого-либо опубликованного документа, то надлежит исходить только из тех формулировок, которые там имеются, ни в коем случае не допуская собственных интерпретаций. В тех случаях, когда ответ дать затруднительно, на вопрос можно не отвечать, сославшись на то, что он задан не по существу или еще под каким-нибудь другим предлогом уйти от ответа. Можно использовать здесь и такой прием, как ответ на несущественную частность в вопросе и игнорирование его основной сущности.

Беседы с представителями общественных организаций, науки, культуры и т.п. Эти контакты возникают при участии в различного рода симпозиумах, семинарах, конференциях, при обмене научным опытом, а также при совместной организации фестивалей и других мероприятий культурного характера. Они бывают тем плодотворнее, чем выше эрудированность сотрудников. Очень важно, чтобы после беседы с зарубежным специалистом, ученым, деятелем культуры у него осталось бы столь сильное впечатление, что возникло бы желание поделиться творческими планами, идеями. Лица, осуществляющие контакты с иностранцами, иногда должны быть не просто чиновниками, но всесторонне развитыми и образованными людьми.

Оформление записи бесед. Итоги всех встреч, бесед, переговоров должны быть документально оформлены. Записи бесед обязательны. Составляется запись беседы произвольно, но при этом должно указываться: с кем она проводилась, место встречи, состав участников, по чьей инициативе проводилась. Полезно каждый самостоятельный вопрос нумеровать. Это облегчает возможность учесть результаты беседы при обсуждении этого вопроса в последующих контактах.

Очень важно, чтобы в записи беседы были наиболее полно отражены особенности обсуждения темы, те или иные нюансы в поведении собеседников, возникшие с их стороны встречные вопросы, их аргументация, которую в некоторых случаях полезно приводить дословно. Вместе с тем, запись должна быть составлена по возможности кратко, несущественные моменты беседы следует опустить. Беседы, не представляющие интереса, записывать не нужно, но “для памяти” следует вести их учет.

Лица, присутствовавшие во время беседы, перечисляются обычно в конце записи. Причем указываются сначала лица одной стороны, а затем другой. Важнейшим требованием, предъявляемым к записи беседы является ее точность. В противном случае возможны недоразумения при реализации достигнутых соглашений. После перепечатки записи беседы следует тщательно вычитать машинописный текст, сверяя его с оригиналом. Запись беседы подписывается лицом, который ее вел. Иногда в примечаниях к записи беседы приводятся личные впечатления ее автора о тех или иных качествах собеседника, сообщенные им сведения о себе, его наклонностях и увлечениях.