Документ и его функции

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согла­сованное целесообразное взаимодействие осуществляется с по­мощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управлен­ческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным. Важнейшим носителем информации является документ. Сло­во «документ» в переводе с латинского означает «свидетель­ство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов доку­мента (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одно­временно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная фун­кция. В документе фиксируются факты, события, явления прак­тической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридичес­ки силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и проку­ратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодатель­ством, компетенцией издавшего документ органа и установлен­ным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нота­риально заверенные документы, правовые акты органов госу­дарственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

. Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, напри­мер, учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведе­ний в письменном виде, планирование — в виде различного рода планов и т. д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области дея­тельности, называют унифицированной системой документации (усд).