Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать неотразимый комплимент Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?

Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






Классификация деловой документации





Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следую­щим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложнос­ти, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юри­дической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, харак­теру содержания.

По видам деятельности(или назначению) документы подраз­деляются на научно-технические, конструкторские, технологи­ческие, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, пла­новые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгал­терскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованиюсуществует множество разновидностей до­кументов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, черте­жи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объясни­тельные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анке­ты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свиде­тельства и т. д. и т. п.

По способу фиксации информациидокументы бывают: пись­менные (рукописные, машинописные, типографские, подготов­ленные на множительных аппаратах, электронные), графичес­кие и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составлениядокументы подразделяются на доку­менты, используемые для решения внешних и внутренних воп­росов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) кор­респонденцию.

По степени сложностидокументы классифицируют на про­стые и сложные. Простые — это документы, в которых рассмат­ривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласностиразличают документы открытые (несек­ретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для слу­жебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.



По юридической силедокументы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнениядокументы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сро­ком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовкидокументы подразделяются на чер­новики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, под­готовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, вы­писки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом вос­произведение подлинника. Отпуск — копия документа, остаю­щаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имею­щий одинаковую силу с подлинником.

По происхождениюдокументы классифицируют на служеб­ные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и лич­ные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранениядокументы делятся на документы посто­янного и документы временного хранения. Документы времен­ного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательностидокументы бывают информацион­ные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документы индивидуаль­ные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифи­цированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специ­фическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформ­лении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы.



Таблица — форма подачи материала, когда постоянная ин­формация размещается в заголовках граф и боковике (заголов­ки строк), а переменная (в цифровом или словесном выраже­нии) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информа­ционной емкостью, позволяет строго классифицировать и ко­дировать информацию и легко суммировать аналогичные дан­ные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления доку­ментов по аналогии.

По характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, ко­торая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудниче­ство и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, до­говоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, арен­ды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

 

 






Date: 2015-09-18; view: 4728; Нарушение авторских прав

mydocx.ru - 2015-2019 year. (0.006 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию