Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Процесс управления характерен разнообразием и повторяе­мостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разно­образие документов и необходимость их унификации и стандар­тизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обра­ботке, учету и хранению. В настоящее время, например, в по­чтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типораз­меров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим при­знакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоя­тельной работой, так и этайом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму оп­тимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобще­го и многократного их применения в делопроизводстве. Резуль­таты разработки при этом могут оформляться в виде межгосу­дарственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Струк­тура и правила оформления) или на их элементы (например,

ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документа­ции (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицирован­ная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифициро­ванная система первичной учетной документации и другие систе­мы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классифика­торе управленческой документации ОК 011-93.